REVENUE AND CASH COLLECTION PROCESS AND CONTROLS

CHAPTER 8

REVENUE AND CASH COLLECTION PROCESS AND CONTROLS

GAMBARAN UMUM PROSES REVENUE

Ada banyak perusahaan yang menjual berbagai jenis produk dan jasa.Karena ada beberapa tipe dari berbagai perusahaan dan jenis barang-barang yang dijual , dan karena ada begitu banyak metode melakukan transaksi pendapatan, tidak mungkin untuk menyajikan contoh pendapatan dan prosess koleksi bisnis yang mewakili semua kemungkinan. Misalnya, pengecer dapat menjual produk mereka kepada konsumen melalui perusahaan yang dimiliki department store, menggunakan cash register dengan bar sistem yang disebut titik sistem pengkodean penjualan (POS). Sistem ini mencatat penjualan, mengumpulkan uang, dan memperbarui status persediaan semua pada saat penjualan. Di sisi lain, produsen dapat menjual produk ke perusahaan lain pada 30 hari persyaratan kredit, menyerahkan barang dan tagihan pelanggan di kemudian hari, dan mengumpulkan pembayaran setelah periode 30-hari.

Proses bisnis untuk perusahaan yang menjual ke perusahaan lain yang mungkin berbeda dari perusahaan yang menjual produk kepada konsumen. Sebuah contoh dari sebuah perusahaan yang menjual kepada konsumen akhir adalah Walmart, sedangkan contoh sebuah perusahaan yang menjual ke perusahaan lain adalah Procter & Gamble (P & G). P & G menjual produk konsumen, seperti Crest® pasta gigi, untuk perusahaan (seperti Walmart) yang kemudian dijual kembali kepada konsumen. Walmart berfungsi sebagai orang tengah yang membeli pasta gigi dari P & G dan menjual kembali kepada konsumen. Proses bisnis yang Walmart terlibat dalam menghasilkan dan mengumpulkan pendapatan jauh berbeda dengan P & G. Bab ini dimulai dengan menggambarkan seperangkat proses pendapatan dan penerimaan kas bagi perusahaan yang menjual barang ke perusahaan lain. peta proses bisnis, diagram alur dokumen, dan diagram aliran data dimasukkan sebagai representasi visual dari kegiatan usaha. Namun, proses yang digambarkan dan dijelaskan dalam bab ini dapat fokus hanya pada karakteristik umum dari perusahaan-perusahaan tersebut. tidak semua perusahaan melakukan bisnis persis seperti yang disajikan dalam bab ini.

 

Gambar menunjukkan proses penerimaan bagian dari sistem akuntansi secara keseluruhan yang merupakan subjek dari bab ini. Pada perusahaan besar , ada mungkin seribu atau seratus ribu transaksi penjualan yang terjadi setiap hari. Perusahaan harus mempunyai sistem dan proses untuk menangkap , merekam, mensummary dan melaporkan hasil dari transaksi yang ada. Proses adalah kebijakan dan prosedur yang karyawan yang harus ikuti dalam menyelesaikan penjualan, menangkap data pelanggan Dan jumlah penjualan, dan routing dokumen penjualan yang dihasilkan ke departemen yang tepat dalam perusahaan.  Sistem akuntansi menggunakan aliran  dokumen penjualan ke berbagai departemen untuk merekam, meringkas, dan melaporkan hasil transaksi penjualan.Misalnya, ketika penjualan terjadi, informasi yang dihasilkan dari penjualan yang harus mengalir ke sistem perekaman penjualan, akun sistem piutang dan kas koleksi, dan sistem pelacakan persediaan. dalam sistem TI akuntansi, sistem pencatatan dan pengolahan disebut sistem pemrosesan transaksi. dengan demikian, ada serangkaian proses dalam perusahaan untuk melakukan penjualan dan rute informasi penjualan, dan ada TPS dalam sistem IT untuk merekam, meringkas, dan transaksi penjualan laporan.

Transaksi penjualan yang terjadi sehari-hari juga menghasilkan transaksi terkait lainnya. transaksi tersebut adalah pergerakan persediaan untuk pelanggan, pencatatan piutang dan selanjutnya arus kas masuk dan kembali penjualan dari pelanggan. Proses untuk masing-masing jenis transaksi harus ada bagi perusahaan untuk melakukan transaksi setiap hari. Proses bisnis yang umum di perusahaan-untuk -Perusahaan transaksi penjualan adalah sebagai berikut :

1.      Mengumpulkan data pesanan dari pelanggan. (perusahaan lain, bukan konsumen pengguna akhir)

2.      Mengirimkan barang.

3.      Rekam piutang dan tagihan pelanggan.

4.      Menangani pengembalian produk dan mengeluarkan kredit yang sesuai

5.      Kumpulkan uang tunai.

6.      Memperbarui catatan, seperti piutang, kaspersediaan, pendapatan, dan COGS.

Jenis proses ini dibagi ke dalam kelompok berikut :

