CONVERSION PROCESSES AND CONTROLS

CHAPTER 11

CONVERSION PROCESSES AND CONTROLS

Pembahasan dalam topik ini meliputi :

1.        Fitur dasarproseskonversi

2.        Komponendari fungsilogistik

3.        Laporanakuntansi biayayang dihasilkan olehproseskonversi

4.        Risiko dankontrol dalamproseskonversi

5.        Sistem IT dalamproseskonversi

6.        Isu-isuetika yang terkait denganproseskonversi

7.        Corporate governancedalam proseskonversi

1.        FITUR DASAR SISTEM KONVERSI

Proses konversi (conversion processes) merupakan serangkaian aktivitas yang berkaitan dengan transformasi sumber daya (resources)  menjadi barang jadi (finish goods). Sumber daya yang dimaksud terdiri dari :

ü  Materials

ü  Sumber daya manusia yang diperlukan untuk operasi

ü  Overhead, termasuk aset tetap, indirect materials, indirect labor, dan biaya lainnya yang diperlukan untuk menjalankan operasi.

Aktivitas utama dalam proses konversi meliputi :

Ø  Perencanaan operasional,

Ø  Optimalisasi penggunaan karyawan, properti, dan persediaan,

Ø  Pengendalian arus produksi,

Ø  Memastikan kualitas produk, dan

Ø  Mempersiapkan yang catatan akuntansi biaya dan akuntansi keuangan.

Sistem dalam proses konversi

            Proses konversi dimulai ketika perusahaan mengakui kebutuhan untuk melakukan operasi. Kebutuhan tersebut timbul melalui 2 cara : perusahaan menerima pesanan penjualan; perusahaan sengaja melakukan produksi untuk memenuhi standar persediaan meskipun perusahaan belum menerima pesanan penjualan.

Overview of the Conversion Process

2.        KOMPONEN DARI FUNGSI LOGISTIK

Logistik merupakan aliran sistematis dari seluruh sumber daya yang ada di organisasi.Fungsi logistik melibatkan upaya terencana dan terkoordinasi dari berbagai departemen.Tujuan fungsi logistikefisiensi dalam penggunaan sumber daya yang tersedia dalam organisasi.

Ada 3 komponen utama dari fungsi logistik :

a.        Planning

Komponen Fungsi Logistik : Planning

            Planning berkaitan dengan menentukan produk apa yang harus diproduksi, berapa banyak produk tersebut diproduksi, sumber daya apa yang harus tersedia, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi produk tersebut. Hal ini didukungoleh :

1.      Research and development, fokus pada perbaikan produk yang meliputi penyelidikan mengenai perkembangan produk baru, inovasi produk, dan metode produksi produk. Research and development department mempelajari mengenai fitur apa yang harus diproduksi dan apa yang harus dibeli perusahaan. Departemen ini bertanggung jawab untuk melakukan pencarian dan pengujian produk baru atau peningkatan produk lama sebelum proses produksi dilakukan.

2.      Capital budgeting, merupakan perencanaan mengenai sumbermodal yang dibutuhkan untuk mendukung produksi. Hal initerutama berkaitandengan asettetap, termasukfasilitasdan peralatan yang dibutuhkan untuk melakukan operasiyang telah direncanakan.

3.      Engineering, bertanggung jawab untuk melakukan perencanaan mengenai produk yang akan diproduksi. Departemen ini menyiapkan disain produk, mengidentifikasi komponen produk, dan metode produksi yang akan digunakan. Engineering department menyiapkan dua dokumen yang digunakan dalam proses konversi, yaitu :

-   Bill of materials, yaitu form yang berisi informasi mengenai deskripsi dan kuantitas dari komponen produk, bahan baku, dan bagian yang diperlukan.

-   Operations list, yaitu aliran aktivitas yang harus dilakukan untuk memproduksi produk. Daftar ini mencakup seluruh phase aktivitas operasi yang diperlukan, identifikasi lokasi, sumber daya yang dibutuhkan, dan standar waktu untuk setiap phase aktivitas.

4.      Scheduling, yaitu perencanaan mengenai waktu yang digunakan untuk aktivitas produksi. Departemen ini harus bisa menetapkan standar waktu untuk setiap phase produksi setelah mempertimbangkan pesanan penjualan, kebutuhan persediaan, dan ketersediaan material. Departemen ini menghasilkan dua dokumen yang akan digunakan pada proses konversi, yaitu :

-   Production orders, dokumen ini digunakan untuk mengotorisasi produksi mengotorisasi kegiatan produksi untuk memenuhi pesanan penjuala ntertentu atau standar jumlah persediaan.

-   Production schedule, yaitu dokumen yang menjabarkan waktu yang diperlukan untuk menerima pesanan penjualan dan melakukan produksi. Dokumen ini menggabungkan informasi yang diperoleh dari sales order, bill of material, dan operations list, yang bertujuan untuk merencanakan jadwal produksi lebih tepat sehingga tidak ada waktu tunggu antara kegiatan produksi.

b.    Resource Management

Komponen Fungsi Logistik :Resource Management

1.      Maintenance and Control, berfokus pada pemeliharaan sumber daya yang digunakan untuk mendukung aktivitas produksi, termasuk fasilitas produksi dan aset tetap lainnya seperti mesin, peralatan, komputer, dan kendaraan. Pemeliharaan aset tetap meliputi seluruh aktivitas yang dilakukan untuk menjamin aset tetap tersebut dalam kondisi baik saat digunakan. Kontrol aset tetap meliputi pemantauan berkelanjutan terhadap aset tetap untuk mendukung aktivitas produksi agar efisien dan efektif.

2.      Human Resources, bertanggung jawab untuk mengatur penempatan dan perkembangan dari karyawan yang memenuhi syarat, yang kegiatannya berupa melakukan training terhadap karyawan untuk meningkatkan kinerja.

3.      Inventory Control, bertanggung jawab untk mengatur pergerakan persediaan yang ada pada proses konversi. Dimulai dari kegiatan pembelian, penerimaan, penyimpanan, rute persediaan menjadi persediaan dalam proses hingga produk jadi, sampai pada produk tersebut masuk gudang.

c.    Operation

Komponen Fungsi Logistik :Resource Management

Operasi dapat dilakukan dengan:

ü  Pengolahan berkelanjutan produk homogeny

ü  Batch processing, untuk produk yang homogeny, tapi tipe produk setiap batch berbeda.

ü  To-order-processing untuk produk yang unik.

Production Process Map

Conversion process data flow diagram

4.    LAPORAN AKUNTANSI BIAYA YANG DIHASILKAN OLEH PROSES KONVERSI

Pada periode yang berjalan, akuntan biaya menghitung biaya dari bahan baku aktual, tenaga kerja, dan overhead yang akan dibebankan kepada produk perusahaan. Sebagian besar perusahaan manufaktur menggunakan sistem persediaan perpetual (perpetual inventory system). Sistem persediaan perpetual meliputi :

·         Mencatat pembelian bahan baku

·         Mencatat persediaan work in process

·         Mencatat jumlah harga pokok penjualan produk

Sedangkan sistem persediaan periodik melibatkan :

·         Memperbarui saldo persediaan

·         Akun harga pokok penjualan hanya ada di akhir periode

Dalam prateknya, selalu muncul perbedaan antara biaya aktual dengan biaya standar yang ditetapkan.Selisih biaya aktual dengan biaya standar disebut variance.

