EXPENDITURES PROCESS AND CONTROL PURCHASES

CHAPTER 9

EXPENDITURES PROCESS AND CONTROL PURCHASES

1.      LATAR BELAKANG

Dalam sebuah perusahaan besar, mungkin ada ribuan transaksi pembelian yang terjadi setiap hari.The company must have systems adn processes in place to capture, record, summarize, and report these transactions. Perusahaan harus memiliki sistem dan proses untuk menangkap, mencatat, meringkas, dan melaporkan transaksi ini.The processes are the policies and procedures that employees follow in completing the purchase of goods or materials, capturing vendor data and purchase quantities, and routing the resulting purchasing documents to the proper departements within the company. Proses adalah kebijakan dan prosedur yang karyawan mengikuti menyelesaikan pembelian barang atau bahan, menangkap data vendor dan jumlah pembelian, dan dokumen yang dihasilkan pembelian ke départemen yang tepat dalam perusahaan. Exhibit 9-1 highlights the expenditures processes section of the overall accounting system. Exhibit 9-1 mennggambarkan bagian proses pengeluaran dari sistem akuntansi secara keseluruhan.

Bila adanya pembelian, informasi yang dihasilkan dari pembelian yang harus mengalir ke sistem pencatatan pembelian, hutang dan sistem pengeluaran kas, dan sistem pelacakan inventaris.In IT accounting systems, these recording and processing systems are called transaction processing systems (TPS) . Dalam sistem TI akuntansi, sistem pencatatan dan pengolahan disebut sistem pemrosesan transaksi (TPS). Seperti gambar berikut ini :Thus, there is a set of processes within the company to conduct purchases and route purchasing information, and these is a TPS within the IT system to record, summarize, and report these purchasing transactions.

Setiap perusahaan dalam memperoleh bahan atau barang harus memiliki pengeluaran.It is a fundamental process of all businesses as they buy the resources needed to conduct operations, record the resulting, liability, and eventually pay cas to the vendor. Ini adalah proses yang mendasar dari semua bisnis karena mereka membeli sumber daya yang dibutuhkan untuk melakukan operasi, merekam kewajiban, dan akhirnya membayar kas ke vendor. Proses ini agak mirip dengan proses penerimaan dibahas dalam bab 8, bahwa barang dan arus kas dalam arah yang berlawanan. Seperti gambar dibawah ini :

As shown in exhibit ps goods flow away from the company in the revenue process. Whereas they flow into the company in the expenditures process.

Proses pengeluaran yang umum adalah sebagai berikut:

Ø  Prepare a purchase requisition and / or purchase order for goods or services needed.Siapkan permintaan pembelian dan / atau pesanan pembelian untuk barang atau jasa yang dibutuhkan.

Ø  Notify the vendor (supplier) of goods or services needeBeritahu vendor (supplier) barang atau jasa yg dibutuhkan

Ø  Receive goods or services, often via common carrier.Menerima barang atau jasa, seringkali melalui pengangkut umum. A common carrier is a trucking, rail, or air freight company. Sebuah pengangkut umum adalah truk, kereta api, atau perusahaan angkutan udara.

Ø  Record the payableCatat hutang

Ø  Pay the resulting invoiceMembayar tagihan yang dihasilkan

Ø  Update the records affected, such as accounts payable, cash, inventory, and expenses.Memperbarui catatan yang terkena dampak, seperti hutang, kas, persediaan, dan biaya.

Sistem pengendalian internal untuk setiap kategori  adalah sebagai berikut:

§  Invalid (fictitious or duplicate) transactions may have been recordedTransaksi tidak valid (fiktif atau menggandakan) mungkin telah direkam

§  Transaksi mungkin telah dicatat dalam jumlah yang salah.

§  Transaksi yang sebenarnya mungkin telah dihilangkan dari catatan akuntansi.

§  Transaksi mungkin telah direkam kepada vendor salah atau nomor rekening salah

§  Transaksi mungkin belum dicatat pada waktu yang tepat

§  Transaksi mungkin telah terakumulasi atau ditransfer ke catatan akuntansi salah.

2.      PROSES PEMBELIAN

Proses bisnis ini dimulai ketika seorang karyawan perusahaan mengakui kebutuhan untuk melakukan pembelian, biasanya sebagai akibat dari mengamati tingkat persediaan rendah atau order penjualan yang ada.Purchasing needs may change daily with the occurence of shipping and receiving transactions, productions transfers, and new sales orders. Kebutuhan Pembelian dapat berubah setiap hari dengan kejadian pengiriman dan transaksi penerimaan, produksi transfer, dan pesanan penjualan baru. It may be that a warehouse attendant notices a particularly low stock level, an accountant detects potential shortages in documented inventory quantities, an operations manager becomes aware of additional quantitites thtat will be needed to produce upcoming sales orders, or an IT system determinies an order is necessary. Permintaan pembelian (purchase requisition) harus siap untuk mendokumentasikan kebutuhan dan meminta agar barang-barang tertentu dan jumlah yang dibeli.A purchase requisitionj must then be authorized by a designated member of management. Sebuah requisition pembelian kemudian harus disahkan oleh anggota yang ditunjuk dari manajemen. Exhibit 9-3The purchase requisition triggers the next steps in the purchase proc

Once a purchase requisition has been approved, it will be forwarded to the purchasing departement

within the company, where a purchase order form is prepared.

Setelah permintaan pembelian telah disetujui, maka akan diteruskan ke departemen pembelian dalam perusahaan, di mana bentuk pesanan pembelian disiapkan.A purchase order (PO) is a document issued to a seller by a buyer that indicates the details products, quantities, and agreed upon prices for products or sevices that the seller will provide to the buyer. Sebuah pesanan pembelian (PO) adalah dokumen yang dikeluarkan kepada penjual dengan pembeli yang menunjukkan rincian produk, jumlah, dan harga untuk menghasilkan produk atau jasa yang penjual akan memberikan kepada pembeli. Seperti alur dokumen berikut ini :

Exhibit 9-6 shows the establishment of a PO in microsoft dynamics.

Sebuah agen pembelian ditunjuk akan menentukan vendor kepada siapa PO akan dikirimkan, dengan meninjau catatan vendor untuk harga, pengiriman, atau kredit yang menguntungkan.It may also be necessary to check the companys credit status with the chosen vendor to be sure the vendor will accept the order. Ini juga mungkin diperlukan untuk memeriksa status kredit company dengan vendor yang dipilih untuk memastikan vendor akan menerima pesanan.If the company already has open (unpaid) purchase orders with this vendor, an additional order may cause it to exceed its credit limit. Jika perusahaan telah memiliki kredit (belum dibayar) pesanan pembelian dengan vendor ini, perintah tambahan dapat menyebabkan  melebihi batas kredit.In that case, the company may need to make a prompt payment, prepary the present order, or negotiate increased credit terms. Dalam hal ini, perusahaan mungkin perlu melakukan pembayaran cepat, persiapan aturan yang sekarang, atau bernegosiasi peningkatan persyaratan kredit.

A PO may be communicated to a vendor via telephone, in hard copy form via fax or mailm or electronically via e-mail or directly through the computer network. PO dapat disampaikan kepada vendor melalui telepon, dalam bentuk hard copy melalui fax atau mail atau secara elektronik melalui e-mail atau langsung melalui jaringan komputer. In manual systems, purchasing department personnel record the transaction in a purchases journal, wich is chronological listing of all PO's issued to vendors. Dalam sistem manual, pembelian personil departemen mencatat transaksi dalam jurnal pembelian, yang merupakan daftar kronologis dari semua PO yang dikeluarkan untuk vendor. Alternatively, sofware systems, such as microsoft dynamics. Atau, sistem sofware, May automatically record the purchases. mungkin secara otomatis merekam pembelian. Seperti alur data proses dibawah ini :

When goods are received from the vendor, they generally are delivered via commmon carrier, such as a trucking or rail company. Ketika barang diterima dari vendor, Barang umumnya dikirimkan melalui kurir, seperti perusahaan truk atau kereta api.All goods received should be inspected by company personnel in the receiving area. Semua barang yang diterima harus diperiksa oleh personil perusahaan di daerah penerima.The quantity should be counted, and the useable condition of the goods should be assessed to determine any damage or substitutions. Kuantitas harus dihitung, dan kondisi barang harus dinilai untuk menentukan kerusakan atau penggantian.The receiving clerk is responsible for counting and inspecting all items received and documenting the details of the receipt before the carrier leaves. Petugas penerima bertanggung jawab untuk menghitung dan memeriksa semua barang yang diterima dan mendokumentasikan rincian penerimaan.The receiving clerk can help reduce the risk of error or fraud related to purchases by performing special procedures designed to determine the propriety of goods received. Petugas penerima dapat membantu mengurangi risiko kesalahan atau penipuan atas transaksi pembelian dengan melakukan prosedur khusus dirancang untuk menentukan kepatutan barang diterima.The purchasing department can prepare a blind copy of each PO. A blind purchase order includes information from the PP, but it omits data about the price and quantity of the item ordered. Departemen pembelian dapat mempersiapkan salinan setiap PO. Sebuah pesanan pembelian mencakup informasi dari PO, tetapi mengabaikan data tentang harga dan kuantitas dari item yang dipesan.It may also contain critical information such as quantity limits and quality specifications. Ini juga berisi informasi penting seperti batas kuantitas dan spesifikasi kualitas.With a blind PO, the receiving clerk can make sure that the receipt represents a valid PO, yet it still forces the performance of an independent check of the quantity and quality of the delivery. Dengan PO, petugas penerima dapat memastikan bahwa penerimaan merupakan PO valid.Even when blind copies of Pos are not provided, a receiving clerk should not have access to the original Pos. Bahkan ketika salinan PO tidak disediakan, petugas penerima tidak harus memiliki akses ke PO aslinya.When receiving clerks are denied access to PO prices and quantities, it becomes nearly impossible for them to hurriedly accept a delivery without taking time to verify its accuracy. Ketika menerima pegawai yang diberi akses ke PO harga dan kuantitas, menjadi hampir mustahil bagi mereka untuk buru-buru menerima pengiriman tanpa mengambil waktu untuk memverifikasi akurasinya.

A copy of the vendor's vill of lading typically accompanies goods received from the common carrier. A bill of lading provides details of the items included in the delivery, and the receiving clerk must sign that from as verification of receipt. Salinan tagihan vendor biasanya menyertai barang yang diterima dari pengangkut umum. Sebuah bill of lading memberikan rincian item yang termasuk dalam pengiriman, dan petugas penerima harus menandatangani bahwa mulai dari verifikasi penerimaan.The vendor's packing slip may also accompany the shipment. Vendor slip kemasan juga dapat menyertai pengiriman.The packing slip is intended to whow quantities and descriptions of items included in the shipment, but it does not generally include prices. Kemasan slip dimaksudkan untuk jumlah siapa dan deskripsi item yang termasuk dalam pengiriman, tetapi umumnya tidak termasuk harga.A receiving report is then prepared by the receiving clerk, detailing the contens and condition of the receipt. Sebuah laporan penerima kemudian disiapkan oleh petugas penerima, merinci contens dan kondisi penerimaan.A receiving log should also be maintained as a sequential listing of all receipt. Log penerima juga harus dipertahankan sebagai daftar berurutan dari semua penerimaan.When accounting software is used to record purchasing and receiving transactions, the sofware maintains a receiving log and updates inventory balance. Ketika perangkat lunak akuntansi yang digunakan untuk mencatat pembelian dan menerima transaksi, sofware mempertahankan log penerima dan update saldo persediaan. Exhibit 9-7 show the receiving screen.