1.      Proses penjualan termasuk pemesanan, pengiriman, dan billing

2.      Proses retur penjualan

3.      Proses collection kas.

Walaupun perusahaan yang berbeda melakukan bisnis berbeda, ada cenderung kesamaan dalam cara mereka melakukan proses bisnis terkait. misalnya proses penjualan umumnya melibatkan penerimaan pesanan pelanggan untuk produk atau jasa, pengiriman produk atau jasa, dan penagihan pelanggan untuk proses-proses produk atau jasa penjualan juga perlu latihan penunjang seperti pemeriksaan kredit dan otorisasi stok. sebagian besar perusahaan melakukan jenis ini transaksi bisnis; Namun, cara mereka melakukannya cenderung berbeda. misalnya, meskipun sebagian besar perusahaan mengumpulkan data pesanan dari pelanggan, dengan cara menerima data pesanan dapat bervariasi. perintah dapat berupa order pembelian dikirim, perintah website, atau perintah EDI.

Retur penjualan adalah pengecualian proses penjualan; mereka pada dasarnya pembalikan penjualan yang terjadi ketika produk yang kembali dari pelanggan. proses penjualan kembali umumnya melibatkan penerimaan barang dan penyesuaian rekening nasabah, persediaan rekaman saham, dan laporan akuntansi lainnya.

Pengumpulan kas  hasil dari transaksi penjualan selesai, pada saat kas diterima dari pelanggan, harus disimpan di bank. di samping itu, proses pengumpulan kas melibatkan memperbarui dan rekonsiliasi kas suatu saldo rekening nasabah

Bab ini juga mempertimbangkan risiko berikut yang dapat mempengaruhi proses pendapatan dan pengumpulan kas :

1.      Transaksi yang dicatat mungkin tidak sah atau lengkap; yaitu, mereka mungkin melibatkan pelanggan fiktif, jumlah yang salah atau istilah, atau duplikasi salah.

2.      Transaksi dapat dicatat dalam jumlah yang salah

3.      Transaksi yang valid mungkin telah dihilangkan dari catatan

4.      Transaksi mungkin telah dicatat dalam rekening nasabah yang salah
transaksi mungkin belum tercatat pada waktu yang tepat
transaksi mungkin belum akumulasi atau ditransfer ke catatan akuntansi benar

Prosedur Intenal kontrol dan IT kontrol yang membantu mengurangi risiko tersebut disajikan dalam gambar mengikuti diskusi setiap kategori proses.

PROSES PENJUALAN

Proses bisnis peta di Gambar 8-2 menggambarkan kegiatan yang berkaitan dengan proses penjualan. Bagan 8-3 menunjukkan diagram alur dokumen untuk proses penjualan, dan Bukti 8-4 menunjukkan proses penjualan dalam data flow diagram (DFD). Proses ini dimulai ketika seorang pembeli, atau pelanggan, tempat pesanan dengan perusahaan. Bentuk menunjuk aturan ini disebut secara berbeda oleh pelanggan dan penjual. Dari perspektif pelanggan, urutan ini disebut order pembelian (karena melakukan pembelian), sedangkan penjual mengacu pada urutan yang sama ini sebagai sales order (karena melakukan penjualan). Pesanan pembelian Seorang pelanggan adalah dokumen sumber yang menyampaikan rincian tentang pesanan. Ketika pesanan pembelian pelanggan diterima, harus dimasukkan ke dalam sistem penjual sebagai sales order. Tergantung pada tingkat komputerisasi sistem penjual, ini bisa menjadi baik masuk atau membaca secara otomatis oleh sistem manual.

Order penjualan dihitung berdasarkan harga jual saat ini barang-barang yang dijual. Sumber harga ini adalah daftar harga. Daftar harga adalah seluruh rangkaian pra didirikan dan disetujui harga untuk setiap produk. Pada kebanyakan sistem software akuntansi, harga jual yang melekat pada setiap produk dalam persediaan perusahaan. Pameran 8-5 (pada halaman 307) menunjukkan daftar harga untuk produk di Microsoft Dynamics®. Perhatikan bahwa item yang sama termasuk harga yang berbeda untuk penjualan per kasus dan penjualan unit individu

Sekali order penjualan adalah dalam sistem, status kredit pelanggan harus diperiksa. untuk pelanggan yang sudah ada, penjualan baru pada account harus disetujui hanya jika ditentukan bahwa pelanggan tidak melebihi batas kredit yang telah ditetapkan. batas kredit adalah jumlah dolar maksimum yang pelanggan diperbolehkan untuk membawa sebagai saldo piutang rekening. setiap pelanggan harus memiliki batas kredit pra didirikan, yang menunjuk jumlah maksimum kredit perusahaan bersedia untuk memperpanjang kepada pelanggan. batas kredit dapat disesuaikan berdasarkan riwayat pembayaran dan saat ini jumlah penjualan tertagih beredar

RISIKO DAN KONTROL DALAM PROSES PENJUALAN

Manajemen harus berusaha untuk mencapai sistem kontrol internal, dengan menggunakan kedua prosedur manual dan diprogram untuk meminimalkan kemungkinan kesalahan atau penipuan. Sayangnya, keberadaan pengendalian internal yang baik tidak selalu berhubungan dengan kesuksesan finansial dalam hal kemampuan perusahaan untuk menghasilkan uang; pengendalian internal tidak menjamin penjualan yang tinggi dan keuntungan. Namun, kontrol internal yang efektif dan efisien dapat mengurangi manajer waktu berharga yang mungkin akan dihabiskan untuk akuntansi atau masalah operasional, sehingga memungkinkan bagi mereka untuk mencurahkan lebih banyak perhatian pada pertumbuhan pendapatan dan pengurangan biaya.