5.    RISIKO DAN KONTROL DALAM PROSES KONVERSI

Karenaproseskonversimelibatkangerakan fisikpersediaan di seluruhfasilitasoperasidan dapatmenyebar di antarabeberapa lokasi, departemen, dan karyawan, maka penting dilakukan pengendalianinternal dalam proses bisnis yang terkait. Contoh pengendalian yang bisa diterapkan :

Pengendalian :	Meminimalkan Risiko :
Otorisasi
Persetujuan order produksi sebelum dilakukannya produksi	Pesanan fiktif dan laporan akuntansi biaya yang tidak akurat
Persetujuan manajemen pada routing slip sebelum mengizinkan menggunakan material dalam produksi	Transaksi persediaan fiktif atau kesalahan pada jumlah persediaan
Pemisahan Tugas
Pemisahan tanggung jawab antara yang menjaga persediaan dengan yang mencatat harga pokok penjualan	Transaksipersediaanyang tidak valid, jumlahyang salah, atautransaksi yanghilang
Pemisahan tugas yang berkaitan dengan akuntansi biaya, otorisasi pesanan produksi baru, memasukkan sumber daya ke dalam produksi, sistem informasi, dan akuntansi umum.	Transaksipersediaanyang tidak valid, jumlahyang salah, atautransaksi yanghilang
Catatan dan Dokumen
Formulir order produksi dan routing slip diberi nomor urut cetak	Transaksi yang hilang
Periksa laporan persediaan dan bandingkan dengan jumlah fisik persediaan tersebut	Jumlah yang salah
Keamanan
Kontrol fisik persediaan yang digunakan	Persediaan hilang atau dicuri, catatan tidak valid atau dihilangkan
Kontrol IT atas catatan komputer dan kontrol fisik pada penyimpanan catatan	Transaksi persediaan tidak valid, kesalahan dalam jumlah atau akun, masalah waktu, dan transaksi ganda
Pemeriksaan Independen dan Rekonsiliasi
Rekonsiliasi time sheet dengan laporan produksi untuk WIP dan finish goods	Dihilangkan atau transaksi penggajian ganda, kesalahan jumlah, masalah waktu
Rekonsiliasi catatan persediaan dengan buku besar	Dihilangkan atau transaksi penggajian ganda, kesalahan jumlah atau akun, masalah waktu, akumulasi salah
Memeriksa dan rekonsiliasi selisih (variances)	Transaksi fiktif atau dihilangkan, kesalahan jumlah atau akun, masalah waktu
Rekonsiliasi jumlah kuantitas persediaan dengan catatan persediaan	Transaksi fiktif atau dihilangkan, kesalahan jumlah atau akun, masalah waktu, persediaan hilang atau dicuri

Contoh pengendalian dalam fungsi logistic

6.    SISTEM INFORMATION TECHNOLOGY PADA SISTEM KONVERSI

Sistem komputerisasi dapat memberikan manfaat sebagai berikut:

ü  Perhitungan otomatis dari kebutuhan bahan

ü  Penjadwalan sistematis yang memungkinkan untuk fleksibilitas yang lebih besar dan peningkatan efisiensi

ü  Transfer persediaan tepat waktu karena pemberitahuan permintaan dilakukan secara otomatis

ü  Entry data valid

ü  Laporan status persediaan di-update otomatis

ü  Persiapan otomatis entri akuntansi keuangan dan laporan akuntansi biaya

Sistem yang digunakan untuk membantu proses konversi sebagai berikut :

a.       Computer-aided design (CAD), yaitu sebuah jaringan yangtermasukperalatan produksi, terminal komputer, dan sistemakuntansi.

b.      Computer-aided manufacturing (CAM), yaitu otomatisasi lengkapdari proses produksi, termasukpenggantianpenuhsumber daya manusiadengan komputer.

c.       Materials resource Planning (MRP), yaitu penjadwalanotomatispesananproduksi danpergerakan materialdalamproses produksi.

d.      Manufacturing resource planning (MRP-II), sistem yang lebih lengkap daripada MRP dengan menambahkan fituryang menyediakanuntukperamalankapasitas kebutuhandanuntuk mengembangkanjadwalproses produksiselanjutnya.

e.       Enterprise-wide resource planning (ERP), yaitu sistem yang terintegrasisemua proseskonversike program perangkat lunaktunggaldengan tetap memenuhikebutuhan masing-masingarea fungsional.

f.       Computer-integrated manufacturing systems (CIMs), yaitu mengintegrasikan semuaproseskonversiyang memungkinkan untukmeminimalkan gangguankarena persyaratanpelaporanatau masalahpergerakan persediaan.

g.      Just-in-time (JIT) production systems, yaitu meminimalkanatau menghilangkantingkat persediaandan biaya yang berkaitanmempertahankanpersediaan tersebut.

7.    ISU-ISU ETIKA YANG TERKAIT DENGAN PROSES KONVERSI

Proses konversi ini banyak dijadikan target dalam skema kecurangan, sehingga dapat dimanfaatkan peluang untuk melakukan kecurangan seperti :

×     Manajemen laba, yaitu tindakanmisstatinginformasi keuangandalam rangka meningkatkanhasillaporan keuangan. Misalkan dilakukan dengan cara memberikan diskon kepada pelanggan. Pemberian diskon merupakan alternatif yang dianggap sangat efektif untuk meningkatkan penjualan, namun juga ada sisi negatifnya. Pelanggan cenderung akan mengharapkan diskon yang sama atau lebih besar untuk masa datang, bisa saja arus kas sementara perusahaan memproyeksikan harapan pelanggan tersebut mungkin tidak bisa direalisasikan.

×     Absorption costing, yaitu pembebanan biaya variabel dan biaya tetap ke produk. Jika produk yang dihasilkan terlalu banyak dan belum terjual, maka proporsi harga pokok penjualan sebagai pengurang penjualan semakin besar maka margin yang diperoleh perusahaan menjadi lebih kecil.

8.    CORPORATE GOVERNANCE DALAM FUNGSI KONVERSI

Pengendalian internal, kode etik, dan prosedur dalam proses konversi juga merupakan bagian dari struktur corporate governance.Membentuk dan memelihara proses manajemen persediaan yang terpercaya, pengendalian internal, dan praktek etis membantu perusahaan untuk memastikan pengelolaan keuangan sudah dilakukan dengan benar.

Expenditure Processes and Controls – Payroll and Fixed Assets

                                                                            BAB I

PENDAHULUAN

1.1            Latar Belakang

Pembahasan teori di Chapter 10  merupakan kelanjutan yang lebih mendalam dari teori-teori di Chapter sebelumnya. Oleh sebab itu penulis bermaksud untuk melanjutkan penjelasan teori mengenai Expenditure Processes and Controls – Payroll and Fixed Assets

1.2            Rumusan Masalah

Bagaimanakah  teori di dua Chapter  ini dapat memberikan penjelasan yang lebih mendalam mengenai aktivitas perusahaan dalam Expenditure Processes and Controls – Payroll and Fixed Assets .

1.3            Tujuan Penulisan

Penulisan makalah ini bertujuan untuk menjelaskan secara mendalam mengenai teori di dua Chapter  ini yaitu mengenai aktivitas perusahaan dalam Expenditure Processes and Controls – Payroll and Fixed Assets .