Theoretically, as soon as a company receives goods, it is obligated to pay for those goods. Secara teoritis, setelah perusahaan menerima barang, maka wajib membayar barang-barang.In practice, hovever, many companies wait to record the liability until the related invoice is received from the vendor. Dalam prakteknya, banyak perusahaan menunggu untuk merekam kewajiban sampai fakturnya diterima dari vendor.This is typically not a problem when the vendor is prompt in sending its invoice. Ini biasanya bukan masalah ketika vendor dalam mengirim faktur.However, there may be a lag in timing. Namun, mungkin ada masalah di waktu.When a receipt of goods occurs before the end of the period, but the related invoice is delayed until after the end of the period, a problem arises related to recording the liability in the correct period. Ketika penerimaan barang terjadi sebelum akhir periode, tetapi faktur terkait tertunda sampai setelah akhir periode, masalah timbul terkait dengan rekaman kewajiban pada periode yang benar. This is called a cutoff issue.Hal ini disebut masalah cut-off.A cutoff is the date for the end of the accounting period. Sebuah cut-off adalah tanggal akhir periode akuntansi.The accounts payable department should establish specific procedures to avoid cutoff issues. Akun departemen hutang harus menetapkan prosedur khusus untuk menghindari masalah cut-off. The liability and the inventory receipt must be recorded in the same period as the physical receipt of goods.Kewajiban dan penerimaan persediaan harus dicatat dalam periode yang sama dengan penerimaan fisik barang.If goods have arrived, but the related invoice is still outstanding at the end of the period, the accounts payable department should determine (or estimate) the amount owed to the vendor, in order to accrue the liability and recognize the receipt of these items in the proper period. Jika barang telah tiba, tetapi faktur terkait masih beredar pada akhir periode, departemen hutang harus menentukan (atau perkiraan) jumlah utang ke vendor, untuk bertambah kewajiban dan mengakui penerimaan barang-barang tersebut di periode yang tepat.

The accounts payable deparment is responsible for recording the liabilities for goods rteceived in the accounting recordsDepartemen akun hutang bertanggung jawab untuk mercatat kewajiban untuk barang dikirim dalam catatan akuntansi. WaspadaCoaution must be exercised to be certain that vendor invoices represent goods that were actually ordered and recei harus dilakukan untuk memastikan bahwa faktur vendor merupakan barang yang benar-benar diorder dan diterima.The accounts payable department maintains copies of purchase orders and receiving reports so that the documents can be compared before the accounting records are updated. Departemen akun hutang mempertahankan salinan pesanan pembelian dan laporan penerimaan sehingga dokumen dapat dibandingkan sebelum catatan akuntansi diperbarui.This comparison helps ensure that invoices represent goods actually ordered and received. Perbandingan ini membantu memastikan bahwa faktur merupakan barang-barang yang dipesan dan diterima.Also, the accounts payable department will ensure that the correct vendor account is immediately adjusted for each purchase transaction so that the company will know the correct amount owed to the vendor. Departemen hutang akan memastikan bahwa akun penjual benar segera disesuaikan untuk setiap transaksi pembelian sehingga perusahaan akan mengetahui jumlah yang benar hutang.An accounts payable subsidary ledger includes the detail of amounts owed to each vendor. Sebuah buku besar hutang anak perusahaan meliputi detail dari jumlah yang terhutang untuk masing-masing vendor. Finally, the accounts payable department maintains a file of outstanding invoices awaiting payment. Akhirnya, rekening departemen hutang mempertahankan file faktur terutang menunggu pembayaran. This file is usually organized in alphabetical order by vendor name.File ini biasanya diselenggarakan dalam urutan abjad nama vendor. A copy of the invoice is also given to the cash disbursements departement, when it is filed by due date or by the discount date, such as ten days after invoicing for 2/10, n/30 terms.Salinan faktur juga diberikan kepada departemen pengeluaran kas, ketika diajukan oleh tanggal jatuh tempo atau tanggal diskon, seperti sepuluh hari setelah faktur untuk 2/10, n / 30 istilah.

Many of the goods received are likely to be inventory items. Banyak barang yang diterima kemungkinan barang inventaris.Therefore, the inventory control department is part of the purchasing process. Oleh karena itu, departemen pengendalian persediaan adalah bagian dari proses pembelian.The inventory control department maintains inventory records, which must be increased for the proper item, quantity, and dollar amount each time a purchase occurs. Departemen pengendalian persediaan memelihara catatan persediaan, yang harus ditingkatkan untuk tepat item, kuantitas, dan jumlah setiap kali pembelian terjadi.

To complete the purchasing process, the general ledger function is designed for posting and reconciling transactions from the respective accounts payable and inventory subsidiary ledgers. Untuk menyelesaikan proses pembelian, fungsi buku besar dirancang untuk posting dan rekonsiliasi transaksi dari rekening masing-masing hutang dan persediaan buku besar pembantu.

RISIKO DAN KONTROL DALAM PROSES PEMBELIAN

Otoritas Transaksi

Specific individuals within the company should be given authoritative responsibility for the preparation of purchase requisitions and purchase orders, including approval of the specific items to purchase, order quantitiesm and vendor selection. Individu tertentu dalam perusahaan harus diberi tanggung jawab otoritas untuk persiapan permintaan pembelian dan pesanan pembelian, termasuk persetujuan seleksi vendor. Only those designated individuals should have the opportunity to carry out the tasks. Hanya orang-orang yang ditunjuk harus memiliki kesempatan untuk melaksanakan tugas.The company should establish specific procedures to ensure that Pos have been properly authorized before the order is officially placed with a vendor. Perusahaan harus menetapkan prosedur khusus untuk memastikan bahwa Po telah diotorisasi sebelum pesanan secara resmi ditempatkan dengan vendor.The authorized individual typically includes his or her signature or initials on a purchase requisition to indicate proper authorization. Individu yang berwenang biasanya mencakup atau tanda tangannya atau inisial pada permintaan pembelian untuk menunjukkan otorisasi yang tepat.In an automated system, specific authorization for purchase transactions can be controlled by limiting access to the authorization function. Dalam sistem otomatis, otorisasi khusus untuk transaksi pembelian dapat dikontrol dengan membatasi akses ke fungsi otorisasi. This is a critical control in that no organizations, the approval of a purcahse requisition is the initial approval that triggers the remaining purchasing processes.

Sebuah perusahaan harus menetapkan pedoman untuk mengelola hubungan vendor, termasuk mengamankan penawaran pembelian kompetitif untuk permintaan pembelian, negosiasi syarat pembayaran, dan memelihara daftar harga saat ini.These functions should be limited to designated individual within the company. Fungsi-fungsi ini harus dibatasi pada individu yang ditunjuk dalam perusahaan.

Pemisahan tugas

SEGREGATION OF DUTPPemisaPeWithin the purchasing process, the accounting duties related to requisitioning, ordering, purchase approval, receiving, inventory control, accounts payable, information systems, and general accounting should be segregated in order to meet the objectives of internal controls.Dalam proses pembelian, tugas akuntansi yang berkaitan dengan permintaan, pemesanan, persetujuan pembelian, penerimaan, inventory control, account sistem hutang, informasi, dan akuntansi umum harus dipisahkan dalam rangka untuk memenuhi tujuan pengendalian internal.In general, responsibilites for authorization, custody, and record keeping functions should each be separated in order to prevent the possiblitiy of error or fraud. Secara umum, tanggungjawab otorisasi dan pencatatan fungsi masing-masing harus dipisahkan untuk mencega kesalahan atau penipuan. The authority function includes approval of purchasing transaction and certain information systems tasks such as data entry, programming, IT operations, and security.Fungsi otoritas termasuk persetujuan pembelian tugas sistem transaksi dan informasi tertentu seperti entri data, pemrograman, operasi TI, dan keamanan.The custody function includes inventory handling and receiving, as wll as teh related cash disbursement duties.The record keeping function includes preparation of Pos, as well as the general accounting reports such as the purchases journals, the accounts payable subsidiary ledger, the inventory ledger, the general ledger, and financial statements. Pencatatan fungsi meliputi persiapan PO, serta laporan akuntansi umum seperti pembelian jurnal, laporan keuangan anak perusahaan hutang buku, buku besar persediaan, buku besar, dan laporan keuangan.

Ideal internal controls involve complete separation of inventory custody from inventory accounting.Pengendalian internal Ideal melibatkan pemisahan lengkap persediaan dari akuntansi persediaan.With respect to the purchasing process, this control is especially important in reducing intances of fraud. Sehubungan dengan proses pembelian, kontrol ini sangat penting dalam mengurangi penipuan.If, on the other hand, individuals have an opportunity to both handle inventory and access the related records, theft could occur and be concealed by altering the records. Disisi lain, individu memiliki kesempatan untuk kedua menangani persediaan dan mengakses catatan terkait, pencurian bisa terjadi dan disembunyikan dengan mengubah catatan.If custody and record keeping are segregated, the person having access to the goods may have an opportunity to conduct the theft, but will not have the capability to alter records. Jika persediaan dan pencatatan dipisahkan, orang yang memiliki akses ke barang-barang mungkin memiliki kesempatan untuk melakukan pencurian, tetapi tidak akan memiliki kemampuan untuk mengubah catatan.

ADEQUATE RECORDS AND DOCUMENTRecords Memadai Dan Dokumen

Accounting personnel should ensure that adequate supporting documentation is maintained for purchasing transactions.Personil akuntansi harus memastikan bahwa dokumen pendukung yang memadai dipertahankan untuk pembelian transaksi.Files should be maintained for purchase requisitions, Pos, receiving reports, invoices, ets. Berkas harus dipertahankan untuk permintaan pembelian, Pos, laporan penerimaan, faktur, dan lain-lain.These files should be organized either in chronological order by due date, in numerical sequence by form number or inventory item number, or in alphabetical order by vendor name. File-file ini harus diatur baik secara kronologis berdasarkan tanggal jatuh tempo, dalam urutan numerik dengan nomor formulir atau item persediaan nomor, atau dalam urutan abjad nama vendor.When documentation is well organized, a company can establish the validity of its transacions and determine whether omissions have occurred. Ketika dokumentasi tersusun dengan baik, perusahaan dapat menetapkan validitas transaksi dan menentukan apakah telah terjadi kelalaian.For instance, if the purchase requisition, PO, receiving report, and invoice are each retained and matched, accounting personnel can dtermine that each purchasing transaction is carried out properly with respect to quantity, quality , price, vendor, timing, etc. Proper documentation also establishes an audit trail and facilitates the performance of independent checks and reconciliations. Misalnya, jika pembelian permintaan, PO, menerima laporan, dan faktur masing-masing dipertahankan dan cocok, akuntansi personil dapat ditentukan bahwa setiap transaksi pembelian dilakukan dengan benar sehubungan dengan kuantitas, kualitas, harga, penjual, waktu, dan lain-lain dokumentasi Proper juga menetapkan suatu jejak audit dan memfasilitasi kinerja pemeriksaan independen dan rekonsiliasi.

SECURITY OF ASSETS AND DOCKeamanan Aset Dan Dokumen

Purchasing records and programs must be protected from unauthorized access through the use of electronic controls, such as passwords, and physical controls, such as locked storage cabinets.Arsip Pembelian dan program harus dilindungi dari akses yang tidak sah melalui penggunaan kontrol elektronik, seperti password, dan kontrol fisik, seperti lemari penyimpanan terkunci.Physical controls also be used in the company's storage warehouse and receiving area, in order to protect purchased items from theft. Kontrol fisik juga dapat digunakan di gudang penyimpanan perusahaan dan menerima daerah, untuk melindungi barang-barang yang dibeli dari pencurian.