Dalam hal dari lima kegiatan pengendalian internal yang dijelaskan dalam Bab 3, berikut ini adalah prosedur umum yang terkait dengan proses penjualan:

Otorisasi Dari Transaksi

Individu tertentu dalam perusahaan harus memiliki tanggung jawab otoritatif untuk menetapkan harga jual, syarat pembayaran, batas kredit, dan pedoman untuk menerima pelanggan baru. Hanya karyawan yang ditunjuk harus melakukan fungsi otorisasi tersebut. Orang-orang tertentu harus memiliki metode yang diakui berkomunikasi saat transaksi penjualan telah resmi. Misalnya, persetujuan sering didokumentasikan oleh tanda tangan atau inisial pada order penjualan atau dokumen pengiriman. Tanda tangan seperti menunjukkan bahwa karyawan yang ditunjuk telah memverifikasi bahwa penjualan adalah untuk pelanggan diterima, kredit pelanggan telah disetujui:

Jika order penjualan untuk pelanggan baru, kelayakan kredit pelanggan yang harus dievaluasi sebelum penjualan disetujui. sebagai pelanggan baru dimasukkan ke dalam sistem, batas kredit harus diatur untuk mereka. pameran 8-6 menunjukkan batas kredit dari $ 20,000 untuk pelanggan, perusahaan asuransi terkait, karena akan didirikan di GP dinamis microsoft. software akuntansi. apakah itu baru atau pelanggan yang sudah ada, data pelanggan harus diperiksa untuk menentukan apakah akan menerima penjualan.

            Jika pelanggan tidak melebihi batas kredit, pesanan diterima dan pelanggan diberitahu. lagi, adalah penting untuk menentukan apakah penjualan ini akan mendorong pelanggan melebihi batas kredit yang telah ditetapkan. dalam referensi untuk menunjukkan 8-6 jika saldo rekening ini pelanggan menunjukkan bahwa berutang $ 15,000 dari penjualan sebelumnya, perusahaan tidak akan bersedia untuk mengotorisasi penjualan lain untuk pelanggan ini untuk jumlah lebih dari $ 5000, saldo keseluruhan rekening yang dihasilkan yang kemudian akan melebihi batas kredit yang telah ditetapkan juga penting untuk memeriksa persediaan untuk menentukan apakah barang pesanan dalam saham. jika item dalam saham, daftar pick disiapkan. daftar pick mendokumentasikan jumlah dan deskripsi dari produk yang dipesannya. item pada daftar pick pick harus ditarik dari rak gudang dan dikemas untuk pelanggan. slip kemasan (atau daftar kemasan) disiapkan oleh personil gudang daftar semua item yang termasuk dalam pengiriman. untuk penjualan perusahaan-to-perusahaan, barang biasanya dikirim oleh operator umum seperti perusahaan truk atau pembawa kereta api. Persyaratan dalam perjanjian antara perusahaan dan operator didokumentasikan dalam bill of lading. Akhirnya, catatan persediaan diperbarui untuk mencerminkan penurunan persediaan, dan log pengiriman dipersiapkan. log pengiriman adalah daftar kronologis pengiriman yang memungkinkan manajemen untuk melacak status penjualan dan untuk menjawab pertanyaan pelanggan tentang status pesanan.

Setelah pengiriman telah terjadi, pelanggan harus ditagih untuk penjualan. faktur penjualan disiapkan dan dikirim ke pelanggan. faktur penjualan (biasanya disebut sebagai tagihan) memberikan rincian penjualan dan permintaan pembayaran. waktu proses penagihan penting. karena pelanggan akan bahagia jika mereka ditagih sebelum mereka menerima barang yang dibeli, penagihan tidak harus dilakukan sebelum pengiriman. Namun, penting untuk menghindari menunggu sangat lama setelah pengiriman untuk tagihan pelanggan, karena itu akan menunda pengumpulan uang tunai. saat pelanggan ditagih, catatan piutang akuntan harus dicatat dalam jurnal penjualan sehingga jumlah tersebut akan dimasukkan dalam pendapatan selama periode fiskal saat ini. jurnal penjualan adalah jurnal khusus yang mencatat transaksi penjualan. berkala, jumlah penjualan dalam jurnal penjualan diposting ke buku besar. banyak perusahaan juga menyiapkan laporan rekening nasabah secara teratur untuk mengumpulkan dan merangkum semua transaksi yang telah terjadi antara pelanggan dan perusahaan dalam jangka waktu.