1.4            Sistematika Penulisan

Penulisan ini dituangkan dalam tiga bab yang saling terkait satu dengan yang lainnya secara sitematis. Bab pertama memuat pendahuluan yang meliputi latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penulisan, dan sistematika penulisan. Bab kedua menjelaskan pembahasan dan Bab ketiga penutup.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1                              Expenditures Processes and Controls – Payrol and Fixed Assets

2.1.1    An Introduction To Payroll And Fixed Asset Processes

Pembahasan berikut ini merupakan perluasan dari pembahasan sebelumnya. Dimana pembahasan sebelumnya berhubungan dengan pembelian barang dari pemasok dan penjulan barang kepada pelanggan, kegiatan ini biasanya dikelompokkan pada kegiatan yang ditemui setiap hari. Proses ini kadang-kadang disebut dengan proses bisnis rutin, karena melibatkan transaksi bisnis yang ditemui pada kegiatan reguler, dan berulang. Volume transaksi tersebut cenderung banyak dan aktivitas yang berhubungan dengan akuntansi yang rutin. Disamping itu, terdapat jenis transaksi lain, yaitu disebut dengan transaksi tidak rutin, dimana dibatasi jumlah terjadinya transaksi dan membutuhkan otorisasi yang khusus.

Pada pembahasan kali ini, terdapat dua kategori dari kegiatan pengeluaran, yaitu sumber daya manusia dan sumberdaya modal perusahaan. Proses kegitan tersebut meliputi perolehan dan pemeliharaan yang secara khusus melibatkan (1) pembayaran upah dan gaj pegawai (payroll) dan (2) akuntansi untuk properti, pabrik, dan peralatan (fixed assets).

Walaupun prosess transaksi payroll dan fixed assets merupakan transaksi yang tidak biasanya, tidak terjadi setiap hari, dan jumlah transaksinya relatif sedikit, namun transaksi tersebut termasuk pada transaksi non rutin pada proses bisnis suatu perusahaan. Bagaimanapun, selama dipergunakannya sumber daya tersebut, transaksi bisnis ini (dinamakan, yang berhubungan dengan pembayaran atau depresiasi) membutuhkan pencatatan (accounted) sebagai kegiatan reguler, biasanya dapat dibuat mingguan, dua mingguan, bulanan, atau triwulanan. Hal ini mengartikan terdapatnya ciri dari kedua proses kegiatan rutin dan tidak rutin dari proses bisnis suatu perusahaan. Suatu perusahaan  harus mempunyai sistem dalam penempatan untuk merekam, mencatat, menjumlahkan, dan melaporkan aktivitas dari kedua proses bisnis rutin dan tidak rutin.

Proses penggajian (payroll processes) termasuk kebijakan dan prosedur yang harus diikuti karyawan dalam perolehan dan pemeliharaan sumber daya manusia, perekaman dan pemeliharaan data karyawan, pembayaran karyawan untuk waktu kerja mereka, dan pencatatan yang dihubungkan dengan pembayaran tunai dan pembayaran kewajiban dan beban. Sedangkan proses dari aset tetap (fixed assets processes) termasuk kebijakan dan prosedur yang melibatkan pembelian properti, perekaman dan pemeliharaan yang relevan dari data-data asset, pembayaran untuk dan pencatatan aset, pencatatan penyusutan dan biaya lainnya, dan akuntansi untuk laba dan rugi.

Berbagai resiko yang mungkin terjadi dari transaksi pengeluaran untuk penggajian dan aset tetap adalah:

a.       Tidak validnya pencatatan pengeluaran, dimana mungkin saja melibatkan karyawan atau pemasok fiktif, atau mempersiapkannya dalam rangkap dua (duplikat).

b.      Transaksi pengeluaran mungkin dicatat dalam jumlah yang salah.

c.       Transaksi pengeluaran yang valid mungkin saja di abaikan atau dihilangkan dari pencatatan akuntansi.

d.      Transaksi pengeluaran mungkin saja dicatat utuk karyawan atau akun pemasok yang salah.

e.       Transaksi mungkin belum dicatat dalam waktu yang tepat.

f.       Transaksi mungkin belum diakumulasikan atau ditransfer dalam catatan akuntansi yang benar.

Bagian pertama dari pembahasan ini membahas proses penggajian, bermula dengan jenis dari sistem tradisional dan dihungkan dengan pengendalian dan diikuti dengan tren dalam sistem computer based. Pembahasan selanjutnya akan membahas mengenai bahasan serupa untuk sistem aset tetap. Prosedur internal kontrol dapat mengurangi resiko yang berhubungan dengan kedua proses tersebut. Dan terakhir adalah menganai isu etika yang berhubungan dengan kedua proses tersebut.

2.1.2    Payroll Processes

Payroll processes atau proses penggajian pada perusahaan yang berbeda mungkin mempunyai proses yang berbeda. Sebagai contoh, beberapa perusahaan mungkin mempunyai suatu kantor ketenagakerjaan atau penempatan departemen untuk mengurus perekrutan dan hiring, sedankan personel lain (khususnya perusahaan kecil) dalam departemen bebeda yang mempunyai lowongan pekerjaan mungkin melakukan aktivitas ini. Tanpa melihat siapa yang mengurus, keberadaan karyawan merupakan tipe pertimbangan dari suatu proses non rutin. Kebijakan perekrutan terjadi sebagai sebuah hasil dari proses interviu dan didokumentasikan dalam suatu surat yang ditandatangani atau dalam surat kontrak karyawan.

Sejak perusahaan membutuhkan sumber daya manusia dalam operasional bisnisnya, proses perekrutan harus terjadi sebelum transaksi bisnis lainnya terjadi. Suatu perusahaan mungkin membutuhkan perekrutan kayawan baru pada waktu yang berbeda dalam keseluruhan siklus hidup suatu perusahaan dalam rangka pertumbuhan dan penggantian karyawan.

 

Gambar 2.1 Proses pengeluaran dalam sistem keseluruhan

Informasi untuk semua karyawan harus di simpan dan di update secara rutin. Departemen sumber daya manusia (hrd) bertanggung jawab untuk memelihara catatan untuk masing-masing pekerjaan dan masing-masing karyawan dalam suatu organisasi, seperti halnya tracking lowongan pekerjaan dan mendukung usaha perekrutan karyawan. Banyak perusahaan memeliharanya dalam sebuah bagan struktur organisasi untuk memetakan pekerjaan dan melaporkan hubungan antar masing-masing bagian.

 

Gambar 2.2 Contoh Bagan Struktur Organisasi

Bagan struktur organisasi hanya memperlihatkan top branches dari struktur organisasi. Bagan struktur organisasi yang lengkap akan memasukkan sebuah kotak atau baris untuk masing-masing posisi dalam perusahaan. Bagan organisasi dari perusahaan yang berbeda mungkin terlihat berbeda pula, dan jumlah dari layer dan kotak nya tergantung dari kompleksitas dari sturktur organisasi dan jumlah dari posisi middle management. Departemen sumber daya manusian atau HRD secara khusus memelihara profil pekerjaan atau job description yang menjelaskan kualifikasi dan pertanggungjawaban dari masing-masing posisi yang terlihat dalam bagan. Profil pekerjaan didukung dengan kebijakan dan prosedur manual yang secara garis besar tergambari dari masing-masing posisi.

Pemeliharaan catatan pekerjaan, HRD juga menyimpan file-file personelnya. File personel termasuk  informasi yang dibutuhkan perusahaan dan relevan dengan orang yang bekerja disana. Catatan personel meliputi dokumentasi yang berhubungan dengan initial hiring, seperti surat lamaran dan kontrak, resume atau CV, surat rekomendasi, laporan wawancara, pengesahan gaji atau upah, dan hasil dari investigasi tentang latar belakang karyawan. Informasi personal juga harus dipelihara, seperti alamat, social security number, sejarah atau latar belakang karyawan (pendidikan, keluarga, dan lainnya). Informasi penting yang berhubungan dengan proses penggajian juga terdiri dari file personel karyawan, seperti lembur dan rate komisi, penerapan pajak tangguhan (tax withholdings) dan otorisasi untuk pemotongan gaji.