Pemeriksaan Independen Dan Rekonsiliasi

Some specific internal control procedures to be performed to achieve accountanbility for this process are presented next.Beberapa prosedur pengendalian internal khusus yang harus dilakukan untuk mencapai accountanbility untuk proses ini disajikan.The performance of these functions by someone independent of the related authority, custody, and record keepig functions for the purchasing process will enchance their effectiveness. Kinerja fungsi ini oleh seseorang yang independen dari fungsi otoritas, hak menjaga dan fungsi pencatatan untuk proses pembelian akan efektivitas mereka.For example, periodic physical inventory counts should be reconciled with the inventory ledger and general ledger control account to make sure inventory is being properly accounted for. Misalnya, periodik jumlah persediaan fisik harus direkonsiliasi dengan buku besar persediaan dan rekening kontrol buku besar untuk memastikan persediaan sedang benar diperhitungkan.Significant differences may indicate that purchases have been omitted or theft may have occured. Perbedaan signifikan dapat menunjukkan bahwa pembelian telah dihilangkan atau pencurian mungkin telah terjadi.Independent reconciliation of the accounts payable subsidiary ledger to the general ledger control account also helps ensure that transactions have been properly posted. Rekonsiliasi Independen buku besar rekening hutang anak perusahaan ke rekening kontrol buku besar juga membantu memastikan bahwa transaksi telah diposting dengan benar.

Pertimbangan Biaya Manfaat

We know from previous chapters that companies will implement internal controls only if the corresponding benefit exceeds the cost of implementation.Kita tahu dari bab-bab sebelumnya bahwa perusahaan akan menerapkan pengendalian internal hanya jika manfaat yang sesuai melebihi biaya pelaksanaan.Accordingly, the company should evaluate risks prevalent in its system before determining the mix of controls to execute. Oleh karena itu, perusahaan harus mengevaluasi risiko lazim dalam sistem sebelum menentukan campuran kontrol untuk mengeksekusi.Some high risk characteristics that might warrant the need for extensive internal controls are as follows : Beberapa karakteristik risiko tinggi yang bisa menjamin kebutuhan pengendalian internal yang luas adalah sebagai berikut:

1.       Goods received are especially difficult to differentiate, count, or inspectBarang yang diterima sangat sulit untuk membedakan, menghitung, atau memeriksa

2.       High volumes of goods are often received, or the goods are of high valueVolume tinggi barang yang sering diterima, atau barang bernilai tinggi

3.       Inventory pricing arrangements are complex or based on estimatesPengaturan persediaan harga yang kompleks atau berdasarkan estimasi

4.       Frequent changes occur in purchase prices or vendorsPerubahan sering terjadi pada harga pembelian atau vendor

5.       The company depends on one or very few key vendors.Perusahaan tergantung pada satu atau sangat sedikit vendor kunci.

6.       Receiving and / or record keeping are performed at multiple locations.Menerima dan / atau pencatatan dilakukan di beberapa lokasi.

When any of these circumstances exist, management should be especially mindfull of related controls that could effecively prevent or detect errors or fraud that could occur.Ketika salah satu dari keadaan ini ada, manajemen harus full kontrol untuk bisa mencegah atau mendeteksi kesalahan atau kecurangan yang dapat terjadi.

Exhibit 9-8 summarizes examples of internal controls and the related risks that are minimized in the purchasing process.Merangkum contoh kontrol internal dan risiko terkait yang diminimalkan dalam proses pembelian.This exhibit does not include all the possible risks and controls surrounding purchasing transactions, but provides some common problems that may be encountered. Pameran ini tidak mencakup semua kemungkinan resiko dan kontrol sekitarnya transaksi pembelian, tetapi memberikan beberapa masalah umum yang mungkin dihadapi.

Control Kontrol

Minimizes the related risk of : Meminimalkan risiko terkait:

Authorization : Otorisasi: Approval of purchase transaction prior to placing an orderPersetujuan transaksi pembelian sebelum menempatkan pesanan Segregation : Segregasi: Separation of authorization of purchases and new vendors from custody of inventory in the receiving area Pemisahan otorisasi pembelian dan vendor baru dari tahanan persediaan di daerah penerima Separation of inventory custodey from the accounts payable record keeping Pemisahan  persediaan dari catatan hutang menjaga account Segregation of the ordering, receiving, inventory control, amounts, accounts payable, information system, and general accounting functions Pemisahan dari pemesanan, penerimaan, pengendalian persediaan, jumlah, hutang, sistem informasi, dan fungsi akuntansi umum Records & documents :Catatan & Dokumen: Timely updating of the purchases jounal for all purchasing transactions Memperbarui tepat waktu dari jurnal pembelian untuk semua transaksi pembelian Preparation of receiving reports on prenumbered forms so that the sequence of receipts can be reviewed for proper recording. Persiapan menerima laporan pada formulir diberi nomor sebelumnya sehingga urutan penerimaan dapat ditinjau untuk pencatatan. Immediate preparation of receiving reports for all actual receipts of goods Persiapan Segera menerima laporan untuk semua penerimaan yang sebenarnya barang Prior to recording, matching of vendor invoices with related PO and receiving report for verification of vendors, authorized prices, mathematical accuracy, account coding, quantities and descriptions of goods. Sebelum rekaman, pencocokan faktur vendor dengan PO terkait dan menerima laporan untuk verifikasi vendor, harga resmi, akurasi matematis, akun coding, jumlah dan deskripsi barang. Monthly review and reconciliation of vendor statements with accounts payable recordsUlasan bulanan dan rekonsiliasi laporan penjual dengan akun catatan hutang Requirement for accounts payable records to be updated only when receiving report verifies actual receipt of goods Kebutuhan piutang catatan hutang diperbarui hanya ketika menerima laporan memverifikasi penerimaan aktual barang Performance of end of period review to determine whether purchases are recorded in the proper period. Kinerja akhir periode ulasan untuk menentukan apakah pembelian dicatat pada periode yang tepat. Security : Keamanan: Physical controls in the warehouse, receiving, and areas with access to inventory itemsKontrol fisik di gudang, penerima, dan daerah dengan akses ke persediaan Physical and electronic controls covering the purchaces and accounts payable records Kontrol fisik dan elektronik meliputi tersedia pembelian dan rekening catatan hutang Independent checks : Cek Independent: Comparison of receiving reports with the purchases journal Perbandingan menerima laporan dengan jurnal pembelian Matching of purchase records and verification for item descriptions, quantities, dates, authorized prices, and mathematical accuracy. Pencocokan catatan pembelian dan verifikasi untuk deskripsi item, jumlah, tanggal, harga resmi, dan akurasi matematis. Review of purchases journal for mathematical accuracy, reconciliation to the accounts payable records, and correct posting to the general ledger. Ulasan pembelian jurnal untuk akurasi matematis, rekonsiliasi ke rekening catatan hutang, dan posting yang benar ke buku besar. Requirement for receipts to be inspected, counted, and compared with blind copy Pos Kebutuhan untuk penerimaan untuk diperiksa, dihitung, dan dibandingkan dengan buta copy Pos Performance of physical inventory counts adn reconciliation with the inventory records Kinerja jumlah persediaan fisik adn rekonsiliasi dengan catatan persediaan Verification of accounts payable subsidiary ledger for mathematical accuracy and proper posting to the general ledger. Verifikasi buku pembantu utang usaha untuk akurasi matematika dan posting yang tepat untuk buku besar.

Invalid vendors, over extended credit limits, unapproved pricing or quantities Vendor tidak valid, lebih dari batas kredit diperpanjang, harga tidak disetujui atau jumlah Fictitious purchases Pembelian fiktif Fictitious purchases Pembelian fiktif Fictitious purchases, omitted purchases, wrongPembelian fiktif, pembelian dihilangkan, salah wrong vendor, timing issues Vendor yang salah, masalah waktu Fictitious purchases, omitted purchases Pembelian fiktif, pembelian dihilangkan Omitted purchases Pembelian Dihilangkan Timing issues, omitted transactions, invalid purchases Masalah waktu, transaksi dihilangkan, pembelian tidak valid Fictitious purchases, duplicate purchaeses, incorrect amounts or accounts, wrong vendor, timing issues Pembelian fiktif, duplikat purchaeses, jumlah yang salah atau rekening, penjual yang salah, masalah waktu Omitted purchases, Fictitious purchases, incorrect amounts or accounts, wrong vendor, timing issues Pembelian dihilangkan, pembelian fiktif, jumlah yang salah atau rekening, penjual yang salah, masalah waktu Fictitious purchases, duplicate purchases, incorrect amounts, wrong vendor, timing issues. Pembelian fiktif, duplikat pembelian, jumlah yang salah, penjual yang salah, masalah waktu. Timing issues, duplicate purchases, omitted purchases Masalah waktu, duplikat pembelian, pembelian dihilangkan Stolen goods Barang curian Fictitious purchases, duplicate purchases, incorrect amounts, omitted transaction, wrong vendor, timing issues, accumulation problems Pembelian fiktif, duplikat pembelian, jumlah yang salah, transaksi dihilangkan, penjual yang salah, masalah waktu, masalah akumulasi Omitted purchases, duplicate purchases, incorrect amounts, wrong account numbers, timing issues Pembelian dihilangkan, duplikat pembelian, jumlah yang salah, nomor rekening yang salah, masalah waktu Incorrect amounts, invalid purchases, timing issues Jumlah salah, pembelian yang tidak valid, masalah waktu Incorrect amounts, incorrect accumulation or posting, omitted purchases, wrong account numbers, duplicate purchases Jumlah salah, akumulasi salah atau posting, pembelian dihilangkan, nomor rekening yang salah, duplikat pembelian Fictitious purchases, duplicate purchases, incorrect quantities Pembelian fiktif, duplikat pembelian, jumlah yang salah Stolen goods, omitted purchases, fictitious purchases, wrong amounts, duplicate purchases, timing issues Barang curian, pembelian dihilangkan, pembelian fiktif, jumlah yang salah, duplikat pembelian, masalah waktu Incorrect amounts, incorrect accumulation or posting, omitted purchases, wrong account numbers, duplicate puchases. Jumlah salah, akumulasi salah atau posting, pembelian dihilangkan, nomor rekening yang salah, duplikat juga melakukan pembelian.

3.      PROSES RETURN PEMBELIAN

Kadang-kadang, perusahaan dapat menolak barang yang diterima dan memulai proses pembelian kembali. This may occur for a variety of reasons, including the following : Hal ini dapat terjadi karena berbagai alasan, termasuk yang berikut:

1.    Good received are unacceptable due to these situations Barang  Barang yang dikirim tidak bisa diterima karena situasi ini:

• Quantity or quantity discrepanciesPerbedaan Kuantitas atau jumlah
• Demage or defectsDamage atau cacat
• Errors in the type of goods delivered or orderedKesalahan dalam jenis barang yang dikirim atau dipesan
• Discrepancies in the terms of the purchasePerbedaan dalam hal pembelian
• Timing issuesMasalah waktu

2.    Change in the company's needs regarding future sales or production Perubahan kebutuhan perusahaan tentang penjualan masa depan atau produksi

The unacceptable goods circumstances noted in the first item listed are typically detected immediately, since goods are inspected upon receipt. Keadaan barang diterima dicatat dalam pertama yang tercantum biasanya terdeteksi segera, karena barang diperiksa pada saat diterima.Sometimes, however, unacceptable goods may be discovered at a later date, especially in the case of defective goods, quality discrepancies, and purchase terms discrepancies. Walaupun, tidak dapat diterima keadaan barang dapat ditemukan di kemudian hari, terutama dalam hal barang yang cacat, perbedaan kualitas, dan persyaratan pembelian.Changes in company needs, the second item, may occur at any time, as the company may have unforeseen changes in its business activities. Perubahan kebutuhan perusahaan, kedua, dapat terjadi setiap saat, karena perusahaan mungkin memiliki perubahan yang tak terduga dalam kegiatan usahanya.Regardless of the reason for rejecting a purchase or the timing of the return, a company must have specific procedures n place for handling its returns to a vendor. Terlepas dari alasan penolakan pembelian atau waktu pengembalian, sebuah perusahaan harus memiliki prosedur khusus dan tempat untuk menangani pengembalian ke vendor. Exhibit 9-9 presents a business process a business process map of the activities related to purchase return transaction.