Pemisahan Tugas

Dalam proses penjualan, tugas akuntansi yang berkaitan dengan memesan entri, persetujuan kredit, pengiriman, penagihan, sistem informasi, dan kebutuhan akuntansi umum untuk dipisahkan dalam rangka memenuhi tujuan pengendalian internal. ingat bahwa individu dengan tanggung jawab otoritatif tidak seharusnya juga memiliki akses ke catatan terkait atau pengawasan atas aset yang terkait. di samping tanggung jawab otorisasi saja dijelaskan, tugas sistem informasi tertentu termasuk dalam proses penjualan, seperti entri data, pemrograman, operasi TI, dan keamanan. fungsi perekaman meliputi persiapan pesanan penjualan, pengiriman log, dan faktur penjualan, serta yang laporan akuntansi umum seperti jurnal penjualan, akun catatan anak Dan laporan pelanggan piutang, buku besar, sebuah laporan keuangan. Akhirnya, fungsi tahanan termasuk penanganan produk dan menyiapkan barang untuk pengiriman. Idealnya, pengendalian internal yang baik dalam proses penjualan mengharuskan akuntansi untuk persediaan benar-benar terpisah dari penanganan produk. juga, setiap orang yang memelihara rekening rinci catatan piutang tidak juga harus bertanggung jawab untuk menjaga buku besar untuk atau penanganan kas

Catatan Dan Dokumen Yang Memadai

Mereka yang bertanggung jawab untuk merekam penjualan harus memastikan bahwa dokumen pendukung dipertahankan dan terorganisir. sebagai catatan siap, mereka harus dibandingkan dengan informasi pendukung untuk memastikan mereka akurat dan mencegah duplikasi. sales order, pengiriman, log, faktur, laporan rekening nasabah, dan dokumen terkait lainnya harus menyimpan dan diajukan. file rekaman ae sering diselenggarakan oleh nama pelanggan atau urutan numerik dari dokumen. ketika perusahaan menjelaskan urutan numerik dokumen mereka, adalah mungkin untuk meninjau daftar untuk menentukan apakah telah terjadi kelalaian.

Selain jika personil akuntansi membandingkan dokumen yang berbeda yang membentuk setiap transaksi, mereka dapat mengetahui apakah transaksi telah dilakukan dengan benar. misalnya, ketika pesanan pelanggan, packing list, catatan pengiriman, dan faktur untuk transaksi dipertahankan dengan baik, personil dapat memverifikasi bahwa catatan mencerminkan untuk memperbaiki kuantitas, harga, pelanggan, waktu, dll

Keamanan Aset Dan Dokumen

Persediaan perusahaan produk harus dilindungi oleh kontrol fisik di gudang. beberapa contoh kontrol fisik kamera pengintai, penjaga keamanan, dan sistem alarm. juga, file data, program produksi, dan catatan akuntansi masing-masing harus dilindungi dari akses yang tidak sah. password, salinan cadangan, dan kontrol fisik (seperti lemari arsip terkunci) dapat melindungi catatan perusahaan.

Cek Dan Rekonsiliasi Independen

Dalam rangka untuk meningkatkan akuntabilitas proses penjualan, perusahaan harus menerapkan prosedur dimana pemeriksaan independen dan rekonsiliasi catatan dilakukan secara teratur. prosedur ini paling efektif ketika mereka dilakukan oleh seseorang yang independen dari otoritas, rekaman, dan fungsi tahanan terkait. dalam proses penjualan, jenis yang paling umum dari pemeriksaan independen mencakup verifikasi informasi dalam jurnal penjualan dan penjualan faktur, rekonsiliasi rekening rinci piutang dengan faktur dan dengan buku besar, dan rekonsiliasi catatan persediaan aktual (dihitung) kuantitas produk di tangan.

Pertimbangan Biaya-Manfaat

Perusahaan cenderung menerapkan pengendalian internal hanya jika mereka melihat manfaat kontrol sebagai lebih besar dari biaya melaksanakan tugas. sejauh mana perusahaan menerapkan kontrol tergantung pada banyak faktor, termasuk jenis produk yang dijual, bisnis atau industri faktor, dan kesadaran kontrol keseluruhan manajemen. Berikut ini adalah beberapa contoh karakteristik yang menunjukkan bahwa perusahaan mungkin lebih berisiko terhadap proses penjualan

·         Perubahan sering dibuat untuk harga jual atau pelanggan.

·         Struktur harga yang kompleks atau berdasarkan estimasi

·         Volume besar transaksi dilakukan.

·         Perusahaan besar tergantung pada pelanggan utama tunggal atau sangat sedikit

·         Pengiriman yang dibuat oleh penerima barang atau di bawah pengaturan lainnya tidak dikontrol langsung oleh perusahaan.

·         Bauran produk sulit untuk membedakan.

·         Pengiriman dan / atau pencatatan dilakukan di beberapa lokasi.