Hal yang perlu diperhatikan adalah, kebanyakan perusahaan mempunyai rincian pemotongan gaji karyawan seperti kontribusi untuk program kesejahteraan karyawan (ex: tabungan hari tua), seragam, rencana penyimpanan, pesangon, amal atau zakat. Karyawan harus mengesahkan pilihan mana yang mereka pilih untuk pemotongan gaji mereka. Karyawan juga harus mempunyai lampiran upah / gaji seperti tunjangan anak, pinjaman atau kebangkrutan. Penulisan catatan untuk pengesahan masing-masing dari jumlah tersebut harus memasukkannya dalam file personel. Selain itu, juga termasuk dokumentasi mengenai liburan dan waktu sakit, sebagaimana catatan kehadiran, evaluasi kinerja, jadwal bekerja, promosi, dan penghentian. Pertanggungjawaban dari penyimpanan catatan dari karyawan dalam HRD harus secara seksama mengarah pada pertimbangan keseluruhan dari kemungkinan yang berbeda untuk suatu status penggajian karyawan.

Setelah semua informasi ditetapkan dalam file karyawan, kemudian diperlukan untuk diakses pada masing-masing waktu pembayaran yang diproses untuk pembayaran yang di komputerisasi secara akurat. Tergantung jumlah dari komputerisasi dari sistem perusahaan, catatan personel mungkin saja disimpan dalam hard copy atau di masukkan kedalam sistem dan di simpan secara elektronik.

Ketika sebeuah file personel masing-masing karyawan telah lengkap dan term of employment telah dimulai, maka aktivitas rutin mengambil tempat untuk proses penggajian. Proses penggajian juga menjadi unik karena proses ini tersebar luas secara alami dan akan bedampak untuk setiap orang di dalam perusahaan. Hal ini meminta keterlibatan dari masing-masing individu dalam masing-masing departemen atau lokasi.  Biaya-biaya yang berhubungan dengan masing-masing personel biasanya terletak diantara biaya-biaya yang besar dilaporkan dalam laporan laba rugi. Alasan ini merupakan hal penting untuk perusahaan memiliki sistem yang dapat dipercaya untuk memiliki posisi tempat untuk dapat di hendelnya aktivitas penggajian. Tanpa cek gaji, sedikit karyawan akan tersisa di suatu perusahaan. Dan tanpa HRD, sedikit karyawan yang dapat bertahan.

Sebagai karyawan yang melaksanakan pekerjaannya, mereka memahami pembayaran pada  mereka dan perusahaan mengakui sebuah kewajiban yang sesuai untuk upah dan gaji tersebut. Penentuan jumlah yang benar dari pembayaran tergantung pada penyimpanan catatan yang cukup dari jam kerja dan proyek karyawan. Suatu lembar jam kerja (time sheet) adalah penyimpanan dari jam kerja karyawan untuk periode pembayarn yang spesifik. Sampul dari sebuah time sheet termasuk keakuratan dan up to date nya suatu informasi, time sheet tersebut harus diperbaharui untuk masing-masing karyawan dalam suatu daily basis, tetapi sering mensyaratkan untuk melaporkan aktivitas pelaksanaan dalam suatu periode. Karyawan-karyawan dalam area produksi sering diminta untuk menyiapkan laporan jam kerja yang sangat lengkap (to the minute), mengindentifikasi jenis dari proyek yang mereka kerjakan dalam rentang waktu dihabiskan pada jam kerja, oleh karena itu perusahaan dapat menentukan biaya waktu untuk masing-masing produk.

 

Gambar 2.3 Payroll Processes Data

Bagian akhir dari masing-masing periode penggajian, karwayan menyampaikan lembaran jam kerja yang lengkap untuk supervisor departemennya sebagai persetujuan. Supervisor harus hati-hati mereviu masing-masing lembar jam kerja, untuk membuktikan dokumen yang akurat sesuai dengan jam kerja karyawan di departemennya. Karena lembaran jam kerja memperlihatkan jam kerja sebagai suatu harapan bagi karyawan untuk dibayarkan, kepedulian harus dilakukan dalam menentukan kepantasan dari laporan tersebut, dengan memasukkan jam lembur. Demikian juga, dengan banyaknya libur dan sakit seharusnya dilaporkan dengan sebaik-baiknya oleh karyawan dan diverifikasi oleh supervisor.

Ketika lembar jam kerja telah di setujui, makan lembaran tersebut disampaikan ke departemen penggajian. Departemen penggajian bertanggung jawab sebagai membuat gambaran tentang jumlah dari gaji bersih untuk dimasukkan kedalam masing-masing cek gaji. Jumlah cek gai berdasarkan dari laproan jam kerja didalam lembaran jam kerja dan rate gaji dan akan diotorisasi untuk pemotongan sesuai denga file personel yang representatif. Perhitungan tersebut membutuhkan perhitungan sebagai berikut:

Gross Pay = Hours Reported x Authorized Pay Rate

Net Pay atay Paycheck Amount = Gross Pay – Authorized Deduction

Walaupun perhitungan tersebut merupakan formula yang relatif mudah tetapi mungkin dipertimbangkan dalam bagian dari proses rutin, dan memungkinkan perbedaan atau perubahan dalam pelaksanaan jumlah pemotongan utuk suatu pembayaran gaji karyawan. Hal ini dikeranak pemotongan gaji setiap karyawan berbeda-beda. Sebagai tambahan formula perhitungan harus diterapkan untuk setiap karyawan dalam perusahaan dalam suatu periode. Masing-masing periode penggajian akan memasukkan perubahan dalam ankat dari jam kerja dan pay rate. Suatu program akuntansi merupakan alat yang efisien untuk diterapkan pada departemen penggajian yang mengatur informasi tersebut. Disisi lain, ketika menggunakan sistem manual, proses dari pengolahan masukkan dari pencatatan dan perhitungan gaji secara komputer akan membutuhkan waktu yang lama.

 

Gambar 2.4 Payroll Processes Map

Departemen penggajian menyiapkan sebuah payroll register untuk mengakumulasi semua data cek gaji. Payroll register merupakan daftar yang lengap dari gaji atau upah untuk semua karyawan. Terdapat banyak software yang dapat digunakan untuk proses penggajian oleh perusahaan contohnya Microsoft Dynamics GP, Andal Pas Master, Payroll Bee Accounting.

Departemen penggajian harus mencocokkan laporan jam kerja dalam lembaran jam kerja dengan akumulasi jam dalam payroll register sebelum cek gaji di kirimkan pada managemen untuk disahkan. Pengesahan ditandai dengan adanya tanda tangan manger dalam cek gaji .

Sebelum cek gaji ditandangani dan diberikan untuk karyawan, perusahaan harus meyakinkan bahwa ketersediaan kas ditangan untuk menutupi total jumlah dari gaji. Kas arus di deposito kan dalam akun payroll cash account. Rekening atau akun dari departemen pembayaran menentukan total jumlah dari gaji bersih dari payroll register dan menyiapkan sebuah payroll voucher. Payroll voucher mengesahkan transfer kas dari rekening operasi perusahaan ke rekening kas penggajian. Banyak perusahaan memeliharanya dengan bantuan sebuah rekening bank untuk mengerjakan transaksi penggajian. Hal ini mempermudah rekening untuk transaksi penggajian dan untuk memisahkannya dari tujuan bisnis lainnya.