Exhibit 9-9 menyajikan proses bisnis kegiatan yang berkaitan dengan transaksi return pembelian.

Exhibit 9-10 is a document flowchart showing the records used in the purchase return process, and exhibit 9-11 shows a data flow diagram of purchase returns.

Exhibit 9-10 adalah diagram alir dokumen yang menunjukkan catatan yang digunakan dalam proses pemulangan pembelian

Exhibit 9-11 menunjukkan diagram alir data retur pembelian. These exhibits depict a return process whereby the items being returned had been received and accepted at an earlier time, rather than being rejected immediately upon receipt. Pameran ini menggambarkan proses pengembalian dimana komponen yang akan dikembalikan telah diterima dan diterima pada waktu sebelumnya, bukannya ditolak segera setelah menerima.

RISIKO DAN KONTROL DALAM PROSES RETURN PEMBELIAN

Otoritas Transaksi

Whenever problems are noted with purchases, special authorization should be required to offically reject and return the items and initiate the preparation of a debit memo.Setiap kali masalah pembelian dicatat, otorisasi khusus harus diminta untuk secara resmi menolak dan mengembalikan barang-barang dan memulai persiapan memo debit. All debit memos must be approved by a member of management or other designated individual within the company before the goods are physically returned to the vendor.Semua memo debit harus disetujui oleh anggota manajemen atau individu lain yang ditunjuk dalam perusahaan sebelum barang fisik dikembalikan ke vendor.

SEGREGATION OF DUTIESPemisahan Tugas

The accounts payable employee who prepares the debit memos should not also be responsible for performing duties in the custody or authorization functions of teh purchasing process.Karyawan akun hutang yang mempersiapkan memo debit tidak harus bertanggung jawab untuk menjalankan tugas atau otorisasi fungsi proses pembelian.Accordingly, these individuals should not handle inventory or cash, or approve purchasing or purchase return transactions. Dengan demikian, orang-orang tidak seharusnya menangani persediaan atau uang tunai, atau menyetujui transaksi pembelian atau return pembelian.

ADEQUATE RECORDS AND DOCUMENTSDokumen dan Pencatatan Yang Memadai

The debit memo is the most signifant document in the purchase return process.Memo debit adalah dokumen yang paling signifikan dalam proses pembelian kembali.It is important that debit memos include thorough descriptions regarding the items being returned, including quantities and prices, as well as reference to the original purchase invoice. Hal ini adalah penting bahwa memo debit mencakup deskripsi menyeluruh mengenai komponen yang akan dikembalikan, termasuk jumlah dan harga, serta mengacu pada faktur pembelian asli.Debit memos should be issued in numerical sequence to enable the verification of complete accounting for puchase return transaction. Memo debit harus dikeluarkan dalam urutan numerik untuk memungkinkan verifikasi akuntansi yang lengkap untuk transaksi purchase kembali.When debit memos are issued on prenumbered forms, company personel can account for the sequence and evaluate whether or not the entire sequence has been accounted for. Ketika memo debit yang dikeluarkan pada formulir diberi nomor sebelumnya, pribadi perusahaan dapat menjelaskan urutan dan mengevaluasi apakah atau tidak seluruh urutan telah dibukukan.

Debit memos should be filed along with supporting documentation such as the original purchase records. Memo debit harus diajukan bersama dengan dokumen pendukung seperti catatan pembelian asli.They should also be matched with the refund or credit documentation received from the vendor. Mereka juga harus disesuaikan dengan pengembalian uang atau kredit dokumentasi yang diterima dari vendor.

Keamanan Aset dan Dokumen

Accounts payable records and data files should be restricted to those who are specifically authorized to approve or record the related purchase return. File pencatatan dan data akun hutang harus dibatasi kepada mereka yang secara khusus berwenang untuk menyetujui atau catat kembali pembelian terkait. Custody of the returned goods should be controlled and limited to those in the shipping function or others specifically designated to handle the goods. Penitipan barang dikembalikan harus dikendalikan dan terbatas pada mereka dalam fungsi pengiriman atau orang lain yang ditunjuk secara khusus untuk menangani barang.

Pemeriksaan Independen dan Rekonsiliasi

Companies should have in place spesific internal control activities to achieve accountability for purchase returns.Perusahaan harus memiliki tempat spesifik kegiatan pengendalian internal untuk mencapai akuntabilitas untuk retur pembelian.Especially important are controls that check for the possibility of unrecorded purchase returns. Terpenting adalah kontrol yang memeriksa kemungkinan return pembelian yang tidak tercatat.Physical inventory counts can help detect unrecorded returns. Jumlah persediaan fisik dapat membantu mendeteksi kembali tercatat.In addition, someone independent of the accounting function should review supporting documents to verify that debit memos represent actual returns. Selain itu, seseorang yang independen dari fungsi akuntansi harus meninjau dokumen pendukung untuk memverifikasi bahwa memo debit merupakan pengembalian yang sebenarnya.

COST BENEFIT CONSIDERATIONSPertimbangan Biaya Manfaat

Internal controls should always be a part of a company's accounting system.Kontrol internal harus selalu menjadi bagian dari sistem akuntansi perusahaan. However, certain exposures may exist within a company that may warrant the need to implement more extensive internal control procedures. Namun, eksposur tertentu mungkin ada dalam sebuah perusahaan yang dapat menjamin kebutuhan untuk menerapkan prosedur pengendalian internal yang lebih luas. A company should evaluate whether the benefits achieved from its internal controls are worthwile, given the related risks and costs of implementation.Sebuah perusahaan harus mengevaluasi apakah keuntungan yang diraih dari pengendalian internal perusahaan, mengingat risiko yang terkait dan biaya pelaksanaan.In addition to the risks noted under the cost benefits discussion related to the purchasing process, a company might also consider the need for extensive internal controls related to the purchase return process when it processes a large volume of debit memos. Selain risiko dicatat dalam diskusi manfaat biaya yang terkait dengan proses pembelian, perusahaan mungkin juga mempertimbangkan kebutuhan untuk pengendalian internal yang luas terkait dengan proses pembelian kembali ketika proses volume besar memo debit.

Exhibit 9-13 presents some common control procedures related to the purchase return process, along with the related risks that they address. Exhibit 9-13 menyajikan beberapa prosedur pengendalian umum yang berkaitan dengan proses pemulangan pembelian, bersama dengan risiko yang terkait bahwa mereka alamat.

Control Kontrol

Minimizes the related risk of : Meminimalkan risiko terkait:

Authorization : Otorisasi: Approval of purchase return transaction prior to preparation of a debit memo Persetujuan transaksi pembelian kembali sebelum persiapan memo debit Segregation : Segregasi: Separation of authorization of purchases return from accounts payable record keeping and custody of inventory Pemisahan otorisasi pembelian kembali dari hutang pencatatan dan tahanan persediaan Segregate the ordering, shipping, inventory control, accounts payable, information system, and general accounting functions Memisahkan pemesanan, pengiriman, inventory control, hutang, sistem informasi, dan fungsi akuntansi umum Records & documents : Rekaman & Dokumen: Preparation of a debit memo for all purchase return transaction Persiapan memo debit untuk semua transaksi pembelian kembali Preparation of a debit memo on prenumbered forms Persiapan memo debit pada formulir diberi nomor sebelumnya Preparation of shipping reports on prenumbered forms so that the sequence of returns can be reviewed for proper recording Penyusunan laporan pengiriman pada formulir diberi nomor sebelumnya sehingga urutan pengembalian dapat ditinjau untuk merekam tepat Immediate preparation of shipping reports for all return of goods Persiapan Segera laporan pengiriman untuk semua pengembalian barang Prior to preparation of a debit memo, matching of supporting documen (vendor invoices, PO, and receiving report) for verification of vendors, authorized prices, mathematical accuracy, account coding, quantities and descriptions of goods. Sebelum penyusunan memo debit, pencocokan mendukung documen (faktur vendor, PO, dan menerima laporan) untuk verifikasi vendor, harga resmi, akurasi matematis, akun coding, jumlah dan deskripsi barang. Monthly review and reconciliation of vendor statements with accounts payable records Ulasan bulanan dan rekonsiliasi laporan penjual dengan akun catatan hutang Updating of accounts payable records for returns only when shipping report and debit memo verify actual return of goods Memperbarui akun catatan hutang untuk kembali hanya saat pengiriman laporan dan memo debit memverifikasi Hasil aktual barang Performance of end of period review to determine whether purchases returns are recorded in the proper period. Kinerja akhir periode ulasan untuk menentukan apakah pembelian kembali dicatat pada periode yang tepat. Security : Keamanan: Physical controls in the warehouse, receiving, and shipping area with access to inventory items Kontrol fisik di gudang, penerima, dan daerah pengiriman dengan akses ke persediaan Kontrol fisik dan elektronik meliputi tersedia pembelian kembali dan rekening catatan hutang Cek Independent: Perbandingan log pengiriman dengan aktivitas memo debit Verifikasi memo debit daftar untuk akurasi matematika dan posting ke rekening catatan hutang dan buku besar. Pencocokan catatan pembelian kembali dengan dokumentasi ariginal pembelian dan verifikasi untuk deskripsi item, jumlah, tanggal, harga resmi, dan akurasi matematis. Kinerja jumlah persediaan fisik adn rekonsiliasi dengan catatan persediaan Verifikasi buku pembantu utang usaha untuk akurasi matematika dan posting yang tepat untuk buku besar.

Kembali tidak valid, jumlah yang salah  Pemulangan Fiktif  pengembalian fiktif, dihilangkan kembali, jumlah yang salah, penjual yang salah, masalah waktu Pemulangan Fiktif, omitted returns   omitted  purchase returns Masalah waktu, transaksi dihilangkan, tidak sah pembelian kembali Kembali fiktif, duplikat pulang, jumlah yang salah atau rekening, penjual yang salah, masalah waktu Pembelian dihilangkan, pembelian fiktif, jumlah yang salah atau rekening, penjual yang salah, masalah waktu Kembali fiktif, duplikat pulang, kembali tidak valid, masalah waktu. Timing masalah, duplikat pulang, dihilangkan pulang Barang curian Kembali fiktif, pembelian duplikat kembali, jumlah yang salah, transaksi dihilangkan, penjual yang salah, masalah waktu, masalah akumulasi Kembali diabaikan, duplikat Returns, kembali tidak valid, masalah waktu Kembali tidak valid, kembali dihilangkan, jumlah yang salah, penjual yang salah, masalah waktu, akumulasi salah atau posting. Jumlah salah, pembelian yang tidak valid kembali, masalah waktu Barang curian, pengembalian dihilangkan, pengembalian fiktif, jumlah yang salah, duplikat kembali, masalah waktu Jumlah salah, akumulasi salah atau posting, kembali dihilangkan, nomor rekening yang salah, juga melakukan pembelian duplikat kembali.

4.      CASH DISBURSEMENT PROCESSES

Aliran proses yang berhubungan dengan kegiatan pengadaan mengharuskan pembayaran dibuat untuk kewajiban pembelian yang telah dikeluarkan. Proses pengeluaran kas harus dirancang untuk memastikan bahwa perusahaan tepat melakukan proses pembayaran untuk memenuhi rekening yang harus dibayar ketika mereka jatuh tempo. Pengeluaran kas bisa mencakup pembayaran dilakukan dengan cek atau dengan mata uang. Sebagian besar perusahaan melakukan transaksi bisnis dengan pemeriksaan sehingga penulisan record pencairan kas. Karena praktek menulis cek meningkatkan pengendalian internal, di sini kita akan menjelaskan pengeluaran kas dilakukan dengan cek. Exhibit 9-14 menyajikan proses bisnis peta sistem pencairan cas khas,

Sedangkan pameran 9-15 menunjukkan flowchart dokumen untuk proses.

