CONVERSION PROCESSES AND CONTROLS

CHAPTER 11

CONVERSION PROCESSES AND CONTROLS

Pembahasan dalam topik ini meliputi :

1.        Fitur dasarproseskonversi

2.        Komponendari fungsilogistik

3.        Laporanakuntansi biayayang dihasilkan olehproseskonversi

4.        Risiko dankontrol dalamproseskonversi

5.        Sistem IT dalamproseskonversi

6.        Isu-isuetika yang terkait denganproseskonversi

7.        Corporate governancedalam proseskonversi

1.        FITUR DASAR SISTEM KONVERSI

Proses konversi (conversion processes) merupakan serangkaian aktivitas yang berkaitan dengan transformasi sumber daya (resources)  menjadi barang jadi (finish goods). Sumber daya yang dimaksud terdiri dari :

ü  Materials

ü  Sumber daya manusia yang diperlukan untuk operasi

ü  Overhead, termasuk aset tetap, indirect materials, indirect labor, dan biaya lainnya yang diperlukan untuk menjalankan operasi.

Aktivitas utama dalam proses konversi meliputi :

Ø  Perencanaan operasional,

Ø  Optimalisasi penggunaan karyawan, properti, dan persediaan,

Ø  Pengendalian arus produksi,

Ø  Memastikan kualitas produk, dan

Ø  Mempersiapkan yang catatan akuntansi biaya dan akuntansi keuangan.

Sistem dalam proses konversi

            Proses konversi dimulai ketika perusahaan mengakui kebutuhan untuk melakukan operasi. Kebutuhan tersebut timbul melalui 2 cara : perusahaan menerima pesanan penjualan; perusahaan sengaja melakukan produksi untuk memenuhi standar persediaan meskipun perusahaan belum menerima pesanan penjualan.

Overview of the Conversion Process

2.        KOMPONEN DARI FUNGSI LOGISTIK

Logistik merupakan aliran sistematis dari seluruh sumber daya yang ada di organisasi.Fungsi logistik melibatkan upaya terencana dan terkoordinasi dari berbagai departemen.Tujuan fungsi logistikefisiensi dalam penggunaan sumber daya yang tersedia dalam organisasi.

Ada 3 komponen utama dari fungsi logistik :

a.        Planning

Komponen Fungsi Logistik : Planning

            Planning berkaitan dengan menentukan produk apa yang harus diproduksi, berapa banyak produk tersebut diproduksi, sumber daya apa yang harus tersedia, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi produk tersebut. Hal ini didukungoleh :

1.      Research and development, fokus pada perbaikan produk yang meliputi penyelidikan mengenai perkembangan produk baru, inovasi produk, dan metode produksi produk. Research and development department mempelajari mengenai fitur apa yang harus diproduksi dan apa yang harus dibeli perusahaan. Departemen ini bertanggung jawab untuk melakukan pencarian dan pengujian produk baru atau peningkatan produk lama sebelum proses produksi dilakukan.

2.      Capital budgeting, merupakan perencanaan mengenai sumbermodal yang dibutuhkan untuk mendukung produksi. Hal initerutama berkaitandengan asettetap, termasukfasilitasdan peralatan yang dibutuhkan untuk melakukan operasiyang telah direncanakan.

3.      Engineering, bertanggung jawab untuk melakukan perencanaan mengenai produk yang akan diproduksi. Departemen ini menyiapkan disain produk, mengidentifikasi komponen produk, dan metode produksi yang akan digunakan. Engineering department menyiapkan dua dokumen yang digunakan dalam proses konversi, yaitu :

-   Bill of materials, yaitu form yang berisi informasi mengenai deskripsi dan kuantitas dari komponen produk, bahan baku, dan bagian yang diperlukan.

-   Operations list, yaitu aliran aktivitas yang harus dilakukan untuk memproduksi produk. Daftar ini mencakup seluruh phase aktivitas operasi yang diperlukan, identifikasi lokasi, sumber daya yang dibutuhkan, dan standar waktu untuk setiap phase aktivitas.

4.      Scheduling, yaitu perencanaan mengenai waktu yang digunakan untuk aktivitas produksi. Departemen ini harus bisa menetapkan standar waktu untuk setiap phase produksi setelah mempertimbangkan pesanan penjualan, kebutuhan persediaan, dan ketersediaan material. Departemen ini menghasilkan dua dokumen yang akan digunakan pada proses konversi, yaitu :

-   Production orders, dokumen ini digunakan untuk mengotorisasi produksi mengotorisasi kegiatan produksi untuk memenuhi pesanan penjuala ntertentu atau standar jumlah persediaan.