Cash disbursement departement menerima payroll voucher, kemudian menyelesaikan transfer dari sumber dana antara rekening bank, meng-update catatan akuntansi yang berhubungan. Sebuah payroll disbursements journal disiapkan untuk menyediakan daftar dari semua cek gaji yang ditulis, mengurutkan nomor cek, degan total pendukung jumlah dari transfer sejumlah dana untuk rekening daftar gaji di bank.

Pada hari pembayaran yang ditunjuk, cek gaji yang telah ditandatangani dibagikan kepada karyawan dengan sebuah independent paymaster. Manapun cek gaji yang tidak diklaim harus di kembalikan kepada bendahara atau bagian independen lainnya untuk di followup.

Pertanggungjawaban lainnya dari departemen payroll adalah menyiapkan payroll deposits dan formulir pajak yang berhubungan. Semua tangguhan dari pembayaran karyawan harus dibayarkan sesuai yang ditunjuk. Sebagai contoh, ketika karyawan memilih pemotongan untuk pembayaran seragam, perusahaan harus membayarkan sejumlah tersebut untuk seragam. Untuk pajak penghasilan harus dibayarkan pada dinas perpajakkan dalam waktu yang telah ditentukan dan secara periodik dilaporkan.

2.1.3    Risk and controls in payroll processes

Karena proses penggajian melibatkan jumlah yang besar dari kas, hal ini sangat penting bahwa internal kontrol dimasukkan dalam proses bisnis yang berhubungan dengan penggajian. Berikut prosedur umum yang terkait dengan proses penggajian:

a.      Pengotorisasian Transaksi

Manajemen berperan sangat penting dalam melaksanakan transaksi penggajian dengan benar. Jika manajemen mengambil tanggung jawabnya serius dengan hati-hati meninjau dokumen penggajian, kesalahan karyawan maka sebagian dan penipuan harus dicegah. Pengawas Departemen harus yakin bahwa semua lembar waktu merupakan waktu yang sebenarnya dikerjakan oleh karyawan yang sedang aktif. Para pengawas diharapkan cukup akrab dengan departemen masing-masing bahwa mereka akan dan dikategorikan data yang tidak biasa. Secara khusus, mereka harus waspada untuk skema penipuan seperti jam berlebihan (termasuk lembur disetujui) dan lembar waktu atau gaji mantan karyawan yang tidak lagi berhak menerima kompensasi.

Selain prosedur otorisasi meliputi laporan waktu, file personil karyawan harus berisi bukti otorisasi yang tepat untuk berbagai jumlah gaji. Termasuk dalam file harus persetujuan untuk penyesuaian pay-rate, mempekerjakan, promosi, dan pemberhentian (disahkan oleh manajemen), serta persetujuan untuk semua pemotongan (disahkan oleh individu karyawan).

b.      Pemisahan Tugas

Tujuan dari pemisahan tugas dalam proses penggajian adalah untuk mencegah persiapan dan pembayaran gaji penipuan atau keliru. Untuk mencapai hal ini, fungsi akuntansi penggajian tertentu seperti otorisasi, waktu menjaga, pencatatan, dan hak asuh gaji semua harus dipisahkan. Yakni, departemen sumber daya manusia, yang bertanggung jawab untuk otorisasi perekrutan karyawan baru dan memelihara file personil, harus terpisah dari gaji waktu pelaporan dan fungsi pencatatan, dilakukan terutama oleh daftar gaji, pengeluaran kas, dan departemen buku besar.

c.       Catatan dan Dokumen yang Memadai

Arsip personalia dan daftar gaji merupakan catatan mendasar dalam proses penggajian. Selain itu, ada banyak bentuk dan laporan yang diperlukan untuk diajukan pada waktu yang ditunjuk sepanjang tahun.

d.      Keamanan dari Aset dan Dokumen

Informasi penggajian sangat sensitif. Karena itu termasuk informasi pribadi tentang kariawan, gaji mereka, dan kinerja mereka, itu harus dijaga kerahasiaannya. Dengan demikian, akses ke file personil dan catatan penggajian harus dibatasi kepada orang-orang yang ditunjuk dalam sumber daya manusia dan departemen penggajian. Kontrol elektronik dan kontrol fisik harus pada tempatnya untuk memastikan kerahasiaan informasi penggajian. Demikian pula, akses terhadap daftar gaji tunai harus dilindungi dengan menggunakan kontrol fisik sehingga tidak ada yang memiliki kesempatan untuk membuat gaji palsu.

e.       Pemeriksaan Independent dan Rekonsiliasi

Ada beberapa prosedur rekonsiliasi terkait dengan penggajian yang harus dilakukan secara teratur. Misalnya, jumlah jam dilaporkan pada lembar waktu harus dirujuk ke daftar penggajian, dan lembar waktu dapat dicocokan dengan laporan produksi. Masing-masing dari rekonsiliasi ini harus dilakukan sebelum gaji ditandatangani untuk memastikan keakuratan informasi penggajian yang mendasarinya. Selain itu, daftar  harus dicocokan kepada buku besar secara teratur. Selain itu, seseorang terpisah dari fungsi proses penggajian harus mencocokan laporan bank untuk rekening kas gaji setiap bulan.

f.       Pertimbangan Biaya dan Manfaat

Semakin banyak karyawan sebuah perusahaan memiliki lebih sering membayar karyawannya, sehingga penting untuk menerapkan internal control yang kuat pada proses. Internal kontrol yang kuat dibutuhkan karena adanya jadwal pembayaran yang tidak teratur, pengaturan pemotongan kompleks, perubahan sering di tingkat upah, dan fungsi penggajian desentralisasi. Banyak perusahaan menerapkan kontrol menyeluruh yang meliputi proses penggajian karena sifat rahasia dari data yang mendasarinya. Untuk melindungi privasi karyawan dan mempromosikan moral yang tinggi, perusahaan dapat memilih untuk mengeluarkan biaya yang signifikan terkait dengan upaya untuk melindungi akurasi dan keamanan catatan penggajian.

Control:

Meminimalkan risiko terkait dari:

Otorisasi: ·         Supervisor Menyetujui lembar waktu sebelum persiapan dokumen penggajian. ·         Manajer menyetujui gaji sebelum penandatanganan gaji. Pemisahan tugas: ·         Pegawai yang bertanggung jawab Mencocokan daftar pembayaran gaji dengan  rekening bank. ·         Pemisahan tugas yang berkaitan dengan persiapan daftar penggajian, otorisasi tingkat perekrutan dan gaji baru, sistem informasi, dan akuntansi umum. ·         Kasir Independen Catatan dan Dokumen: ·         Gaji disusun berdasarkan pemeriksaan diberi nomor sebelumnya. ·         Daftar gaji diperiksa dihitung  keakuratannya dan kesepakatan dengan pengurangan dan tingkat upah. Keamanan: ·         Kontrol fisik di area di mana kas dan gaji diadakan ·         Kontrol IT atas catatan komputer dan kontrol fisik di area penyimpanan catatan. Pemeriksaan independen dan rekonsiliasi: ·         Lembar waktu direkonsiliasi dengan daftar gaji ·         Daftar Gaji dicocokan dengan buku besar ·         Lembar waktu direkonsiliasi dengan laporan produksi. ·         Persiapan rekonsiliasi bank.