Ketika salah satu jenis kondisi yang ada, manajemen harus sangat memperhatikan pengendalian inter        nal yang berada di tempat untuk memastikan sistem yang baik dikendalikan. Seperti yang disebutkan sebelumnya, efektivitas pengendalian diukur oleh kemampuan mereka untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan dan penipuan. Dalam menentukan kemungkinan kesalahan, atau penipuan, akuntan harus mempertimbangkan risiko yang ada dalam proses bisnis perusahaan. Exibit 8-7 menyajikan ringkasan dari hubungan antara kontrol dan resiko untuk proses penerimaan. Exibit ini tidak mencakup semua kontrol mungkin dan risiko seputar proses penerimaan, tetapi menyajikan kontrol yang digunakan untuk memperbaiki beberapa masalah umum yang mungkin dihadapi

PROSES RETUR PENJUALAN

Hal ini hampir selalu terjadi bahwa sebagian kecil dari penjualan yang dilakukan kepada pelanggan akhirnya akan dikembalikan kepada penjual. Perusahaan harus memiliki prosedur di tempat untuk menerima barang kembali, mengkredit rekening nasabah, dan menempatkan barang-barang kembali persediaan. Bukti 8-8 adalah proses peta proses pengembalian penjualan sampel. Bagan 8-9 menunjukkan diagram alur dokumen untuk proses penjualan kembali, dan Bagan 8-10 menunjukkan proses penjualan kembali dalam data flow diagram (DFD).

Ketika pelanggan kembali barang, barang ditangani oleh departemen penerima. Barang kembali biasanya disertai dengan dokumentasi dari pelanggan, seperti bill of lading dan kemasan slip. Barang harus diperiksa untuk kemungkinan kerusakan, dan salinan faktur penjualan asli harus mengkonfirmasi penjualan historis barang. Log menerima disiapkan yang berisi daftar urutan kronologis dari semua item dikembalikan, dan laporan penerimaan mencatat jumlah yang diterima. Sebuah laporan penerimaan adalah dokumen sumber yang diisi oleh personel di dermaga menerima yang mendokumentasikan kuantitas dan kondisi barang yang diterima. Jika barang dikembalikan diterima, mereka ditempatkan kembali di lokasi yang tepat di gudang dan catatan persediaan diperbarui untuk mencerminkan peningkatan persediaan.

Sebuah nota kredit disiapkan untuk mendokumentasikan kembali dan untuk menyesuaikan jumlah status kredit pelanggan. jurnal memo kredit harus dipertahankan dalam rangka memberikan daftar lengkap dari semua kredit yang dikeluarkan. mengacu pada faktur penjualan asli dan daftar harga yang disetujui akan memastikan bahwa kredit diberikan untuk jumlah yang benar. kadang-kadang, cek pengembalian dana mungkin dikeluarkan untuk pelanggan. dalam hal lainnya, akun saldo piutang pelanggan akan disesuaikan dengan item dikembalikan.

RISIKO DAN KONTROL DALAM PROSES RETURN SALES

Dalam hal dari lima kegiatan pengendalian internal, kontrol spesifik berikut harus dilaksanakan selama proses retur penjualan:

Otorisasi Dari Transaksi

Individu yang ditunjuk tertentu dalam perusahaan harus diberi kewenangan untuk mengembangkan kebijakan pengembalian penjualan, otorisasi retur penjualan, dan menyetujui memo kredit. Orang lain dalam organisasi harus mengakui orang-orang tertentu dan tidak harus memproses pengembalian jika mereka belum disetujui oleh orang yang ditunjuk.

Pemisahan tugas

Untuk retur penjualan, sistem yang efektif pengendalian internal mensegregasikan individu dengan tugas otoritatif (seperti yang sudah dibahas) dari mereka yang bertanggung jawab untuk merekam (inisiasi memo kredit dan penyusunan jurnal memo kredit) dan tahanan (menerima produk yang dikembalikan dan mentransfer mereka ke daerah yang tepat di gudang). Idealnya, setiap orang yang melakukan aktivitas memo kredit tidak juga harus bertanggung jawab untuk entri data, persetujuan kredit, pengiriman dan persediaan penanganan, penagihan, sistem informasi, atau akuntansi umum.

Catatan Dan Dokumen Yang Memadai

Pengendalian internal atas catatan retur penjualan   sama dengan  proses penjualan, dimana laporan yang mendokumentasikan pergerakan barang dan pemberitahuan terkait dengan pelanggan harus dikeluarkan secara berurutan, terorganisir, dan disimpan. di samping itu, penting untuk mencocokkan  laporan penrimaan retur  dengan memo kredit masing-masing untuk memastikan bahwa perusahaan mengeluarkan kredit untuk semua retur  dan untuk jumlah yang tepat. Retur  juga cocok dengan faktur penjualan asli untuk memverifikasi jumlah, harga, dan keterangan barang. Kredit retur produk harus selalu dimasukan dalam laporan akun customer. 

Keamanan Aset Dan Dokumen

File data, program produksi dan piutang pencatatan harus harus dibatasi pada mereka yang secara khusus berwenang untuk menyetujui atau mencatat transaksi yang terkait. penjagaan aset terkait harus dikontrol dan terbatas pada mereka khusus ditunjuk untuk menangani penerimaan atau memindahkan produk yang dikembalikan. jaminan atas pengembalian memiliki persyaratan keamanan yang sama untuk proses penjualan.

Cek Dan Rekonsiliasi Independen

Beberapa prosedur pengendalian internal khusus yang harus dilakukan untuk mencapai akuntabilitas untuk proses pengembalian dijual disajikan dalam exibit 8-11. Fungsi ini harus dilakukan oleh orang lain selain karyawan (s) bertanggung jawab untuk reguler otorisasi, pencatatan, dan penjagaan transaksi dan aset dalam proses-proses ini. kontrol yang mirip dengan yang dilakukan dalam proses penjualan, kecuali bahwa memo kredit dan reciving laporan adalah dokumen baru yang dihasilkan berupa penjualan transaksi kembali.