Exhibit 9-16 adalah diagram alir data pengeluaran kas.

Akun departemen hutang umumnya bertanggung jawab atas permintaan dari kebutuhan untuk membuat pengeluaran kas dan pemeliharaan rekening penjual. Sebelum pembayaran dilakukan ke vendor, langkah-langkah tertentu harus diambil untuk efektivitas dan efisiensi proses. Langkah-langkah ini mencakup rekonsiliasi penjual akun, teknik manajemen kas, dan otorisasi pembayaran. Manajemen kas adalah pengawasan yang cermat dari saldo kas, diperkirakan pembayaran tunai, dan diperkirakan penerimaan kas untuk memastikan bahwa saldo kas yang memadai untuk memenuhi kewajiban.

Sebuah aspek penting dari flowchart dokumen pengeluaran kas adalah bahwa dokumentasi harus mendukung atau setuju dengan faktur sebelum pembayaran disetujui dan cek disiapkan. Pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur harus disesuaikan untuk memastikan bahwa perintah yang resmi ditempatkan, barang diterima dalam kondisi baik, dan bahwa vendor ditagih jumlah yang benar dan harga. Proses pencocokan dokumen-dokumen ini sangat penting dalam pengeluaran kas. Tidak ada pembayaran harus dilakukan sampai dokumen dicocokkan dengan benar.

Akun catatan hutang perlu ditinjau untuk akurasi secara teratur. Banyak vendor mengirim laporan rekening untuk pelanggan mereka setiap bulan untuk memberikan detail dari jumlah yang terhutang dan dibayar. Akun personil hutang harus mendamaikan laporan dengan akun perusahaan catatan hutang. Akun harus ditinjau untuk persetujuan jumlah dan tanggal jatuh tempo untuk setiap transaksi. Setiap perbedaan harus diselesaikan sesegera mungkin. Bahkan jika pernyataan penjual tidak diterima, perusahaan harus memiliki catatan kewajibannya untuk masing-masing vendor (didirikan selama proses pembelian setelah menerima barang dan faktur pembelian terkait). Beberapa perusahaan merampingkan proses dengan menggunakan sistem voucher, dimana beberapa transaksi yang melibatkan vendor yang sama dapat dikombinasikan ke dalam pengeluaran kas tunggal.

Salinan faktur harus diajukan di departemen hutang dalam urutan kronologis dengan tanggal jatuh tempo. Akun personil hutang harus meninjau file ini secara teratur sehingga pencairan dapat dimulai pada waktu yang tepat. Ini memberikan manajemen kas yang efisien. Sebuah perusahaan biasanya keinginan untuk menjaga kas untuk selama mungkin. Namun, juga harus berhati-hati membayar pada tanggal jatuh tempo untuk menghindari biaya keterlambatan pembayaran, untuk membangun kepercayaan, dan untuk tetap berhubungan baik dengan para vendor.

Hal ini sering terjadi bahwa vendor penurunan harga penawaran untuk pembayaran. Saat ini jenis diskon perdagangan yang ditawarkan, itu adalah tanggung jawab dari rekening departemen hutang untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki kesempatan untuk mengambil keuntungan dari diskon tersebut. Jika file diatur secara kronologis, sistem harus mempertimbangkan tanggal jatuh tempo dipercepat dijamin oleh diskon. Departemen pengeluaran kas harus diberitahukan untuk melakukan pembayaran pada tanggal diskon. Ini adalah tanggung jawab tambahan dalam proses manajemen kas. Perusahaan harus selalu mempertimbangkan keuntungan dari diskon terhadap keuntungan pada kas untuk memenuhi kebutuhan operasional lainnya, memperoleh bunga, atau menghindari pinjaman. Mengontrol waktu pembayaran karena itu adalah tugas manajerial yang sangat penting, dan rekening prosedur hutang sangat penting bagi kemampuan perusahaan untuk mengelola arus kas.

Ketika faktur adalah karena untuk pembayaran, rekening personil hutang akan mengambil faktur dari file dan meneruskannya ke departemen pengeluaran kas untuk persiapan detail cek. Dokumen pendukung harus dilampirkan, termasuk salinan PO dan menerima laporan. Cek bisnis sering termasuk rintisan cek, atau nasihat remittace, di mana nomor faktur dan informasi terkait lainnya dapat didokumentasikan. Sebuah nasihat rimittance biasanya adalah air mata dari bagian dari cek yang memiliki penjelasan sederhana alasan untuk pembayaran, termasuk nomor faktur dan baris transaksi itme descirptions. Meskipun petugas pengeluaran kas mempersiapkan cek, masalah tanggung jawab untuk menandatangani cek tersebut diperuntukkan bagi anggota mangement. Penandatangan berwenang dapat memverifikasi kepatutan pencairan dengan meninjau check dibandingkan dengan dokumentasi pendukung. Akhirnya, setelah dicheck ditandatangani, maka akan dikirim ke vendor. Salinan cek dan dokumen pendukung akan dikembalikan ke pengeluaran kas dan rekening département hutang.

Setelah pembayaran dilakukan, faktur terkait harus dibatalkan untuk menunjukkan bahwa itu telah dibayar. Untuk membatalkan faktur, sebuah pengeluaran kas petugas jelas akan menandai invoce dengan informasi yang berhubungan dengan tanggal dan nomor cek yang digunakan untuk memenuhi kewajiban ini. Atau, salinan cek atau remittance saran dapat dilampirkan ke faktur untuk menyelesaikan tugas ini. Masing-masing metode memberikan jejak pencatatan pencairan dan mencegah kemungkinan duplikat pembayaran. Dokumen-dokumen ini diajukan dalam rekening departemen hutang dalam urutan nomor cek. Akun deparment hutang maka akan update rekening penjual untuk mencerminkan aktivitas pembayaran saat ini.

Pengeluaran kas harus dicatat dalam sistem akuntansi segera setelah pembayaran dibuat. Seorang pegawai pengeluaran kas akan menyiapkan jurnal pengeluaran kas, yang merupakan daftar kronologis dari semua pembayaran. Daftar ini kadang-kadang disebut cek mendaftar dan mirip dengan catatan disimpan untuk rekening pribadi. Jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mempersiapkan entri jurnal harian, dimana rekening kas dan hutang diperbarui untuk mencerminkan pembayaran hari itu. Sofware akuntansi. Dengan automastis mempertahankan catatan pemeriksaan tertulis dan update kas dan saldo rekening hutang cek ditulis. Hal ini menyatakan bahwa catatan akuntansi mencerminkan tanggal sebenarnya dari pengeluaran kas, seperti yang ditunjukkan di cek. Kemudian dalam periode. Kas dan rekening catatan hutang secara berkala diverifikasi dibandingkan dengan laporan bank dan laporan penjual, masing-masing.

RISIKO DAN KONTROL DALAM PROSES PENCAIRAN KAS

Otoritas Transaksi

Departemen hutang harus mengotorisasi pengolahan transaksi pengeluaran kas, sesuai dengan kebutuhan untuk memenuhi kewajiban penjual. Otorisasi terjadi ketika rekening departemen hutang sesuai dengan pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur, dan kemudian meneruskan dokumen-dokumen dicocokkan dengan departemen pengeluaran kas. Selain itu, anggota yang ditunjuk manajemen harus diberikan tanggung jawab untuk menyetujui pembayaran aktual dengan tanda tangan mereka di muka cek. Ini berarti bahwa hanya satu atau beberapa orang harus memiliki wewenang memeriksa penandatanganan. Bank akan menyimpan catatan tanda tangan dari orang-orang penandatangan cek resmi. Akhirnya, semua rekening bank yang didirikan pada nama perusahaan harus disahkan oleh dewan direksi.

Banyak perusahaan menetapkan kebijakan otorisasi pengeluaran kas khusus dan prosedur yang berlaku untuk pemeriksaan besar dimana persyaratan tanda tangan ganda di tempat untuk pemeriksaan lebih jumlah dolar tertentu. Ganda tanda tangan berarti thet dua orang menandatangani cek. Kontrol tambahan ini membutuhkan persetujuan dan tanda tangan dari dua orang yang berwenang, sehingga mengurangi risiko frud signifikan atau kesalahan. Bank perusahaan memainkan peran penting dalam enfoorcing kebijakan ini, karena tidak harus membayar cek atas jumlah ambang kecuali dua tanda tangan yang berwenang disertakan.

Pemisahan Tugas

Pemisahan tugas yang efektif mengurangi kemungkinan kesalahan terdeteksi atau penipuan dengan menyediakan kontrol akuntansi atas proses pencairan tunai. Jika pembelian, penerimaan, hutang, dan fungsi pencairan kas dipisahkan, kesempatan untuk pencurian atau kesalahan dalam proses harus minimezed. Tidak ada orang harus memiliki kemampuan untuk melakukan transaksi pembelian palsu dan sekaligus membayar untuk itu dan account untuk itu. Idealnya, individu dalam pengeluaran kas departmen seharusnya tidak memiliki kewenangan memeriksa penandatanganan dan tidak harus memiliki akses ke akun cas atau ke rekening perusahaan catatan hutang. Dalam additin, operasi sistem informasi dan pemrograman yang berhubungan dengan pengeluaran kas dan rekening deparments hutang harus terpisah dari mereka yang memiliki tanggung jawab untuk custodey, otorisasi, atau recerd menjaga dalam fungsi-fungsi.

Dokumen Pendukung

Sebuah buku pembantu utang usaha dan pengeluaran kas jurnal adalah catatan mendasar dalam proses pengeluaran kas. Praktek mengeluarkan cek pada bentuk diberi nomor sebelumnya menciptakan record dari urutan transaksi. Pemeliharaan tertib rekening catatan hutang memfasilitasi teknik manajemen kas yang efektif.

Keamanan Asset dan Dokumen

Akses ke kas harus dibatasi penandatangan cek resmi. Kontrol fisik harus berada di tempat di daerah di mana kas dipertahankan dan dicairkan. Demikian pula, saham perusahaan dari pemeriksaan yang tidak terpakai harus dilindungi dan dikendalikan. Akses ke catatan harus dibatasi kepada orang-orang yang ditunjuk dalam hutang dan pengeluaran kas fungsi.

Pemeriksaan Independen Dan Rekonsiliasi

Pengeluaran kas jurnal dan rekening subsdiary hutang buku besar harus dirujuk ke rekening kontrol buku besar secara teratur. Juga, seseorang terpisah dari pengeluaran kas dan rekening fungsi hutang harus bertanggung jawab untuk rekonsiliasi laporan bank setiap bulan. Prosedur rekonsiliasi pendukung dari rekening bank termasuk penerimaan langsung dari laporan bank oleh karyawan yang ditunjuk agar tidak ada orang lain mungkin memiliki kesempatan untuk mengubah dokumen. Jika salinan cek dikembalikan dengan laporan bank, pemeriksaan ini harus benar-benar terakhir untuk tanggal, penerima pembayaran, dan tanda tangan.

Pertimbangan Biaya Manfaat

Ketika sebuah perusahaan proses volume besar pengeluaran kas, harus mempertimbangkan pelaksanaan prosedur pengendalian internal untuk memastikan keakuratan transaksi tersebut. Beberapa situasi lain yang dapat menjamin kontrol termasuk keberadaan kompleks pengaturan vendor atau diskon istilah, desentralisasi atau pengeluaran kas yang tersebar luas, pengeluaran kas melalui mata uang (bukan dengan cek) volume tinggi retur pembelian, dan pengeluaran kas dalam mata uang asing.

Exhibit 9-18 adalah ringkasan dari kontrol dan risiko tertentu yang terkait dengan proses pencairan tunai.