·         Cek Gaji yang tidak valid atau karyawan fiktif, gaji tidak akurat. ·         Cek Gaji - Invalid atau karyawan fiktif ·         Transaksi penggajian tidak valid, jumlah yang salah, transaksi yang dihilangkan. ·         Transaksi daftar gaji tidak valid, rekening atau jumlah yang salah atau, transaksi yang dihilangkan. ·         Karyawan fiktif ·         Cek Gaji yang di hapus ·         Jumlah salah ·         Uang tunai atau cek gaji Hilang atau dicuri, cek gaji tidak valid, cek gaji yang dihilangkan ·         Transaksi daftar gaji tidak valid, jumlah atau rekening yang salah, masalah waktu, penyalinan transaksi ·         Dihilangkan atau daftar gaji tidak akurat ·         Transaksi penggajian dihilangkan atau menggadakan, jumlah atau rekening yang salah, masalah waktu, akumulasi salah. ·         Transaksi penggajian dihilangkan atau menggandakan, jumlah yang salah atau rekening, masalah waktu ·         Gaji tidak valid atau dihilangkan, jumlah yang salah atau rekening, masalah waktu, uang tunai hilang atau dicuri

2.1.4    IT Systems Of Payroll Processes

Pembahasan sebelumnya menunjukkan pentingnya teknologi informasi dalam proses penggajian. Tanpa catatan terkomputerisasi, sumber daya manusia dan departemen penggajian akan dipaksa untuk mencari semua file personil untuk mendapatkan data yang digunakan untuk menghasilkan daftar gaji. Banyak perhitungan matematika juga perlu dilakukan dalam rangka untuk mencari jumlah gaji bersih untuk setiap karyawan. Proses manual akan hampir mustahil bagi perusahaan ukuran menengah dan besar yang menyalurkan ratusan, atau ribuan gaji karyawan setiap periode. Jelas bahwa teknologi komputer dapat menjadi bagian penting dari proses penggajian.

Proses penggajian rutin terjadi pada interval waktu tertentu, yaitu, mingguan, tanggal bayar dua mingguan, atau bulanan. Karena jarangnya dan sifat berurutan dari proses penggajian, banyak perusahaan menemukan bahwa batch processing sangat cocok untuk kegiatan penggajian. Dengan batch processing, departemen sumber daya manusia / HRD bertanggung jawab untuk memasukkan informasi karyawan ke dalam master file personil, dan pencatat waktu dapat mengumpulkan semua lembar waktu dan memasukkan mereka dalam sistem komputer dalam batch.

Sistem IT meliputi perangkat lunak/software penggajian dan sumber daya manusia yang mengaplikasikannya, kemudian ketepatan waktu otomatis, ketepatan waktu berbasis internet, dan transfer dana elektronik dalam fungsi penggajian.

Dengan sistem yang terintegrasi, data yang real-time personel akan tersedia, dan buku besar dan sistem produksi dapat secara otomatis diperbaharui pada akhir periode pembayaran gaji. Sama halnya dengan sistem online, penggunaan pasword dan access log sebaiknya digunakan dan juga proses review yang memungkinkan dari aksess dari pihak yang tidak berwenang.

2.1.5    Fixed Asset Processes

Aset tetap dapat meliputi berikut ini:

Ø  Kendaraan,

Ø  Peralatan kantor dan komputer,

Ø  Mesin dan peralatan produksi,

Ø  Furniture,

Ø  Dan real estate (seperti tanah dan bangunan).

            Aset ini semua dibutuhkan bagi perusahaan untuk melakukan bisnis. Mereka dianggap aset jangka panjang karena mereka dibeli dengan tujuan menguntungkan perusahaan untuk waktu yang lama. Tiga tahap proses aktiva tetap: akuisisi, continuace, dan pelepasan.

Akuisisi Aset Tetap

Ø  Inisiatip oleh departemen pengguna. Aset tetap akuisisi umumnya dimulai ketika departemen pengguna mengidentifikasi kebutuhan untuk aset baru, baik untuk menggantikan aset yang ada.

Ø  Pengeluaran kas yang besar kadang kadang diperlukan. Kadang-kadang, pengeluaran kas yang besar diperlukan untuk pembelian aset tetap. Perusahaan harus memiliki kebijakan yang mewajibkan pengolahan khusus untuk pembelian aktiva tetap yang melebihi batas.

Ø  Transaksi non-rutin yang memerlukan otorisasi khusus. Dengan demikian, akuisisi aset tetap besar akan dianggap sebagai transaksi non-rutin yang membutuhkan otorisasi spesifik.

Ø  Anggaran modal. Sebuah anggaran modal adalah rencana keuangan merinci semua investasi perusahaan dalam aset tetap dan investasi lainnya. Selain itu, perusahaan mungkin mengharuskan analisis investasi atau kelayakan studi dilakukan untuk menilai kebaikan permintaan pembelian dalam hal biaya dan manfaat relatif

Ø  Buku besar pembantu aset tetap. Memuat daftar rinci aktiva tetap perusahaan

Fixed Asset Continuance

melibatkan:

Ø  Memperbarui data biaya untuk perbaikan

Ø  Memperbarui angka perkiraan yang diperlukan

Ø  Menyesuaikan untuk penyusutan periodik Melacak lokasi fisik aset

Ø  Jadwal penyusutan

            Informasi biaya mungkin perlu diperbarui bila biaya baru yang timbul sehubungan dengan aset. Perusahaan harus memiliki prosedur untuk  menggambarkan keadaan di mana biaya ini dikapitalisasi ke akun aset tetap atau dicatat sebagai biaya perbaikan dan pemeliharaan. Biaya baru harus dikapitalisasi setiap kali penyebab pengeluaran aset tetap, baik dalam hal peningkatan efisiensi atau perpanjangan masa manfaat. Di sisi lain, biaya yang dikeluarkan untuk memperbaiki aset atau untuk memiliharanya harus dicatat sebagai beban, dan tidak dikapitalisasi dalam akun aktiva tetap.

Akuntansi aset tetap tergantung pada estimasi. Setiap aset harus diberi estimasi umur manfaat dan nilai sisa diperkirakan. Sifat menghakimi atau akuntansi aset tetap membuatnya berbeda dari proses pengeluaran lain. Penggunaan estimasi juga berarti bahwa jumlah yang dicatat mungkin perlu diubah dengan berjalannya waktu dan informasi baru ditemukan yang membuat perkiraan semula menyesatkan. Aktiva tetap anak perusahaan buku besar mungkin perlu disesuaikan dari waktu ke waktu.

            Periode Jadwal penyusutan adalah bagian paling penting dari fase lanjutan aset. Sebuah jadwal depresiasi adalah catatan merinci jumlah dan waktu penyusutan untuk semua kategori aset tetap kecuali tanah. Informasi yang dicatat dalam aset buku besar pembantu tetap digunakan sebagai dasar untuk menghitung periode penyusutan. Pada gilirannya, akumulasi penyusutan digunakan untuk menentukan nilai buku dari aset. Kegiatan ini mengakui kenyataan bahwa aktiva tetap berkurang nilainya sepanjang hidup mereka

Pelepasan Aset Tetap

            Ketika aset menjadi tua, usang, tidak efisien, atau rusak, perusahaan harus membuangnya dan menyesuaikan catatan yang sesuai. Pelepasan aset mungkin termasuk menjual atau menukarnya, atau menyumbangkan kepada pihak lain yang mungkin dapat menggunakannya.

            Empat Dasar Langkah-langkah:

Ø  Mencatat tanggal pelepasan/penjualan, dan perhitungan penyusutan diperbarui melalui tanggal ini.

Ø  Aset yang dilepas akan dihapus dari buku aset tetap anak perusahaan.

Ø  Akun penyusutan yang terkait dengan aset yang dijual dihapus dari jadwal penyusutan dan buku aset tetap anak perusahaan.

Ø  Menghitung Keuntungan atau kerugian.