Pertimbangan Biaya-Manfaat

Beberapa keadaan yang ada dalam perusahaan yang menunjukkan tingkat resiko yang tinggi yang disajikan di sini:

·         Kuantitas produk yang dikembalikan seringkali sulit untuk menentukan

·         Ada volume tinggi aktivitas memo kredit
harga produk sering berubah, atau struktur harga dinyatakan kompleks

·         Retur  diterima di berbagai lokasi, atau penerbitan memo kredit dapat terjadi di lokasi yang berbeda.

·         Perusahaan tergantung pada pelanggan tunggal atau sangat sedikit pelanggan utama

·         Retur diterima oleh penerima barang atau di bawah pengaturan lainnya tidak secara langsung dikendalikan oleh perusahaan

PROSES COLLECTION KAS

Perusahaan-to-perusahaan penjualan biasanya dibuat pada account, dan rentang waktu yang diberikan bagi pelanggan untuk membayar. Sebuah contoh dari persyaratan kredit penjualan akan bersih 30. Ini berarti pelanggan memiliki 30 hari setelah tanggal faktur untuk membayar. Oleh karena itu, waktu koleksi kas adalah sedemikian rupa sehingga akan ada beberapa jumlah hari antara tanggal faktur dan koleksi uang tunai. Jumlah aktual hari tergantung pada persyaratan kredit dari penjualan dan ketekunan pelanggan dalam membayar tepat waktu. Ketika pelanggan mengirimkan cek, perusahaan harus memiliki proses untuk benar menangani tanda terima. Karyawan yang tepat harus sesuai dengan cek dengan faktur penjualan terkait, deposit dana secara tepat waktu, dan memperbarui pelanggan dan uang tunai catatan. Pameran 8-12 adalah proses peta proses pengumpulan uang tunai. Pameran 8-13 menunjukkan flowchart dokumen proses pengumpulan kas, dan pameran 8-14 menunjukkan proses pengumpulan kas dalam data flow diagram (DFD).

Penerimaan dari pelanggan biasanya mencakup pengiriman uang, yang merupakan dokumentasi yang menyertai pembayaran yang mengidentifikasi nomor rekening pelanggan dan faktur yang pembayaran berlaku. Sebuah contoh dari pengiriman uang dalam kehidupan pribadi Anda adalah pada pernyataan kartu kredit Anda. Bagian dari pernyataan Anda dimaksudkan untuk terlepas dan dikirimkan dengan pembayaran Anda. Remittance ini yang Anda kembali memungkinkan perusahaan untuk benar menerapkan pembayaran Anda ke rekening Anda. Dalam kasus perusahaan-to-perusahaan penjualan. a menyarankan remittance mengidentifikasi nomor rekening pelanggan untuk Wich pembayaran harus diterapkan

RISIKO DAN KONTROL DALAM PROSES COLLECTION KAS

Kita sekarang beralih perhatian kita kontrol internal yang spesifik dan risiko terkait yang berhubungan dengan penerimaan kas dari pendapatan penjualan. Beberapa pengendalian internal hadir dalam proses penerimaan kas adalah sebagai berikut.

Otorisasi Dari Transaksi

Individu yang tepat harus diberikan tanggung jawab untuk membuka dan menutup semua rekening bank dan menyetujui deposito bank atau transfer dana elektronik. Hal ini memastikan bahwa catatan diperbarui hanya untuk transaksi yang berwenang.

Pemisahan Tugas

Seperti yang Anda tahu, tugas otorisasi (dijelaskan sebelumnya) harus dipisahkan dari pencatatan dan tahanan tugas. Tanggung jawab Merekam termasuk mempertahankan jurnal penerimaan kas, memperbarui akun catatan piutang bagi nasabah perorangan, dan posting total buku besar pembantu ke buku besar. Tanggung jawab Penitipan termasuk membuka surat, menyiapkan daftar koleksi, penanganan penerimaan mata uang dan cek, dan menyiapkan deposito bank. Minimal, mereka yang menangani uang tunai tidak boleh memiliki kewenangan untuk mengakses uang tunai atau akuntansi catatan perusahaan atau mendamaikan rekening bank. Selain itu, mereka yang bertanggung jawab atas program sistem informasi atau kontrol tidak seharusnya juga memiliki akses ke kas  atau akuntansi catatan. Selain itu, orang yang bertanggung jawab untuk menjaga catatan rinci untuk penerimaan kas harian atau rekening pembantu piutang  tidak seharusnya juga memiliki akses ke jurnal umum.

Catatan Dan Dokumen Yang Memadai

Penerimaan kas daftar harus disiapkan setiap hari, sehingga activitiy harian koleksi harus dirujuk ke dokumentasi pendukung dari deposito bank. penerimaan deposito bank harus dipertahankan dan diajukan secara kronologis, dan teratur, rekonsiliasi bank tepat waktu harus disiapkan dan disimpan.