Control Kontrol

Meminimalkan risiko terkait:

Otorisasi: Direksi authorizatin untuk semua rekening bank perusahaan persetujuan kas pencairan trancation sebelum persiapan cek Persyaratan tanda tangan ganda untuk pencairan sejumlah besar uang tunai Segregasi: Pemisahan cek otoritas penandatanganan dari rekening kas dan pengeluaran recored menjaga dan hak asuh uang tunai. Pemisahan pemesanan, pengiriman dan penerimaan, pengendalian persediaan, hutang, pengeluaran kas, sistem infromation, dan fungsi akuntansi umum Rekaman & Dokumen: Persiapan pemeriksaan pada formulir diberi nomor sebelumnya Sebelum persiapan cek, pencocokan mendukung documen (faktur vendor, PO, dan menerima laporan) untuk verifikasi vendor, harga resmi, akurasi matematis, akun coding, jumlah dan deskripsi barang. Memperbarui jurnal pengeluaran kas dan rekening catatan hutang secepat cek benar-benar telah dicairkan Pembatalan dokumen pendukung setelah pembayaran telah dilakukan Ulasan bulanan dan rekonsiliasi laporan penjual dengan akun catatan hutang. Security : Keamanan: Kontrol fisik meliputi kas dan pasokan perusahaan cek. Kontrol fisik dan elektronik melalui akses ke pencairan cas dan rekening catatan hutang Cek Independent: Kinerja Bulanan rekonsiliasi bank Pencocokan cek dengan dokumentasi asli pembelian dan verifikasi untuk deskripsi item, jumlah, tanggal, harga resmi, dan akurasi matematis. Verifikasi buku pembantu utang usaha untuk akurasi matematika dan posting yang tepat untuk buku besar.

Pembayaran tidak valid, dicuri uang tunai Pembayaran tidak valid, jumlah yang salah Pembayaran tidak valid, jumlah yang salah Pembayaran tidak valid, jumlah yang salah, dicuri uang tunai Pembayaran fiktif, pembayaran dihilangkan, jumlah yang salah, penjual wreong, masalah waktu Pembayaran Dihilangkan Pembayaran fiktif, duplikat pembayaran, jumlah yang salah atau rekening, penjual yang salah, masalah waktu Pembayaran tidak valid, duplikat pembayaran, jumlah yang salah, masalah waktu duplicat pembayaran dihilangkan, pembayaran fiktif, jumlah yang salah, vendor yang salah, masalah waktu. Kas Dicuri Pembayaran fiktif, duplikat pembayaran, jumlah yang salah, transaksi dihilangkan, penjual yang salah, masalah waktu, masalah akumulasi Pembayaran tidak valid, jumlah yang salah, Pembayaran dihilangkan, waktu isu Jumlah salah, salah akumulasi atau posting, pembayaran dihilangkan, nomor rekening yang salah, duplikat pembayaran Jumlah salah, akumulasi salah atau posting, pembayaran dihilangkan, nomor rekening yang salah, duplikat pembayaran.

5.      SISTEM IT PROSES PENGELUARAN DAN PENCAIRAN KAS

Dalam sistem komputerisasi akuntansi, akan ada banyak tugas manual. Hal ini biasanya berlaku untuk perusahaan kecil atau menengah dengan sistem TI skala kecil. Dalam sistem pembelian, pencocokan dokumen sering disebut tiga cara perbandingan. Cara perbandingan adalah pencocokan order pembelian laporan penerima terkait dan faktur. Orang yang mengoperasikan perangkat lunak komputer harus secara fisik masih sesuai dengan pesanan pembelian laporan penerimaan dan faktur. Orang yang mengoperasikan perangkat lunak komputer harus menenangkan yang faktur perbandinga, pesanan pembelian dan laporan penerimaan. Komputer mengotomatiskan banyak pencatatan dan menulis cek. Tapi manusia masih harus membuat keputusan mengenai proses pencocokan ini, digambarkan dalam pameran 9-19.

Dalam organisasi kecil atau menengah dengan menggunakan software akuntansi tugas-tugas berikut harus diselesaikan oleh pekerja:

1.        Perintah departemen pembelian barang dari vendor, dan karyawan harus memasukkan pesanan pembelian ke dalam perangkat lunak akuntansi dengan memasukkan data ke dalam bidang bentuk pesanan pembelian.

2.        Departemen menerima barang dan membandingkan slip kemasan dengan pesanan pembelian untuk comfirm nomor bagian dan kuantitas.

3.        Sebuah laporan penerimaan dibuat oleh karyawati mengisi bidang yang sesuai penerima dalam perangkat lunak. Orang menyelesaikan ini harus memilih pesanan pembelian yang sama laporan penerimaan ini. Ketika nama vendor atau nomor ID yang dimasukkan, sistem akan daftar pesanan pembelian terbuka dengan vendor.

4.        Setelah vendor memberikan faktur, faktur juga harus masuk dientri faktur dalam software akuntansi. Sekali lagi, pesanan pembelian yang tepat harus dipilih dari daftar pesanan pembelian terbuka.

5.        Jika pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan mencocokkan faktur untuk nomor bagian, jumlah, dan harga, kewajiban disetujui untuk pembayaran.

6.        Pada tanggal diskon atau tanggal jatuh tempo tagihan, orang yang ditunjuk harus memilih faktur tertentu untuk membayar dan memiliki system utk dicek.

Catatan dan pencocokan sistem manual sangat memakan waktu dan mahal. Hal ini memakan waktu karena kompleksitas pembelian. Pembelian dan pembayaran dapat menjadi kompleks. memberitahukan pembeli perintah kembali, atau mengisi urutan parsial. Dengan demikian, pencocokan membutuhkan sejumlah besar waktu manusia untuk mendamaikan dan menyetujui untuk pembayaran. Hal ini berlaku bahkan jika sistem akuntansi adalah menjaga catatan dan menghasilkan cek elektronik. Masalah dengan sistem ini adalah sebagai berikut:

a.       Jumlah gaji atau upah yang dibayarkan kepada karyawan yang mencocokkan tiga dokumen-dokumen ini bisa sangat mahal.

b.      Ketidaksesuaian untuk berpisah angka, jumlah, atau harga dapat mengambil banyak waktu untuk menyelidiki dan mendamaikan, yang menyebabkan biaya proses manual ini menjadi lebih tinggi.

c.       Karyawan harus secara manual memasukkan ke dalam perangkat lunak rincian pembelian, penerimaan, dan faktur. Ini juga mahal dan memakan waktu. Selain itu, kesalahan mengetik dapat dilakukan.

Banyak organisasi menggunakan kemajuan TI systmes untuk penghematan waktu dan biaya pembelian dan proses pembayaran. Dengan teknologi, proses dapat diubah untuk mengurangi atau menghilangkan masalah tersebut. Proses yang dilakukan untuk mengubah proses untuk  efisiensi disebut rekayasa ulang proses bisnis. Bahwa rekayasa ulang proses bisnis (BPR) adalah dan perubahan terorganisir dalam proses bisnis untuk tujuan meningkatkan efisiensi dan efektivitas. BPR sejalan proses bisnis dengan sysmtems IT untuk perbaikan. Dalam hal pembelian dan membayar untuk pembelian. BPR memfasilitasi pengurangan dokumen, proses manual, dan biaya pengolahan dalam banyak kasus, sistem TI digunakan untuk meningkatkan effeiciency pembelian dan proses pembayaran sesuai dengan sistem TI.

Contoh sistem TI yang biasanya melibatkan BPR dalam pembelian dan pembayaran adalah sebagai berikut:

·          Komputer berbasis pencocokan dan pengecekan dokumen pembelian

·          Penerimaan penyelesaian Dievaluasi (ERS), teknik pengolahan faktur kurang

·          Bentuk eletronic dari purchse dan pembayaran seperti e-bisnis, e-hutang, dan EDI

Misalnya EDI mengurangi atau menghilangkan kunci manual faktur karena faktur dikomunikasikan eletronically antara pembeli dan penjual. Bagian selanjutnya menjelaskan sistem TI ini yang memungkinkan organisasi untuk mengurangi waktu dan biaya pembelian pengolahan dan pembayaran.

6.      COMPUTER - BASED MATCHING

Sistem IT yang digunakan untuk pembelian dan pembayaran dapat digunakan untuk mengotomatisasi proses pencocokan documen. Pencocokan otomatis adalah teknik perangkat lunak komputer di mana perangkat lunak komputer sesuai faktur untuk pesanan pembelian terkait dan menerima laporan. Sistem tradisional bergantung pada seseorang untuk melakukan pencocokan ini, sedangkan sistem pencocokan otomatis tidak. Untuk melembagakan sistem pencocokan autmoated, semua file yang relevan harus tersedia dan terus-menerus siap untuk diproses. Ini berarti bahwa pesanan pembelian dan menerima file dan catatan harus online atau dalam database. Ketika faktur diterima dari vendor, karyawan memasuki rincian ke dalam sistem akuntansi dengan menyelesaikan entri faktur. Nomor pesanan pembelian biasanya muncul pada faktur, dan jumlah ini dimasukkan sebagai faktur. Sistem kemudian dapat mengakses pesanan pembelian secara online dan menerima file dan periksa item, jumlah, dan harga. Sistem tidak akan menyetujui faktur untuk pembayaran kecuali item dan jumlah dengan slip pengepakan dan harga sesuai dengan harga pesanan. Hal ini memastikan bahwa vendor telah ditagih untuk item yang benar, jumlah dan harga.

Selama proses pencocokan, sistem juga akan memeriksa kesalahan matematika dan memastikan bahwa tidak ada pembayaran sebelumnya yang akan melakukan pembayaran ini duplikat satu. Tanpa dilakukan pengecekkan tersebut, duplikat invoces dapat diterima sekarang dan dibayar. Vendor sengaja atau tidak sengaja dapat faktur urutan yang sama dua kali. Sistem memeriksa duplikat faktur dengan memeriksa nomor faktur, jumlah penjual, dan jumlah uang. Sistem ini dapat mencetak kasus yang ditemukan sebagai pembayaran duplikat potensial, dan daftar ini dapat ditinjau oleh seorang manajer sebelum pembayaran. Selain itu, sistem otomatis dapat mengevaluasi diskon syarat dan pilih waktu yang paling menguntungkan dari pembayaran yang sebenarnya. Misalnya, jika persyaratan pembayaran yang 2/10, net / 30, sistem dapat diprogram untuk menentukan apakah diskon dua persen menguntungkan bila dibandingkan dengan biaya perusahaan.

Sebuah sistem pencocokan otomatis dapat mengurangi waktu, biaya, kesalahan, dan duplikat pembayaran dan pengolahan faktur. Perbaikan ini lebih cocok manual dapat mengurangi jumlah informasi yang tepat waktu untuk meramalkan arus kas masa depan untuk pembayaran faktur. Selain itu sistem dapat meringkas transaksi rinci ke jumlah ringkasan yang diposting ke akun buku besar. Dengan demikian, manajemen menerima umpan balik yang lebih lengkap dalam cara yang jauh lebih tepat waktu, memungkinkan manajemen untuk merencanakan dan kontrol pengeluaran kas yang lebih baik. Meskipun ada banyak keuntungan untuk pencocokan otomatis, ada juga risiko, kesalahan sistem dalam proses pencocokan, acces tidak sah, penipuan, dan cadangan file.