Proses pelepasan aset tetap

2.1.6    Risk And Controls In Fixed Asset Processes

Prosedur umum yang terkait dengan proses aset tetap:

Ø  Otorisasi transaksi

Anggota yang ditunjuk manajemen harus diberi tanggung jawab untuk menyetujui pembelian aset tetap baru, serta penjualan atau pengalihan aktiva tetap yang ada.

            Tiga Langkah Formal:

Ø  Analisis investasi

Ø  Perbandingan dengan anggaran modal

Ø  Tinjauan ulang proposal dan persetujuan khusus

Ketika permintaan dibuat untuk membeli aktiva tetap, harus ada analisis investasi formal untuk membenarkan bahwa pengeluaran akan menghasilkan manfaat yang melebihi biaya. Analisis ini bisa memerlukan dua bagian. Bagian pertama adalah pembenaran keuangan dengan model seperti nilai bersih sekarang, payback period, atau internal rate of return. Model ini mengharuskan bahwa perkiraan dollar ditentukan untuk biaya dan manfaat dari aset tetap. Bagian kedua akan menjadi narasi tertulis dari manfaat, terutama manfaat yang sulit untuk kuantitas dalam dolar.

Kedua, manajemen harus menetapkan anggaran modal dan membandingkan semua pengeluaran dengan anggaran modal sebelum menyetujui pembelian aktiva tetap. Akhirnya, berdasarkan analisis investasi dan perbandingan anggaran modal, seorang manajer pada tingkat yang sesuai harus menyetujui atau menolak pembelian. Umumnya, manajemen menetapkan suatu sistem yang memerlukan persetujuan manajemen tingkat atas untuk jumlah dolar yang lebih tinggi dari pembelian aset tetap.

Perusahaan juga harus memerlukan persetujuan manajemen untuk pemilihan metode penyusutan dan penugasan umur manfaat dan perkiraan nilai sisa. Demikian juga, seorang manajer yang ditunjuk harus menangani spesifikasi kualitas aset, pemilihan vendor, dan negosiasi syarat pembayaran untuk pembelian aset tetap.

Ø   Pemisahan tugas

Penjagaan  aktiva tetap harus terpisah dari pencatatan terkait, pembagian tugas yang memadai mengurangi risiko kesalahan terdeteksi atau penipuan dengan mengharuskan karyawan terpisah untuk menangani transaksi yang berbeda yang terjadi di setiap fase kehidupan aset. Idealnya, mereka yang yang menjaga aktiva tetap tidak boleh melakukan tugas apapun dalam pembelian, menerima, atau departemen akuntansi aktiva tetap. Selain itu, kunci fungsi IT seperti pemrograman, operasi, input data, dan keamanan harus dipisahkan dari satu sama lain dan dari tugas akuntansi terkait.

Ø  Catatan dan dokumen yang memadai

Buku besar pembantu Aktiva tetap digunakan untuk mengontrol penjagaan  fisik, biaya, dan akumulasi penyusutan aktiva tetap. Sama seperti proses pengeluaran untuk pembelian persediaan, pembelian aset tetap yang harus didukung oleh permintaan pembelian, PO, menerima laporan, dan faktur vendor. Dokumen-dokumen ini perlu dicocokkan dalam rangka membangun validitas akuisisi dan untuk menentukan apakah item telah dihilangkan dari catatan. Tag aset tetap juga dapat digunakan untuk menjelaskan urutan  diperoleh. Selain itu, manajemen harus mempersiapkan dan mengikuti anggaran modal.

Ø  Keamanan aset dan dokumen

Pengawasan yang memadai adalah suatu kontrol penting mengenai keamanan aktiva tetap, karena aktiva tetap cenderung ditempatkan di seluruh perusahaan di mana banyak karyawan bisa memiliki akses kepada mereka. Pengawas harus memastikan bahwa aset yang digunakan untuk tujuan yang telah ditetapkan. Kontrol fisik juga harus berada di tempat untuk melindungi aset tetap dari penggunaan yang tidak sah, dan kontrol elektronik yang diperlukan untuk mengontrol akses ke catatan otomatis. Fitur keamanan yang sesuai tergantung pada sifat dan nilai properti.

Sebuah perusahaan juga harus melindungi investasi dalam aktiva tetap dengan pemiliharaan dan pemenuhan  asuransi yang memadai dan melakukan prosedur perawatan pencegahan rutin seperti tune-up untuk mesin dan kendaraan.

Ø   Pemeriksaan independen dan rekonsiliasi

Pengeluaran aset tetap sesungguhnya harus dibandingkan dengan anggaran modal, dan persetujuan tambahan harus diperlukan jika anggaran terlampaui. Selain itu, jumlah periodik aktiva tetap harus dilakukan oleh seseorang yang tidak dinyatakan bertanggung jawab terkait atas kegiatan aset tetap. Penghitungan fisik harus direkonsiliasi dengan catatan akuntansi. Juga, melakukan verifikasi independen untuk mencocokkan dokumen pembelian dan terkait dengan laporan akun hutang dapat mengungkap kesalahan atau kecurangan dalam catatan ini.

Nilai aktiva tetap harus dinilai secara berkala untuk tujuan asuransi. Prosedur ini juga dapat mengungkap kemungkinan isu penurunan nilai aset tersebut.

Ø  Pertimbangan biaya-manfaat

Sifat umum aktiva tetap membuat mereka rentan terhadap pencurian, karena berada di seluruh bisnis dan kemudian banyaknya kariawan yang berbeda. Beberapa faktor tambahan yang menunjukkan perlunya pengendalian internal atas proses aset tetap meliputi jumlah besar aktiva tetap, jumlah besar perubahan aset tetap (seperti penambahan, transfer, dan pelepasan), kemungkinan keusangan yang tinggi karena perubahan tehnological, keberadaan aktiva perjanjian sewa modal, dan lokasi aset tetap tersebar luas.

Perusahaan cenderung untuk menerapkan kontrol internal ketika mereka dapat membenarkan biaya dalam hal peningkatan manfaat. Oleh karena itu, perusahaan harus menilai risiko dari faktor-faktor seperti yang disebutkan sebelumnya, dan memutuskan pada pengendalian internal yang tepat.

Control:

Meminimalkan risiko terkait:

Otorisasi: ·         Persyaratan untuk persetujuan khusus untuk akuisisi barang dengan jumlah yang besar atau dimasukkan ke dalam anggaran modal. ·         Persetujuan manajemen perubahan aset tetap sebelum merekam transaksi. Pemisahan tugas: ·         Pemisahan tugas yang berkaitan dengan pemesanan aktiva tetap, menerima, persiapan buku besar pembantu, otorisasi akuisisi baru dan perubahan aktiva tetap, pengeluaran kas, sistem informasi, dan akuntansi umum. Catatan dan dokumen: ·         Memperbarui buku aset tetap anak perusahaan untuk semua transaksi akuisisi, pelepasan, dan perubahan. ·         Memperbarui jadwal penyusutan untuk periode depresiasi pada semua aset yang dapat disusutkan, dengan menggunakan dasar yang sesuai, tanggal, umur manfaat, dan metode. ·         Perhitungan dan pencatatan kerugian iklan keuntungan untuk semua penjualan aktiva tetap (jika ada). ·         Review buku aset tetap anak perusahaan dan jadwal penyusutan untuk keakuratan penghitungan dan kesepakatan dengan dokumentasi resmi. Keamanan:   ·         Kontrol fisik di area di mana aset tetap diadakan ·         Kontrol IT atas catatan komputer dan kontrol fisik di area penyimpanan catatan Cek Independen dan Rekonsiliasi: ·         Penghitungan capaian fisik aktiva tetap dan rekonsiliasi dengan buku aktiva tetap anak perusahaan. ·         Rekonsiliasi buku aset tetap dengan buku besar. ·         Review ulang buku aset tetap untuk memastikan bahwa perbaikan dan pemeliharaan biaya tidak dikapitalisasi ·         Rekonsiliasi akuisisi aset tetap dan biaya terkait dengan jumlah yang dianggarkan