SISTEM-ENABLED IT PROSES PENDAPATAN DAN PENGUMPULAN KAS

Bagian sebelumnya menggambarkan proses yang terkait dengan transaksi pendapatan. Selain kegiatan yang berlangsung di dalam proses-proses tersebut, juga harus ada akuntansi sistem untuk merekam, meringkas, dan melaporkan hasil transaksi yang terkait. Dalam sebagian besar organisasi, sistem informasi akuntansi terdiri dari perangkat keras dan perangkat lunak dalam sistem IT. Namun, ada berbagai seperti dalam sistem software akuntansi dalam hal ukuran, kompleksitas, dan tingkat otomatisasi yang tidak mungkin untuk menggambarkan semua berbagai macam sistem. Secara umum, sebagai kompleksitas dan otomatisasi meningkat, ada proses manual yang lebih sedikit dan proses yang lebih terkomputerisasi. Hal ini biasanya benar mengenai ukuran juga: sistem TI yang lebih besar umumnya memiliki proses manual yang lebih sedikit dan proses yang lebih terkomputerisasi. Proses komputerisasi yang lebih berarti akan ada kebutuhan yang lebih besar untuk jenis ini mengendalikan dijelaskan pada Bab 4, dan umumnya berarti bahwa ada dokumen kertas lebih sedikit dalam proses. Sebagai ilustrasi sederhana, mempertimbangkan dua jenis restoran Anda dapat mengunjungi. Restoran kecil, milik keluarga mungkin tidak menggunakan komputer sama sekali, dan server hanya dapat menulis pesanan Anda pada pada. Di sisi lain, rantai restoran besar mungkin memiliki sistem sepenuhnya didasarkan pada komputer, di mana server memasukkan perintah pada layar sentuh dari perangkat genggam yang mengirimkan perintah ke dapur. Restaurant  milik keluarga akan tidak memiliki kebutuhan computer control, sementara restoran rantai akan perlu banyak komputer berbasis kontrol.

bagian berikut memberikan gambaran tentang sistem pengolahan pendapatan yang khas dan beberapa sistem TI khusus

E – BUSINESS SYSTEMS AND THE RALATED RISKS AND CONTROLS

E-bisnis ini terdiri dari penjualan business-to-business (B2B) dan business-to-customer (B2C). Penjualan B2C adalah kebanyakan orang-orang yang familiar dengan perusahaan retail atau jasa yang menjual langsung ke pelanggan dengan menggunakan website atau sering juga disebut dengan e-commerce. Sebaliknya, penjualan B2B meliputi antarperusahaan menggunakan website untuk menjual produk dan jasanya.

Keuntungan dari B2B dan B2C meliputi:

1.      Mengurangi  biaya seperti biaya marketing, pegawai dan paperwork yang menjadi lebih murah

2.      Siklus penjualan yang lebih pendek karena mengurangi waktu untuk tempat order, deliver the order and collect payment

3.      Meningkatkan keakuratan dan kehandalan dari data penjualan.

4.      Meningkatkan pasar utama untuk produk dan jasa.

Perdagangan elektronik (bahasa Inggris: electronic commerce, juga e-commerce) adalah penyebaran, pembelian, penjualan, pemasaran barang dan jasa melalui sistem elektronik seperti internet atau televisi, www, atau jaringan komputer lainnya. E-commerce dapat melibatkan transfer dana elektronik, pertukaran data elektronik, sistem manajemen inventori otomatis, dan sistem pengumpulan data otomatis.Industri teknologi informasi melihat kegiatan e-commerce ini sebagai aplikasi dan penerapan dari e-bisnis (e-business) yang berkaitan dengan transaksi komersial, seperti: transfer dana secara elektronik, SCM (supply chain management), pemasaran elektronik (e-marketing), atau pemasaran online (online marketing), pemrosesan transaksi online (online transaction processing), pertukaran data elektronik (electronic data interchange /EDI), dan lain-lain.

E-commerce merupakan bagian dari e-business, di mana cakupan e-business lebih luas, tidak hanya sekedar perniagaan tetapi mencakup juga pengkolaborasian mitra bisnis, pelayanan nasabah, lowongan pekerjaan dll. Selain teknologi jaringan www, e-commerce juga memerlukan teknologi basis data atau pangkalan data (databases), surat elektronik (e-mail), dan bentuk teknologi non komputer yang lain seperti halnya sistem pengiriman barang, dan alat pembayaran untuk e-dagang ini.

Trade Loading dan Channel Stuffing merupakan praktik yang gila; licik; dan tidak ekonomis; melalui praktik ini pabrikan membujuk (dengan penjualan, laba, dan pangsa pasar yang sebenarnya tidak mereka miliki) pelanggan mereka untuk membeli produk dari pada yang bisa mereka jual kembali atau dengan kata lain mencatat pembukuan hari ini untuk pendapatan yang akan datang.