RISIKO DAN KONTROL DALAM COMPUTER - BASED MATCHING

Security and Confidentiality Risks

Menerapkan proses pencocokan otomatis berarti bahwa orang tidak melakukan fungsi pencocokan dan otorisasi, karena ini terjadi di dalam sistem. Oleh karena itu, akses tidak sah ke sistem meningkatkan bahaya pembayaran penipuan atau fiktif. Seseorang yang mendapatkan acces tidak sah untuk memesan dan pencocokan fungsi sistem dapat memasukkan vendor dan faktur, dan dengan demikian menerima pembayaran penipuan. Risiko ini dapat dikurangi dengan otentikasi pengguna dan membatasi akses dari pengguna yang berwenang. Password dan Id pengguna harus digunakan untuk setiap karyawan acces ke sistem. Jika jumlah uang yang terlibat sangat besar atau data sensitif. Penggunaan biometrik, token keamanan, atau smart card mungkin perlu untuk meningkatkan kekuatan otentikasi pengguna. Dalam penambahan, tabel otoritas harus dibentuk untuk membatasi akses pengguna resmi kepada mereka subsistem yang diperlukan untuk pekerjaan mereka. Misalnya seorang pengguna yang login untuk memasukkan faktur tidak boleh akses sistem yang akan memungkinkan dia untuk memesan barang. Log komputer harus dijaga agar memiliki catatan lengkap dari pengguna dan sejarah mereka digunakan. Log komputer akan memungkinkan pemantauan dan identifikasi dari akses yang tidak sah atau penggunaan.

Pengolahan Integritas Resiko

Karena sistem kewenangan pembayaran tagihan, sangat penting untuk memastikan bahwa itu diprogram untuk benar mencapai pencocokan ini. Kesalahan dalam logika sistem dapat menyebabkan kesalahan sistematis dan berulang-ulang dalam pencocokan, dalam hal sederhana, jika sistem keliru cocok dokumen, itu keliru akan cocok dokumen berulang-ulang. Dengan demikian, sistem logika yang keliru dengan cepat dapat menyebabkan masalah arus kas. Hal ini juga berlaku logika dengan cepat dapat menyebabkan masalah arus kas. Hal ini juga berlaku dari logika yang digunakan untuk menemukan duplikat pembayaran. Untuk menemukan duplikat pembayaran, sistem harus diprogram dengan kriteria yang mengidentifikasi semua duplikat pembayaran. Jika kriteria yang ditetapkan terlalu ketat, mungkin tidak mengidentifikasi semua duplikat pembayaran. Atau, jika kriteria tersebut terlalu longgar, mungkin mengidentifikasi semua pembayaran duplikat yang tidak benar-benar duplikat. Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan adalah untuk secara teratur dan sering memesan item yang sama pada biaya yang sama, hal itu akan menjadi sulit untuk menentukan mana yang duplikat faktur dan yang tidak, karena jumlah dan harga akan sama. Risiko ini kesalahan sistematis dalam pencocokan atau menggandakan pembayaran dapat dikurangi dengan tes rutin dari sistem dan melalui tinjauan manajemen rutin laporan pembayaran faktur.

Risiko Yang Tersedia

Seperti selalu benar dari sistem TI, semakin banyak ketergantungan ditempatkan pada sistem, yang lebih penting menjadi untuk memastikan bahwa sistem yang tersedia. Setiap kerusakan sistem atau interupsi dapat menghentikan atau memperlambat pengolahan faktur dan pembayaran. Penundaan ekstrim dalam faktur membayar dapat menyebabkan diskon hilang biaya keterlambatan, biaya bunga, atau kehilangan vendor. Oleh karena itu, penting untuk menjaga sistem back-up dan file back-up. Sejak adanya system ini dibandingkan manual, mungkin tidak ada jejak kertas transaksi yang diproses. Oleh karena itu, file back-up harus dijaga untuk memastikan audit trail yang lengkap. Di samping, kekuatan pemasok uninterruptible dan pabrik pemulihan bencana harus berada di tempat untuk memungkinkan operasi lanjutan bahkan dalam hal pemadaman listrik atau bencana alam.

7.      EVALUATED RECEIPT SETTLEMENT (ERS)  

Di pertengahan dekade sebelum tahun 2000, beberapa perusahaan termasuk di industri otomotif, mulai menerapkan faktur sistem yang cocok untuk pembelian dan membayar vendor. Misalnya, General Eletrik, Co. mulai menggunakan sistem tanpa faktur untuk pembelian bahan langsung dan ingin memindahkan pembelian lain untuk sistem tanpa faktur. Mengubah pencocokan dokumen ke sistem tanpa faktur lebih merupakan proses perubahan daripada aplikasi teknologi baru. Namun, kemampuan untuk mencapai sistem pencocokan tanpa faktur tergantung pada memiliki sistem TI secara online, membeli file terkait. Penjelasan sederhana dari pertandingan tanpa faktur adalah bahwa perbandingan berlangsung dengan mencocokkan pesanan pembelian dengan barang yang diterima. Jika PO cocok dengan barang, pembayaran dilakukan ke vendor. Hal ini menghilangkan kebutuhan untuk vendor untuk mengirim faktur, karena pembayaran disetujui sebagai barang segera diterima (ketika mereka cocok dengan pesanan pembelian). Oleh karena itu, sistem tanpa faktur dan disebut settlement penerimaan dievaluasi (ERS).

ERS adalah sistem tanpa faktur di mana perangkat keras dan perangkat lunak komputer lengkap cocok dengan tanpa faktur yang merupakan perbandingan dari pesanan pembelian dengan barang yang diterima. Sistem IT ini diaktifkan untuk mengurangi waktu dan biaya pembayaran pengolahan vendor. Nama ERS menandakan bahwa penerimaan barang dengan hati-hati dievaluasi dan, jika Mathes pesanan pembelian, penyelesaian kewajiban terjadi melalui sistem ini.

Ketika departemen pembelian memulai proses pembelian, pesanan pembelian yang dimasukkan dalam database online dari open order. Ketika barang tiba di dermaga menerima, karyawan di departemen penerima akan memeriksa database online untuk pesanan pembelian yang sesuai vendor, nomor bagian, dan jumlah. Ini berarti bahwa karyawan harus dapat mengakses pesanan pembelian secara online segera, sementara pengiriman orang masih di dermaga penerima. Dengan demikian, sistem TI yang luas dengan file pembelian online diperlukan. Jika tidak ada pesanan pembelian yang cocok, barang ditolak dan dikembalikan ke vendor. Jika ada pesanan pembelian yang cocok, menerima karyawan masuk rekor penerima ke database online dan pembayaran proses sesuai dengan persyaratan pembayaran yang sebelumnya dinegosiasikan dengan vendor.

Informasi yang berikut dikutip dari sebuah situs web perusahaan besar untuk vendor untuk melihat kebijakan baru perusahaan tentang ERS. Untuk ilustrasi ini, nama perusahaan telah berubah menjadi contoh perusahaan, tetapi rincian lainnya adalah nyata. Daftar ini dapat memberikan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana ERS bekerja. Contoh perusahaan yang menerapkan penyelesaian penerimaan ERS-dievaluasi, dengan ERS kami akan membayar pemasok berdasarkan kuantitas kami menerima dan harga pesanan pembelian kami. Faktur tidak lagi diperlukan.

RequiremenPersyaratan:

1.        Contoh perusahaan pesanan pembelian, nomor bagian, harga, syarat dan metode pengiriman harus 100% akurat

2.        Packing slip harus 100% akurat dengan item yang benar, nomor bagian, nomor pesanan pembelian, dan jumlah yang benar di unit pesanan pembelian murah dari ukuran.

3.        Googds harus diterima secara akurat. Menurut, packing slip, harus jelas dan mudah dibaca, dengan bar kode kemasan slip disukai.

4.        Tidak ada faktur yang akan diterima. Pemasok harus menempatkan faktur ditahan dalam sistem mereka.

5.        Perubahan untuk item tambahan seperti diatur, plating biaya gendang, dll Harus termasuk dalam harga satuan item atau harus ditambahkan sebagai item baris individu pada pesanan pembelian.

6.        Contoh perusahaan memerlukan penggunaan pembawa barang yang disukai. Contoh perusahaan memberikan nomor rekening carrier kepada pemasok.

7.        Jumlah pemasok faktur, kemasan nomor slip, atau tanggal penerimaan akan dimasukkan pada remittance advice. Kode standar Contoh perusahaan transaksi akan digunakan atau remittance advice.

8.        Pemasok harus menerima transfer dana elektronik sebagai pembayaran.

9.        Pertanyaan khusus tentang, perintah, penerima, menolak, dan pembayaran harus diarahkan kepada pembeli contoh perusahaan yang menempatkan pesanan.

RISIKO DAN KONTROL DALAM EVALUATED RECEIPT SETTLEMENT (ERS)

Sayangnya, menghilangkan bagian dari proses pencocokan pengguna juga menghilangkan beberapa pengendalian internal yang melekat dalam pertandingan tiga dokumen pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur. Sejak sone kontrol internal eliminatd, menjadi perlu untuk mengkompensasi kerugian ini kontrol dengan memperkuat kontrol lain atau menerapkan kontrol tambahan. Pertama, prosedur penerima harus ditetapkan untuk memastikan bahwa barang yang diterima hanya ketika nomor bagian dan jumlah sama persis. Tidak ada proses rekonsiliasi kemudian untuk subsitutions, overshipments, atau pengiriman parsial. Dengan demikian, sebuah organisasi yang ingin melembagakan faktur kurang proses pencocokan juga harus membangun hubungan kerja yang erat dengan vendor dan menegosiasikan harga perusahaan sebelum memesan. Karena barang diterima hanya jika jumlah pertandingan, vendor harus memahami bahwa personil yang menerima tidak akan menerima pengiriman kecuali sama persis. Pembayaran didasarkan pada orang-orang pangeran dinegosiasikan sebelumnya, bukan pada faktur. Ini mempercepat seluruh penerimaan dan proses pembayaran dan menghilangkan banyak waktu dan biaya dalam memproses pembayaran. Organisasi dan vendor harus bekerja sama untuk meminimalkan pengecualian seperti substitusi produk, produk rusak, dan pengiriman parsial. Organisasi ini juga harus menetapkan prosedur untuk menangani beberapa pengecualian cepat.

Ada juga risiko TI yang melekat dalam sistem tanpa faktur. Risiko ini dalam kategori keamanan, kerahasiaan, integritas pengolahan, dan ketersediaan.

Keamanan Dan Kerahasiaan

Hal ini diperlukan untuk mengotentikasi pengguna kontrol untuk mencegah acces tidak sah, untuk membeli file terkait dan untuk mencegah pembayaran vendor penipuan atau ficitious. Pengguna Id dan password harus diminta dari semua pengguna pembelian dan sistem pembayaran. Tabel Otoritas menetapkan tingkat akses pengguna yang berwenang. Hal ini untuk mencegah pengguna yang tidak sah dari memulai transaksi pembelian. Log komputer dapat membantu manajemen dalam memantau akses pengguna dan dalam mendeteksi akses yang tidak sah atau penyalahgunaan pembelian dan pembayaran sistem.

Pengolahan Integritas

Seperti dijelaskan dalam pembahasan sebelumnya mengenai otomatis risiko sistem pencocokan, kesalahan dalam logika sistem dapat menyebabkan kesalahan berulang dalam otorisasi pembayaran. Oleh karena itu, sistem harus dimonitor dan diuji untuk memastikan keakuratan dan kelengkapan pencocokan dan pembayaran persetujuan. Pemantauan ini dan pengujian juga harus mencakup tes untuk memastikan bahwa duplikat pembayaran secara tepat dihindari.

Ketersediaan

Karena sistem bergantung heaviley pada sistem IT yang dapat dengan cepat mengakses secara online file pesanan pembelian, gangguan sistem atau perlambatan dapat menghentikan semua aktivitas penerima. Proses Menerima tidak bisa beroperasi tanpa kemampuan untuk melihat secara online file pesanan pembelian. Oleh karena itu, sistem cadangan dan tanggal backup sangat penting untuk menjaga ketersediaan sistem setiap saat. Kontrol umum juga harus mencakup pasokan listrik yang tidak pernah terputus dan rencana pemulihan bencana yang luas untuk memungkinkan operasi lanjutan tanpa interupsi.