-   Production schedule, yaitu dokumen yang menjabarkan waktu yang diperlukan untuk menerima pesanan penjualan dan melakukan produksi. Dokumen ini menggabungkan informasi yang diperoleh dari sales order, bill of material, dan operations list, yang bertujuan untuk merencanakan jadwal produksi lebih tepat sehingga tidak ada waktu tunggu antara kegiatan produksi.

b.    Resource Management

Komponen Fungsi Logistik :Resource Management

1.      Maintenance and Control, berfokus pada pemeliharaan sumber daya yang digunakan untuk mendukung aktivitas produksi, termasuk fasilitas produksi dan aset tetap lainnya seperti mesin, peralatan, komputer, dan kendaraan. Pemeliharaan aset tetap meliputi seluruh aktivitas yang dilakukan untuk menjamin aset tetap tersebut dalam kondisi baik saat digunakan. Kontrol aset tetap meliputi pemantauan berkelanjutan terhadap aset tetap untuk mendukung aktivitas produksi agar efisien dan efektif.

2.      Human Resources, bertanggung jawab untuk mengatur penempatan dan perkembangan dari karyawan yang memenuhi syarat, yang kegiatannya berupa melakukan training terhadap karyawan untuk meningkatkan kinerja.

3.      Inventory Control, bertanggung jawab untk mengatur pergerakan persediaan yang ada pada proses konversi. Dimulai dari kegiatan pembelian, penerimaan, penyimpanan, rute persediaan menjadi persediaan dalam proses hingga produk jadi, sampai pada produk tersebut masuk gudang.

c.    Operation

Komponen Fungsi Logistik :Resource Management

Operasi dapat dilakukan dengan:

ü  Pengolahan berkelanjutan produk homogeny

ü  Batch processing, untuk produk yang homogeny, tapi tipe produk setiap batch berbeda.

ü  To-order-processing untuk produk yang unik.

Production Process Map

Conversion process data flow diagram

4.    LAPORAN AKUNTANSI BIAYA YANG DIHASILKAN OLEH PROSES KONVERSI

Pada periode yang berjalan, akuntan biaya menghitung biaya dari bahan baku aktual, tenaga kerja, dan overhead yang akan dibebankan kepada produk perusahaan. Sebagian besar perusahaan manufaktur menggunakan sistem persediaan perpetual (perpetual inventory system). Sistem persediaan perpetual meliputi :

·         Mencatat pembelian bahan baku

·         Mencatat persediaan work in process

·         Mencatat jumlah harga pokok penjualan produk

Sedangkan sistem persediaan periodik melibatkan :

·         Memperbarui saldo persediaan

·         Akun harga pokok penjualan hanya ada di akhir periode

Dalam prateknya, selalu muncul perbedaan antara biaya aktual dengan biaya standar yang ditetapkan.Selisih biaya aktual dengan biaya standar disebut variance.

5.    RISIKO DAN KONTROL DALAM PROSES KONVERSI

Karenaproseskonversimelibatkangerakan fisikpersediaan di seluruhfasilitasoperasidan dapatmenyebar di antarabeberapa lokasi, departemen, dan karyawan, maka penting dilakukan pengendalianinternal dalam proses bisnis yang terkait. Contoh pengendalian yang bisa diterapkan :

Pengendalian :	Meminimalkan Risiko :
Otorisasi
Persetujuan order produksi sebelum dilakukannya produksi	Pesanan fiktif dan laporan akuntansi biaya yang tidak akurat
Persetujuan manajemen pada routing slip sebelum mengizinkan menggunakan material dalam produksi	Transaksi persediaan fiktif atau kesalahan pada jumlah persediaan
Pemisahan Tugas
Pemisahan tanggung jawab antara yang menjaga persediaan dengan yang mencatat harga pokok penjualan	Transaksipersediaanyang tidak valid, jumlahyang salah, atautransaksi yanghilang
Pemisahan tugas yang berkaitan dengan akuntansi biaya, otorisasi pesanan produksi baru, memasukkan sumber daya ke dalam produksi, sistem informasi, dan akuntansi umum.	Transaksipersediaanyang tidak valid, jumlahyang salah, atautransaksi yanghilang
Catatan dan Dokumen
Formulir order produksi dan routing slip diberi nomor urut cetak	Transaksi yang hilang
Periksa laporan persediaan dan bandingkan dengan jumlah fisik persediaan tersebut	Jumlah yang salah
Keamanan
Kontrol fisik persediaan yang digunakan	Persediaan hilang atau dicuri, catatan tidak valid atau dihilangkan
Kontrol IT atas catatan komputer dan kontrol fisik pada penyimpanan catatan	Transaksi persediaan tidak valid, kesalahan dalam jumlah atau akun, masalah waktu, dan transaksi ganda
Pemeriksaan Independen dan Rekonsiliasi
Rekonsiliasi time sheet dengan laporan produksi untuk WIP dan finish goods	Dihilangkan atau transaksi penggajian ganda, kesalahan jumlah, masalah waktu
Rekonsiliasi catatan persediaan dengan buku besar	Dihilangkan atau transaksi penggajian ganda, kesalahan jumlah atau akun, masalah waktu, akumulasi salah
Memeriksa dan rekonsiliasi selisih (variances)	Transaksi fiktif atau dihilangkan, kesalahan jumlah atau akun, masalah waktu
Rekonsiliasi jumlah kuantitas persediaan dengan catatan persediaan	Transaksi fiktif atau dihilangkan, kesalahan jumlah atau akun, masalah waktu, persediaan hilang atau dicuri