o   Akuisisi tidak valid atau penipuan, vendor yang tidak valid, harga tidak disetujui, masalah waktu, catatan tidak akurat o   Transfer tidak sah atau palsu, pelepasan atau penyesuaian perkiraan, masalah waktu, duplikat transaksi o   Transaksi aktiva tetap tidak valid, jumlah yang tidak benar atau rekening, transaksi yang dihilangkan o   Transaksi fiktif, transaksi yang dihilangkan, masalah waktu o   Transaksi yang dihilangkan, jumlah yang salah, masalah waktu o   Transaksi yang dihilangkan, jumlah atau rekening yang salah o   Jumlah yang salah o   Aktiva tetap hilang atau dicuri o   Transaksi aktiva tetap yang tidak valid, jumlah yang tidak benar atau rekening, masalah waktu, salinan transaksi o   Curian atau penipuan Aset tetap, transaksi dihilangkan, duplikat pembelian, masalah waktu o   transaksi dihilangkan atau menggandakan aset tetap, jumlah atau rekening yang salah, masalah waktu, akumulasi salah atau posting ·         Jumlah atau rekening yang salah ·         Tidak Valid atau adanya transaksi yang hilang, salinan transaksi, jumlah yang salah atau rekening, masalah waktu

2.1.7    IT Systems Of Fixed Asset Processes

            Efisiensi dan efektivitas akuntansi untuk aset tetap dapat ditingkatkan melalui penggunaan khusus perangkat lunak manajemen aset. Perangkat lunak tersebut menyederhanakan

Ø  Pencatatan mengenai lokasi dan deskripsi aktiva tetap,

Ø  Penyusutan dan pemeliharaan catatan,

Ø   Jejak audit, dan

Ø   Hubungan ke buku besar.

            Banyak nya manfaat otomatis systems aset tetap. Sebagian besar perusahaan akan merasa jauh lebih mahal,  dan memakan waktu untuk mengelola asets tetap mereka dengan prosedur manual atau spreadsheet dibandingkan dengan membeli dan menerapkan software fixet asset.

            Sistem aktiva tetap berbasis komputer dapat menangani semua item yang terdaftar yang tidak bisa dengan sistem spreadsheet. Karena itu jelas mengapa sebagian besar perusahaan telah menggantikan sistem spreadsheet mereka dengan yang otomatis.

            Dengan sistem manajemen aset tetap otomatis, informasi yang terkait dengan akuisisi aset tetap dan perubahan aset yang ada adalah input ke dalam perangkat lunak oleh seorang karyawan di departemen akuntansi aset tetap. Hal ini dapat dilakukan secara real time atau dalam batch, tergantung pada kebutuhan pelaporan perusahaan dan volume transaksi. Bagi kebanyakan perusahaan, akuisisi aset tetap jarang dilakukan. Dengan demikian, pendekatan on-line yang paling masuk akal. Di sisi lain, untuk perusahaan besar yang memiliki banyak akuisisi, proses batch mungkin menjadi yang lebih baik.

            Semua kebijakan penyusutan informasi yang relevan juga harus di input dalam komputer sehingga sistem secara otomatis dapat mempersiapkan jadwal depresiasi dan memperbarui akun kontrol aktiva tetap di buku besar. Demikian pula, ketika informasi penjualan aset masuk, sistem dapat langsung menghapus catatan aset terkait dan mencatat keuntungan atau kerugian. Terlepas dari jenis informasi yang dimasukkan dalam sistem aktiva tetap, perusahaan harus menerapkan kontrol untuk memastikan bahwa akses yang tidak sah tidak terjadi. Pengendalian lingkunagn dapat ditingkatkan melalui pelaksanaan berbagai akses pengendalian, termasuk password, batasan pada jumlah karyawan yang memiliki akses ke sistem, dan batasan pada jumlah workstation komputer dimana informasi dapat dimasukkan.

2.1.8    Ethical issues related to payroll and fixed assets processes

            Sistem penggajian adalah target beberapa jenis skema penipuan. Cara yang paling umum menipu perusahaan melibatkan pemalsuan karyawan tidak jujur ​​'lembaran waktu dalam upaya untuk menerima kelebihan kompensasi. Ada banyak cara yang berbeda yang penipuan ini dapat dilakukan. Daftar berikut menyajikan beberapa sumber khas pemalsuan lembar waktu:

Ø  Ketinggian jam kerja

Ø  Pemalsuan lembur ataupun liburan waktu bekerja, dibayarkan pada tingkat yang lebih tinggi

Ø  Pemalsuan penjualan dalam rangka meningkatkan pembayaran komisi

Ø  Berlebihan biaya yang berhubungan dengan pekerjaan, yang dapat dilaporkan dengan lembar waktu dan diganti melalui gaji.

            Jenis lain dari waktu lembar pemalsuan dapat dilakukan dalam upaya karyawan untuk tidak adil mengambil cuti kerja. Banyak perusahaan memiliki kondisi tertentu di mana mereka membayar karyawan mereka untuk absen karena sakit, cacat, kesulitan pribadi, atau liburan. Karyawan yang tidak jujur ​​bisa memanfaatkan kebijakan ini untuk menerima kelebihan cuti.

            Skema penipuan dijelaskan melibatkan lembar waktu dipalsukan. Ulasan Pengawas lembar waktu sangat penting dalam mencegah jenis penipuan dan biaya yang signifikan bahwa perusahaan-perusahaan dapat menanggung dalam membayar kelebihan kompensasi. Tipe lain dari penipuan-gaji terkait adalah penciptaan karyawan fiktip. Sebuah karyawan fiktif adalah entitas yang menerima gaji, tetapi yang tidak benar-benar bekerja untuk perusahaan. Mungkin karyawan sebelumnya yang telah dihentikan atau sudah meninggal.

Petunjuk bahwa karyawan fiktif mungkin ada:

Ø  Daftar gaji mengidentifikasi  cek gaji tanpa pemotongan pajak yang memadai.

Ø  File Personil berisi salinan alamat, nomor jaminan sosial, atau nomor rekening bank.

Ø  Beban gaji lebih dari anggaran.

Ø  Cek gaji tidak diklaim jika kasir mendistribusikan.

Ø  Cek gaji berisi pengesahan ganda.

Informasi aset tetap lebih mungkin untuk dimanipulasi oleh manajemen secara tidak pantas/etis dengan meningkatkan laporan keuangan. Seringkali, ini terjadi ketika manajemen misclassifies biaya sebagai pembelian aset tetap.

2.1.9    Corporate Governance In Conversion Processes

Sebagai tambahan terhadap kebutuhan akan

Ø  Pengawasan manajemen yang kuat,

Ø  Pengendalian internal, dan

Ø  Praktek etika,

            Sementara tata kelola perusahaan sangat penting untuk semua proses bisnis, hal ini terutama penting dalam bidang penggajian dan aktiva tetap, di mana secara historis telah terjadi sejumlah besar kasus penipuan, pencurian, manipulasi, dan penyalahgunaan dana.

            Tanpa tata kelola perusahaan yang baik, lembar waktu dapat lebih mudah diubah, dana gaji dapat segera dicuri, dan aset tetap lebih cenderung disalahgunakan atau dicuri.