8.      E-BISNIS DAN ELEKTRONIK DATA INTERCHANGE (EDI)

Risiko dan kontrol dari perspektif penjual. Selain itu, bahwa barang-barang pertukaran pembeli dan penjual dan uang tunai satu sama lain; pembeli menerima barang dan membayar tunai di bursa dilihat dari perspektif pembeli. Pertukaran informasi elektronik transaksi adalah sama untuk pembeli seperti untuk penjual. Kesamaan dalam proses antara pembeli dan penjual berarti bahwa sebagian besar uraian sebelumnya keuntungan, risiko, dan kontrol dari perspektif penjual berlaku untuk fitur yang sama dari sudut pandang pembeli. Untuk menghindari pengulangan seluruh bagian, deskripsi sini akan fokus hanya pada risiko dan kontrol dan akan mencakup keduanya e-bisnis dan EDI di bagian tunggal.

RISIKO DAN KONTROL DALAM E-BISNIS DAN EDI

Pameran yang disajikan di sini sebagai pameran untuk merangkum risiko dan kontrol transaksi pembelian eletronic dari perspektif pembeli, termasuk keamanan dan kerahasiaan risiko, risiko integritas pengolahan, dan risiko ketersediaan.

Keamanan Dan Kerahasiaan

Ketika melakukan transaksi pembelian dan pembayaran eletronically, harus ada link eletronic antara pembeli dan penjual sistem TI, hubungan elektronik ini mungkin dalam bentuk garis swasta disewa, jaringan pihak ketiga, atau internet. Tidak peduli yang jenis link elektronik yang digunakan, penggunaan link eletronic antara pembeli dan penjual memperlihatkan risiko akses yang tidak sah dan hacking atau jaringan istirahat ins lainnya. Oleh karena itu, penting bahwa semua pengguna, termasuk mitra dagang seperti vendor, dikonfirmasi ketika mereka mengakses sistem atau catatan. Penggunaan pengguna Id, password, dan meja otoritas dimaksudkan untuk membatasi akses untuk pengguna yang berwenang dan untuk membatasi pengguna yang berwenang untuk hanya file atau mencatat keharusan akses untuk melakukan tugas mereka ditugaskan. Log komputer membantu manajemen akses memantau pengguna dan untuk menemukan akses yang tidak sah dan pelanggaran keamanan yang disebabkan. firewall dan enkripsi data dapat membatasi akses yang tidak sah oleh hacker atau pihak luar lainnya.

Pengujian kerentanan dan pengujian penetrasi memungkinkan perusahaan untuk secara teratur menguji kerentanan koneksi jaringan yang digunakan untuk bisnis e atau EDI. Pengujian kerentanan memeriksa sistem untuk menentukan kecukupan dari langkah-langkah keamanan dan untuk mengidentifikasi kekurangan keamanan. Pengujian penetrasi sengaja mencoba untuk menghindari IT kontrol akses sistem untuk menentukan apakah ada kelemahan dalam kontrol. Tersting ini dapat membantu mengungkap kerentanan sehingga masalah ini dapat diperbaiki sebelum mereka explited oleh orang luar atau hacker. Software deteksi intrusi alert organisasi untuk hacking atau penggunaan yang tidak sah lain dari sistem atau jaringan.

Kontrol otentikasi kuat yang memvalidasi pengguna dan log komputer yang mencatat transaksi juga dapat membantu mencegah penolakan transacions oleh penjual. Misalnya, penjual bisa mengklaim bahwa pembayaran eletronic untuk pembelian tidak diterima. Otentikasi pengguna dan log komputer memungkinkan organisasi untuk mempertahankan audit trail electornis yang menegaskan bahwa cek elektronik dikirim ke vendor valid dan resmi dan dapat membantu menghindari penolakan transaksi pembayaran ini.

RISK RISIKO

Kontrol

Keamanan dan kerahasiaan Acces tidak sah, hacker atau jaringan istirahat lain, penolakan transaksi puchase Integritas Pengolahan Data yang dimasukkan tidak valid oleh vendor, jejak audit lengkap, kesalahan mengintegrasikan ke dalam sistem back end Availability Ketersediaan Kegagalan sistem, serangan virus dan worm, serangan penolakan layanan oleh hacker

Otentikasi: user ID, password, login prosedur, acces tingkat, meja otoritas rirewall, encription, kerentanan dalam kajian deteksi instrusion, pengujian penetrasi log komputer Kontrol input cek tersebut lapangan, validitas cek, batas cek, cek kewajaran, log komputer, tesing sofware Perencanaan kelangsungan bisnis, backup data dan sistem, firewall, enkripsi, penilaian kerentanan, deteksi intrusi, pengujian penetrasi.

Security and confidentiality ControlsPengolahan Integritas

Dalam transaksi e-bisnis atau pembelian EDI, vendor dapat mengakses file dan catatan pada sistem komputer pembeli dan dapat memasuki atau transmisi data. Oleh karena itu, ada risiko bahwa sistem TI vendor dapat memperkenalkan data yang salah atau tidak lengkap. Data yang dimasukkan atau dikirimkan oleh vendor harus tunduk validasi input kontrol untuk memastikan keakuratan dan kelengkapan dat tersebut. Cek validasi input ini meliputi pemeriksaan lapangan, pemeriksaan validitas, cek limit, dan pemeriksaan kewajaran. Selain itu, data yang dimasukkan ke dalam perangkat lunak terjemahan EDI, atau bentuk web e-bisnis harus diintegrasikan ke dalam sistem backoffice seperti penerimaan dan rekening sistem hutang. Pemeriksaan ini validasi input yang sama dapat membantu dalam mengurangi kesalahan sebagai data diintegrasikan ke dalam sistem lain dalam organisasi. Akhirnya, log komputer dari semua transaksi yang dilakukan dengan penjual dapat berfungsi sebagai bagian dari jejak audit untuk membantu melacak atau menciptakan kembali transaksi.

Ketersediaan

Interupsi ke sistem dapat menyebabkan masalah kritis bagi perusahaan yang membeli dan membayar secara elektronik. Menurunnya sistem atau kegagalan dapat menyebabkan perusahaan untuk menjadi uanble untuk membeli atau membayar sesuai kebutuhan, yang dapat menyebabkan aliran produk yang akan terganggu dan dengan demikian memperlambat atau menghentikan produksi atau penjualan. Kapan saja sistem web atau koneksi EDI tidak tersedia, mungkin ada mengakibatkan gangguan di bidang manufaktur dan dengan demikian kemampuan untuk memiliki produk untuk dijual. Oleh karena itu, perusahaan harus menempatkan kontrol di tempat yang meminimalkan gangguan layanan, seperti sistem berlebihan, rencana pemulihan bencana, pengujian perubahan soft ware, dan perencanaan kapasitas dan pengujian.

Lebih dibutuhkan untuk server, data dan jaringan. Sebuah sistem server berlebihan membutuhkan mempertahankan satu atau lebih komputer sebagai tambahan, cadangan server web yang dapat beroperasi sebagai server jika server utama turun. Data yang berlebihan sebagai kontrol biasanya dilakukan dengan memiliki data yang tersimpan inredudant array disk murah (raid). Sebuah penyimpanan serangan mempertahankan satu atau lebih disk drive yang cermin satu sama lain. Dengan cara ini, satu atau lebih duplikat yang tepat dari data dipertahankan. Struktur jaringan cadangan harus di tempat jika komunikasi hilang melalui jaringan biasa.

Rencana pemulihan Desaster harus berada di tempat untuk memastikan gangguan akses ke EDI atau pemrosesan e-bisnis bahkan melalui bencana alam seperti kebakaran, banjir atau gempa bumi. Perusahaan harus memiliki rencana untuk melanjutkan layanan ketika bencana terjadi.

Sebagai perubahan yang dibuat ke situs pembelian atau perangkat lunak yang memproses e-bisnis atau pembelian EDI, terpenting bahwa perubahan diuji sebelum mereka diimplementasikan. Jika perubahan tersebut tidak diuji, mereka mungkin gagal dan operasi disript.

Manajer harus benar merencanakan kapasitas yang cukup dalam e-bisnis atau sistem EDI dan server untuk memastikan bahwa sistem ini tidak kewalahan dengan jumlah pengguna yang mengakses atau jumlah transaksi yang dilakukan. Manajer harus memastikan bahwa ada langkah-langkah yang teratur untuk memantau, menguji, dan sesuaikan dengan kapasitas sistem untuk memenuhi kebutuhannya.

Kontrol yang mencegah atau mendeteksi virus atau gangguan sistem harus berada di tempat. Kontrol ini diperlukan karena hacker, penyusup, atau virus dapat memperlambat atau mengganggu operasi sistem. Deteksi Intrustion dan pengujian kerentanan dapat membantu mencegah atau mendeteksi kemungkinan intrusi oleh pihak luar atau hacker.

9.      E- PAYABLES

Manajer Akuntansi dalam organisasi biasanya tertarik pada sistem baru dan perangkat lunak yang mengurangi biaya atau meningkatkan efisiensi pengolahan hutang. Teknologi terbaru yang berhubungan dengan faktur dan hutang umumnya disebut sebagai e-payment. Namun, nama yang lebih spesifik untuk penagihan dan pembayaran sistem elektronik faktur penyajian elektronik dan pembayaran, atau EIPP. Kebanyakan sistem EIPP memanfaatkan konektivitas internet untuk elektronik mengirim faktur atau pembayaran. Ini berarti bahwa proses hutang dalam suatu organisasi dapat menerima faktur elektronik melalui internet dan melakukan pembayaran melalui internet.

 Meskipun sistem ini baru dalam teknologi dan software, mereka memiliki keuntungan yang sama dan risiko seperti yang sudah dijelaskan. Artinya, mereka meningkatkan efisiensi faktur dan proses pembayaran, tetapi mereka berpose keamanan, kerahasiaan, integritas pengolahan, dan risiko ketersediaan.

10.  PROCUREMENT CARDS

Dalam beberapa dekade terakhir, banyak perusahaan telah menerapkan kartu pengadaan sebagai metode untuk menghilangkan atau mengurangi mengkonsumsi langkah-langkah dalam transaksi pembelian dan pembayaran waktu. Kartu Pengadaan, sering disebut p-kartu, adalah kartu kredit bahwa organisasi memberikan kepada karyawan tertentu untuk membuat pruchases ditunjuk. Kartu Pengadaan biasanya tidak digunakan untuk pembelian seperti persediaan atau pemeliharaan dan untuk membayar biaya perjalanan dan hiburan.

11.  ETHICAL ISSUES RELATED TO EXPENDITURES PROCESSES

Dewan direksi dan manajemen organisasi memiliki kewajiban etis untuk membangun nada yang tepat di bagian atas, kontrol internal yang kuat, dan standar etika yang tinggi. Jika mereka tidak menjaga internal kontrol, pemilik organisasi dirugikan ketika perusahaan tersebut ditipu melalui penipuan manajemen, pembayaran vendor fiktif, dan penipuan penggantian biaya. Penting untuk menetapkan kebijakan pengendalian internal dan kontrol TI untuk membantu mencegah atau mendeteksi penipuan tersebut, penyimpangan etika, atau kesalahan.

12.  CORPORATE GOVERNANCE IN EXPENDITURE PROCESSES

Kebijakan tata kelola perusahaan yang sangat penting dalam proses pengeluaran, karena mereka membantu untuk memastikan bahwa dana yang dikeluarkan hanya dengan cara yang disetujui. Kebijakan tata kelola perusahaan harus menggabungkan empat bidang yaitu pengawasan manajemen, pengendalian internal, pengelolaan keuangan, dan perilaku etis. Bentuk kuat dari tata kelola perusahaan harus membantu mencegah penipuan, pencurian, dan penyalahgunaan aset perusahaan.

DAFTAR KEPERPUSTAKAAN

Turner, Weickgenannt.2012. Accounting Information Systems: Controls and Processes. First Edition. Willey Co.