ELECTRONIC DATA INTERCHANGE (EDI) SYSTEMS AND THE RISKS AND CONTROLS

EDI merupakan suatu proses transfer data yang terstruktur, dalam format standar yang disetujui, dari satu sistem komputer ke sistem komputer lainnya, dalam bentuk elektronik. Istilah ini umumnya dipakai dalam konteks perdagangan dan bisnis, khususnya perdagangan elektronik atau e-dagang. Biasanya digunakkan oleh perusahaan-perusahaan dalam memudahkan proses pertukaran data transaksi yang berulang-ulang antar perusahaan. EDI sangat bergantung kepada pengembangan format standar untuk dokumen-dokumen bisnis seperti faktur, pesanan pembelian, dan surat tanda terima. Harus ada persetujuan dari pelaku-pelaku bisnis yang terkait dan pengakuan di tingkat nasional maupun internasional untuk dapat menggunakan format-format standar ini dan mentransmisikan data secara elektronik.

Keuntungan dari penggunaan EDI meliputi:

• Penghematan biaya. Biaya untuk membayar peralatan, prangko, jasa pos, pegawai dan petugas dapat dikurangi karena sistem EDI telah menyederhanakan semua ini ke dalam sebuah urutan yang sistematis dan otomatis.
• Minimalisasi kesalahan. Kesalahan yang sering terjadi dalam pekerjaan manual biasa terjadi karena bekerja menggunakan kertas dilakukan oleh manusia, sedangkan sistem EDI adalah sistem yang berbasis komputer sehingga kesalahan dalam proses pertukaran informasi dapat dikurangi oleh kalkulasi komputer.
• Respon yang cepat. Cara pemesanan tradisional yang menggunakan kertas membutuhkan waktu berhari-hari untukdokumen-dokumen transaksi mencapai tujuan pengirimannya. Waktu dalam penungguan ini sebenarnya mempunyai nilai yang cukup berarti bagi para pelaku bisnis. Sistem EDI yang menggunakan bentuk elektronik dalam proses pengiriman dapat dalam sekejap mengirimkan dokumen - dokumen transaksi kepada para pelaku bisnis sehingga mereka mempunyai waktu yang lebih banyak untuk menentukan manuver-manuver bisnis.
• Aliran kas. Siklus dalam perdagangan menjadi lebih cepat seiring mempercepatnya proses pesanan dan pengiriman yang juga memengaruhi kecepatan pembayaran. Bertambah cepatnya pembayaran akan berdampak pada meningkatnya arus kas.
• Peluang dalam bisnis. Jumlah pelanggan meningkat dan mereka biasanya hanya akan berbisnis dengan pemasok yang menggunakan EDI. Persaingan pun meningkat dalam memulai bisnis baru karena adanya penggunaan EDI. Industri supermarket dan perakit kendaraan merupakan contoh bisnis yang banyak menggunakan EDI dalam kemitraannya.

Resiko dari penggunaan EDI:

-          Security and confidentiality:

1.      Akses tanpa otorisasi

2.      Mitra dagang mendapatkan akses tanpa diotorisasi

3.      hacker atau jaringan pembobolan lainnya

4.      penolakan transaksi penjualan

-          Processing integrity

1.      data yang tidak valid dimasukkan oleh mitra dagang

2.      Audit trail lengkap

3.      kesalahan ketika mengintegrasikan data ke sistem back end seperti akuntansi, proses pembayaran, dan sistem perangkat lunak pemenuhan pesanan

-          availability

kegagalan sistem seperti kegagalan hardware dan software yang menghalangi pelanggan dari akses ke sistem EDI

Kontrol yang bisa digunakan untuk menghadapi resiko tersebut diatas adalah authentication, enkripsi, logging transaksi, total control dan pengakuan (acknowledgement).

POINT OF SALE (POS) SYSTEMS AND THE RELATED RISKS AND CONTROLS

Sitem POS merupakan sebuah sistem perangkat keras dan perangkat lunak yang menangkap ritel transaksi penjualan dengan bar standar pengkodean. hampir semua took ritel dan fast food yang besar menggunakan sistem POS yang terintegrasi ke kasir. Contoh took ritel adalah department stores, grocery stores, and bookstores, restoran juga biasanya menggunakan system POS

Prosedur system back-up dan data back-up harus dilakukan. Organisasi seharusnya memiliki kelangsungan usaha dan disaster recovery plans yang akan terjadi.

ETHICAL ISSUES RELATED TO REVENUE PROCESSES

Proses pendapatan sangat rentan terhadap skema inflasi pendapatan tidak etis. skema tersebut termasuk penipuan atau fiktif penjualan, periode penjualan cutoff yang tidak benar, dan channel stuffing. Channel stuffing merupakan sengaja membujuk pelanggan untuk membeli lebih dari yang diperlukan, sehingga "stuffing" lebih produk masuk ke bagian penjualan.

CORPORATE GOVERNANCE IN REVENUE PROCESSES

Proses pendapatan yang dibahas dalam chapter ini – proses penjualan, proses return penjualan, dan proses cash collection – merupakan bagian dari pengawasan manajemen tata kelola. Internal control dan kode etik dan kebijakan dalam proses pendapatan juga termasuk kedalam bagian dari struktur tata kelola. Mendirikan dan mempertahankan proses penerimaan terpercaya, pengendalian internal, dan praktek etis membantu memastikan pengelolaan keuangan yang benar.