Contoh pengendalian dalam fungsi logistic

6.    SISTEM INFORMATION TECHNOLOGY PADA SISTEM KONVERSI

Sistem komputerisasi dapat memberikan manfaat sebagai berikut:

ü  Perhitungan otomatis dari kebutuhan bahan

ü  Penjadwalan sistematis yang memungkinkan untuk fleksibilitas yang lebih besar dan peningkatan efisiensi

ü  Transfer persediaan tepat waktu karena pemberitahuan permintaan dilakukan secara otomatis

ü  Entry data valid

ü  Laporan status persediaan di-update otomatis

ü  Persiapan otomatis entri akuntansi keuangan dan laporan akuntansi biaya

Sistem yang digunakan untuk membantu proses konversi sebagai berikut :

a.       Computer-aided design (CAD), yaitu sebuah jaringan yangtermasukperalatan produksi, terminal komputer, dan sistemakuntansi.

b.      Computer-aided manufacturing (CAM), yaitu otomatisasi lengkapdari proses produksi, termasukpenggantianpenuhsumber daya manusiadengan komputer.

c.       Materials resource Planning (MRP), yaitu penjadwalanotomatispesananproduksi danpergerakan materialdalamproses produksi.

d.      Manufacturing resource planning (MRP-II), sistem yang lebih lengkap daripada MRP dengan menambahkan fituryang menyediakanuntukperamalankapasitas kebutuhandanuntuk mengembangkanjadwalproses produksiselanjutnya.

e.       Enterprise-wide resource planning (ERP), yaitu sistem yang terintegrasisemua proseskonversike program perangkat lunaktunggaldengan tetap memenuhikebutuhan masing-masingarea fungsional.

f.       Computer-integrated manufacturing systems (CIMs), yaitu mengintegrasikan semuaproseskonversiyang memungkinkan untukmeminimalkan gangguankarena persyaratanpelaporanatau masalahpergerakan persediaan.

g.      Just-in-time (JIT) production systems, yaitu meminimalkanatau menghilangkantingkat persediaandan biaya yang berkaitanmempertahankanpersediaan tersebut.

7.    ISU-ISU ETIKA YANG TERKAIT DENGAN PROSES KONVERSI

Proses konversi ini banyak dijadikan target dalam skema kecurangan, sehingga dapat dimanfaatkan peluang untuk melakukan kecurangan seperti :

×     Manajemen laba, yaitu tindakanmisstatinginformasi keuangandalam rangka meningkatkanhasillaporan keuangan. Misalkan dilakukan dengan cara memberikan diskon kepada pelanggan. Pemberian diskon merupakan alternatif yang dianggap sangat efektif untuk meningkatkan penjualan, namun juga ada sisi negatifnya. Pelanggan cenderung akan mengharapkan diskon yang sama atau lebih besar untuk masa datang, bisa saja arus kas sementara perusahaan memproyeksikan harapan pelanggan tersebut mungkin tidak bisa direalisasikan.

×     Absorption costing, yaitu pembebanan biaya variabel dan biaya tetap ke produk. Jika produk yang dihasilkan terlalu banyak dan belum terjual, maka proporsi harga pokok penjualan sebagai pengurang penjualan semakin besar maka margin yang diperoleh perusahaan menjadi lebih kecil.

8.    CORPORATE GOVERNANCE DALAM FUNGSI KONVERSI

Pengendalian internal, kode etik, dan prosedur dalam proses konversi juga merupakan bagian dari struktur corporate governance.Membentuk dan memelihara proses manajemen persediaan yang terpercaya, pengendalian internal, dan praktek etis membantu perusahaan untuk memastikan pengelolaan keuangan sudah dilakukan dengan benar.